Am Ende eines Geschäftsjahres, sobald alle Posten gebucht und die Inventur erstellt ist, müssen die Bilanzen für das nächste Jahr vorbereitet werden. Der Gewinn des vergangenen Jahres wird in die Gewinnrücklagen transferiert, der Gewinn des neuen Jahres auf Null gestellt und die Bilanzzahlen für das neue Geschäftsjahr vorgebracht.

Schritte am Jahresende

Am Jahresende gibt es ein paar Dinge in Uniconta zu tun

• Geschäftsjahr hinzufügen
• Erstellen eines „Konto für die Umbuchung des Jahresergebnisses“
• Erstellen einer Eröffnungsbilanz
• Betrachten der Eröffnungsbilanzen
• Alte Periode schließen (optional)

Das ist alles was in Uniconta benötigt wird. Es gibt keinen Grund sich über Mechaniken wie Bankabstimmung, Abschreibung, usw. Gedanken zu machen.

Dieser Artikel gibt ebenfalls ein paar Tipps zu:

• Mehrere offene Geschäftsjahre
• Datensätze anpassen
• Probebilanz überprüfen
• Eröffnungsbilanzen im Kontenplan
• Bilanz erstellen

Geschäftsjahr hinzufügen

Bevor die Salden vorgebracht werden können, muss ein neues Geschäftsjahr hinzugefügt werden. Das geht schnell und einfach in Uniconta. Gehen Sie über das Hauptmenü zu Finanzbuchhaltung/Einrichtung/Geschäftsjahr und klicken Sie auf das Symbol „Geschäftsjahr hinzufügen“ in der Symbolleiste.

Das Geschäftsjahr wird automatisch als das folgende des letzten Geschäftsjahres vorgeschlagen. Im oberen Beispiel wird 2019 vorgeschlagen, da 2018 das letzte Geschäftsjahr für dieses Unternehmen war.

Das Geschäftsjahr wird mit 12 Perioden (12 Monaten) erstellt.

Periodenstatus

Warum gibt es einen Periodenstatus für Jahre und Monate?

• Der Jahresstatus kann auf „Offen“ gesetzt werden und der Monatsstatus auf „Nicht aktiv“. Dadurch können Journale nur in Perioden mit dem heutigen Datum oder davor gebucht werden.
• Der Jahresstatus kann auf „Offen“ gesetzt, aber frühere Perioden „Gesperrt“ werden. Dadurch können keine Journale in Perioden gebucht werden, welche für die Ust. bereits geschlossen sind.
• Der Jahresstatus kann auf „Geschlossen“ oder „Gesperrt“ gesetzt werden, dadurch werden alle Perioden im Jahr gesperrt oder geschlossen und der Benutzer muss nicht jede Periode einzeln sperren oder schließen.

Eröffnungsbilanz Text und Belegnummer

Wie im Screenshot zu sehen, stellt das Formular beim Hinzufügen eines neuen Geschäftsjahres die Optionen zur Verfügung einen Text für die „Bilanz“ und „nicht ausgeschüttete Gewinne“, diese werden automatisch weitergetragen. Ebenso kann eine „Belegnummer“ und ein „Nummernkreis“ hinzugefügt werden.

Nicht ausgeschüttete Gewinne

Das Jahresergebnis wird üblicherweise in das Eigenkapital/Kapitalbilanzkonto übertragen, z.B. „nicht ausgeschüttete Gewinne des Vorjahres“.

Der Kontenplan enthält ein „Systemkonto“ namens „Konto für die Umbuchung des Jahresergebnisses“. Das wird für die „nicht ausgeschütteten Gewinne des Vorjahres“ benutzt um den Jahresüberschuss oder Jahresverlust aus der Gewinn- und Verlustrechnung in die Bilanz zu übertragen, wenn ein neues Geschäftsjahr startet.

Lesen Sie hier mehr über Systemkonten.

„Konto für die Umbuchung des Jahresergebnisses“ erstellen

Wird ein Standard oder benutzerdefinierter Kontenplan verwendet?

Das benutzen eines Standard Uniconta Kontenplans vereinfacht den Vorgang, da das „Konto für die Umbuchung des Jahresergebnisses“ bereits erstellt ist.

Wenn jedoch ein benutzerdefinierter Kontenplan verwendet wird, muss ein „Konto für die Umbuchung des Jahresergebnisses“ im Kontenplan erstellt werden.  Das Systemkonto sollte auf dem Konto erstellt werden, das das Jahresergebnis aus der Gewinn- und Verlustrechnung zu Beginn des Jahres erhält.

