Geschäftsjahreswechsel: Geschäftsjahr anlegen – Eröffnungsbuchungen erstellen
Ein Geschäftsjahreswechsel in Uniconta besteht aus mehreren, zum Teil optionalen, Schritten:
- In Finanzbuchhaltung / Einrichtung wird das neue Geschäftsjahr angelegt, damit darin gebucht werden kann.
- Je nachdem, wie die Nummerierung der Belege erfolgt, oder auch Geschäftsjahr = Kalenderjahr ist: in Finanzbuchhaltung / Einrichtung / Nummernkreise und in Kunde / Einrichtung Nummernkreise sowie Lieferanten / Einrichtung / Nummernkreise werden die Nummernkreise angepasst.
- Optional mit DATEV-Schnittstelle und je nach Absprache mit dem Steuerberater: nachdem alle Buchungen erfolgt sind, werden alle Buchungen des Geschäftsjahres, die der Steuerberater noch nicht erhalten hat, an ihn exportiert. Nachdem der Steuerberater den Jahresabschluss erstellt hat, können Korrektur- und Ergänzungsbuchungen von ihm wieder importiert und verbucht werden. Mehr zur DATEV-Schnittstelle finden Sie hier.
- Sobald die letzte Buchung für das alte Geschäftsjahr erfolgt ist, normalerweise erst einige Zeit nachdem bereits im neuen Geschäftsjahr gebucht wurde, müssen die Eröffnungsbuchungen erstellt werden. Das bedeutet aber auch: es kann in mehreren Geschäftsjahren gleichzeitig gebucht werden. Das alte Jahr ist also nicht zwingend vorher abzuschließen, wenn bereits Buchungen im neuen Jahr anstehen.
- Sind alle Buchungen für das alte Geschäftsjahr erfolgt, kann das alte Geschäftsjahr geschlossen werden damit nicht versehentlich weitere Buchungen darin getätigt werden.
Hinweis: wird in Uniconta die Finanzbuchhaltung nicht „vollständig“ abgebildet, ist lediglich Punkt 1 durchzuführen.
Nachfolgend einige weitere Informationen hierzu:
Geschäftsjahr hinzufügen
Bevor die Salden umgebucht werden können, muss ein neues Geschäftsjahr hinzugefügt werden. Das geht schnell und einfach in Uniconta. Gehen Sie über das Hauptmenü zu Finanzbuchhaltung / Einrichtung / Geschäftsjahr und klicken Sie auf das Symbol „Geschäftsjahr hinzufügen“ in der Symbolleiste.
Das Geschäftsjahr wird automatisch als das folgende des letzten Geschäftsjahres vorgeschlagen. Im oberen Beispiel wird 2019 vorgeschlagen, da 2018 das letzte Geschäftsjahr für dieses Unternehmen war.
Das Geschäftsjahr wird mit 12 Perioden (12 Monaten) erstellt.
| Periodenstatus, Jahr | |
| Nicht aktiv | Nicht aktiv. Das bedeutet, es erfolgt keine Prüfung auf den Status und es kann in allen, auch zurückliegenden, Perioden gebucht werden. |
| Offen | Es wird geprüft. Buchungen für diese Periode sind möglich. |
| Gesperrt | Es wird geprüft. Buchungen für diese Periode sind nicht möglich. Die Periode kann aber für weitere Buchungen wieder geöffnet werden. |
| Abgeschlossen | Es wird geprüft. Buchungen für diese Periode sind nicht möglich. Die Periode kann für weitere Buchungen nicht wieder geöffnet werden. |
Mit der Schaltfläche „Status bearbeiten“ gelangt man zu der Monatsansicht. Hier kann der Periodenstatus pro Monat festgelegt werden.
Aktuelles Geschäftsjahr:
Dieses Feld dient zur Anzeige der Salden im Kontenplan in den Spalten „Aktuelles Jahr“ und „Vorheriges Jahr“.
Felder im Register Eröffnungsbilanz:
Wie im Screenshot zu sehen, stellt das Formular beim Hinzufügen eines neuen Geschäftsjahres die Option zur Verfügung, Texte für die „Bilanz“ und „Nicht ausgeschüttete Gewinne“ einzutragen. Diese werden dann für die automatisch generierten Buchungen verwendet. Ebenso kann eine „Belegnummer“ und ein „Nummernkreis“ hinzugefügt werden. Diese Angaben sind optional!
Achten Sie bei den folgenden Funktionen stets darauf, immer mit dem Cursor die richtige Zeile des Geschäftsjahres markiert zu haben! Diese Funktionen gelten nicht automatisch für das aktuelle Geschäftsjahr, sondern für das jeweils markierte!
Eröffnungsbuchungen erstellen
Durch die Erstellung von Eröffnungsbuchungen wird das Ergebnis des vergangenen Jahres auf das Konto, das im Feld Systemkonto mit der Option „Konto für die Umbuchung des Jahresergebnisses“ gekennzeichnet ist, gebucht. Dabei werden alle Gewinn- und Verlustkonten auf Null gestellt. Die Salden der Bilanzkonten werden als Eröffnungsbuchungen in das neue Geschäftsjahr gebucht.
Die Felder im Anforderungsfenster sind optional.
Hinweis: Wenn ein neues Geschäftsjahr erstellt wurde, werden die Eröffnungsbuchungen automatisch aktualisiert, falls weitere Buchungen in einem früheren Zeitraum gemacht werden.
Eröffnungsbuchungen entfernen
Dieser Vorgang muss mit Eingabe des Codes „Löschen“ nochmal bestätigt werden. Damit werden die Vortragsbuchungen und Umbuchungen gelöscht. So, als ob die Funktion „Eröffnungsbuchungen erstellen“ nicht ausgeführt worden wäre.
Eröffnungsbuchungen (ansehen)
Mit der Schaltfläche „Eröffnungsbuchungen“ können die vom System erstellen Eröffnungsbuchungen angezeigt werden.
Eröffnungsbuchungen sind „normale“ Sachkontobuchungen, die im Feld „Eröffnungsbilanz“ markiert sind. Deshalb können sie an allen Stellen explizit eingesehen werden, wo Sachkontobuchungen angezeigt werden.
Kontenschemen wie Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung simulieren
Szenario: vom Steuerberater sind die Abschluss- und Korrekturbuchungen zurückgekommen und in ein Journal importiert. Am besten erstellt man hierfür eine eigenes Journal (z.B. „Abschluss 2018“). Das Journal wird noch nicht verbucht!
Nun geht man in Finanzbuchhaltung / Berichte / Finanzauswertungen und wählt beispielsweise ein Kontoschema für Gewinn- und Verlustrechnung.
Im Feld „Journale einbeziehen“ wählt man das „Abschluss“-Journal.
Mit Erstellen wird ein Ergebnis simuliert, als ob das Journal bereits verbucht wäre. So lässt sich das Ergebnis einfach mit dem Ergebnis des Steuerberaters vergleichen und ggf. noch Korrekturen durchführen. Sind die Ergebnisse identisch, kann das Journal verbucht werden.
Summen- und Saldenliste
Eine Summen- und Saldenliste wird in Uniconta am einfachsten über das Dashboard abgebildet. Mit dem Dashboard wird das Layout erstellt und kann dann später direkt in Uniconta aufgerufen werden.
Falls Sie dazu Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Uniconta-Partner.