Lesen Sie hier mehr über Systemkonten.

Eröffnungsbilanz erstellen

Ein neues Geschäftsjahr kann mit einem Klick auf das Symbol „Geschäftsjahr hinzufügen“ unter Finanzbuchhaltung/Einrichtung/Geschäftsjahr hinzugefügt werden. Der Gewinn für das neue Jahr wird auf Null gestellt und der Jahresüberschuss in das Systemkonto „Konto für die Umbuchung des Jahresergebnisses“ in der Bilanz gespielt. Die Werte des Abschlussbogens werden in das neue Jahr übertragen.

Beachte: Wenn ein neues Geschäftsjahr erstellt wurde, wird die „Eröffnungsbilanz“ automatisch aktualisiert, sobald Konteneinträge in einem früheren Jahr gemacht werden. Es gibt also keinen Grund Eröffnungsbilanzen zu aktualisieren, das System erledigt das für Sie. Eröffnungsbilanzen überschreiben die alten Versionen. Eröffnungsbilanzen können also erstellt werden, bevor die Konten an den Buchhalter gesendet werden.

Eröffnungsbilanz ansehen

Eröffnungsbilanzen werden automatisch aktualisiert wenn ein neues Geschäftsjahr hinzugefügt oder Buchungen im alten Jahr gemacht werden. Eröffnungsbilanzen können transferierte Buchungen oder anderes sein, diese werden komplett automatisch gebucht. Neue Eröffnungsbilanzen überschreiben alte Eröffnungsbilanzen.

Eröffnungsbilanzen können hier eingesehen werden:

• Finanzbuchhaltung/Kontenplan mit markiertem Sachkonto das Symbol „Kontenblätter“ anwählen (fügen Sie das Feld „Eröffnungsbilanz“ hinzu, in dem Sie über das Symbol „Layout“ „Bearbeiten“ klicken und das Feld „Eröffnungsbilanz“ anwählen, falls es nicht schon eine Spaltenüberschrift sein sollte)
• Finanzbuchhaltung/Berichte/Gebuchte Journale über das Symbol „Gebuchte Posten“ (fügen Sie das Feld „Eröffnungsbilanz“ hinzu, in dem Sie über das Symbol „Layout“ „Bearbeiten“ klicken und das Feld „Eröffnungsbilanz“ anwählen, falls es nicht schon eine Spaltenüberschrift sein sollte)
• Finanzbuchhaltung/Einrichtung/Geschäftsjahr über das Feld „Eröffnungsbuchungen“ (vergessen Sie nicht, zuerst das benötigte Geschäftsjahr über die Checkbox anzuwählen)

Alte Perioden schließen (optional)

Hier finden Sie einige Tipps wann es hilfreich sein kann Journaleinträge zu blocken oder komplett zu schließen.

• Verhindern, dass Transaktionen gebucht werden nachdem die Konten an einen Buchhalter geschickt werden: Wenn die Konten bereits an einen Buchhalter geschickt wurden und ein neues Geschäftsjahr begonnen hat, ist es nützlich die Perioden im alten Geschäftsjahr auf „Gesperrt“ zu setzen. Es gibt nichts schlimmeres für einen Buchhalter, wenn sein Kunde Transaktionen in ein Jahr bucht, das er gerade schließen möchte.
• Verhindern, dass Transaktionen in alten Perioden gebucht werden: Sobald ein Geschäftsjahr geschlossen wurde, können dessen Perioden „Gesperrt“ oder „Geblockt“ werden um zusätzliche Einträge zu verhindern.
• Das gleiche Quartal im Vorjahr blocken: Wenn ein Jahr noch nicht geschlossen wurde und der Benutzer startet ein neues Quartal in einem Geschäftsjahr, dann sollte er das gleiche Quartal im Vorjahr auf „Gesperrt“ setzen.
• Das Vorjahr blocken: Wenn ein Geschäftsjahr geschlossen und verschickt wurde, dann sollte dieses „Geblockt“ werden um weitere Einträge zu verhindern.

Mehrere offene Geschäftsjahre

Es ist leicht Buchungseinträge im neuen Jahr vorzunehmen und gleichzeitig die Buchungseinträge im alten Jahr zu vervollständigen. So zu sagen ist es also in Ordnung mehrere Geschäftsjahre nebenher laufen zu haben. Der Benutzer kann für das neue Jahr, ab 1. Januar, Rechnungen verschicken und Transaktionen buchen, auch wenn noch nicht die komplette Dokumentation fertig ist und noch nicht alle Transaktionen für das alte Jahr gebucht worden sind.

Während also der Buchhalter noch mit dem schließen der Konten des alten Jahres beschäftigt ist, kann der Benutzer weiterhin Rechnungen und Transaktionen in das neue Jahr buchen.

Daten anpassen

Wenn der Buchhalter mit den Konten und Anpassungen der Einträge ist, müssen diese Anpassungen in die Konten eingegeben werden, so wie jede andere Buchung.

Diese angepassten Daten sollten in die entsprechenden Journale eingetragen werden. Die Journaleinträge können simuliert werden, bevor sie in die Finanzbuchhaltung und dadurch in die Bilanz gebucht werden (während die simulierte Bilanz/Probebilanz automatisch die angepassten Daten enthält). Das bietet die Möglichkeit die angepassten Daten zu überprüfen, so dass die Bilanz des Unternehmens der des Buchhalters entspricht.

Probebilanz überprüfen

Es ist leicht zu überprüfen, ob die angepassten Daten für die Bilanz den Vorstellungen des Buchhalters entsprechen.

Bevor die angepassten Daten in die Finanzbuchhaltung gebucht werden, kann eine Probebilanz ausgeführt und überprüft werden, um zu sehen ob sie der Bilanz des Buchhalters entspricht. Wenn nicht, kann der Benutzer zurück gehen und die Journaleinträge kontrollieren.

Es ist möglich, dass der Benutzer eine falsche Eingabe gemacht oder versehentlich, in der Zeit zwischen dem versenden der Buchungssätze und derer Fertigstellung durch den Buchhalter, eine Transaktion in das alte Jahr gebucht hat. Ohne Hinweis, wird der Buchhalter wird diese neuen Daten natürlich nicht berücksichtigen können.

Wenn die Bilanz korrekt ist, können die angepassten Daten gebucht werden.

• Geben Sie die angepassten Daten in die Journale ein.
• Öffnen Sie Finanzbuchhaltung/Berichte/Finanzauswertungen und unter „Journale einbeziehen“ im Formular, wählen sie das Journal mit den angepassten Daten, das in in der Probebilanz inbegriffen sein soll.
• „Von Datum“ und „Bis Datum“: Wählen Sie das Zeitintervall für das zu simulierende Jahr.
• Klicken Sie auf das „Erstellen“ Symbol um die Probebilanz zu überprüfen.

Anfangssalden im Kontenplan

Konten im Kontenplan können ebenfalls dazu genutzt werden um Eröffnungsbilanzen darzustellen. Wenn ein neues Geschäftsjahr erstellt wird, werden Kontensalden in das neue Geschäftsjahr als „Anfangssalden“ übertragen. Anfangssalden werden also automatisch vom Konto des Vorjahres übertragen und aktualisiert, wenn ein neues Geschäftsjahr erstellt wird.

Hier ist ein Beispiel an Hand der „Umsatzsteuer“. Die Zeile im Kontenplan besagt „Umsatzsteuer laufendes Jahr“ (3840). Am Jahresende wird diese in das Eröffnungsbilanz Konto „Umsatzsteuer Vorjahr“ (3841) übertragen. Da verhindert, dass die Umsatzsteuer des Vorjahres mit der des neuen Jahres vermischt wird.

Wenn gewünscht, ist es auch möglich Anfangssalden/Eröffnungsbilanzen von mehreren Konten in nur einem „Eröffnungsbilanzkonto“ zu haben.

Uniconta führt automatisch das aus, was früher ein manueller „Abschlussbilanz“ Buchungseintrag für jedes einzelne Konto am Ende eines jeden Jahres war.

Bilanz erstellen

Die jährliche Bilanz und Eröffnungsbilanz kann unter Finanzbuchhaltung/Berichte/Finanzauswertungen erstellt werden.

Es ist einfach Bilanzkonfigurationen zu bearbeiten oder eine neue Gestaltung zu erstellen.

Um mehr über Bilanzen zu erfahren lesen Sie hier.

(Link bald auf Englisch)

jährliche Bilanz

Wenn noch keine jährliche Bilanz erstellt wurde, kann diese leicht erstellt oder bearbeitet werden. Setzen Sie dafür „Von Datum“ und „Bis Datum“ auf 01.01.Jahr bis 31.12.Jahr, wie im Screenshot unten.

Eröffnungsbilanz

Wenn noch keine Eröffnungsbilanz erstellt wurde, kann diese leicht erstellt oder bearbeitet werden. Setzen Sie dafür „Von Datum“ und „Bis Datum“ auf 01.01.Jahr bis 01.01.Jahr, wie im Screenshot unten.