Die Anwendung für SEPA-Lastschriften in Uniconta gehört zu den Berichten im Modul Kunde und wird dort analog zum Modul Lieferanten-„Zahlungsvorschlag“ hier „Lastschrift“ genannt. Es können Einmal-Einzüge als auch wiederholende Einzüge gemacht werden. Alle Lastschrifteinzüge werden grundsätzlich in EUR ausgeführt.
Im Folgenden beschreiben wir für Sie die Einrichtung und die Anwendung des SEPA-Lastschriftmoduls.
Einrichtung Dateiformate für Zahlungsmethoden
Die für Lastschriften notwendigen Dateiformate für Zahlungsmethoden werden in „Kunde / Einrichtung“ angelegt. Für jeden Kunden, mit dem ein Lastschriftverfahren vereinbart wurde, muss einer dieser Dateiformate hinterlegt werden.
Tipp: verwenden Sie beide Verfahrensarten „CORE“ und „B2B“, so erstellen Sie für jedes Verfahren mindestens ein eigenes Dateiformat.
(Zum Vergrößern auf den Screenshot klicken)
Formatcode – ID für das Dateiformat
Name – Beschreibung
Standard – Kennzeichen, für das standardmäßig zu verwendendem Format
Gläubiger-ID – Ihre eigene Gläubiger-Identifikation, welche Sie von der Bundesbank erhalten haben
Zahlungsformat – ID des Zahlungsformates. Für Deutschland steht „SEPA“ zur Verfügung
Bankverbindung – Geben Sie das Bankkonto Ihres Kontenplanes an. Dieses muss ebenfalls in „Finanzbuchhaltung /Bankabstimmung“ eingerichtet sein. Es werden dann von diesem Eintrag die IBAN und SWIFT des Kontos verwendet
Journal – wie auch in anderen Uniconta-Modulen: in dieses Journal werden anschließend die Zahlungsbuchungen für die Finanzbuchhaltung übertragen
Automatisches Buchen – für Lastschriften nicht verwendet
Banktag – sollte der Tag des Lastschrifteinzugs auf keinen Banktag fallen (z.B. Wochenende, Feiertage), wird hiermit angegebenen, ob der Einzug an einem vorangehenden oder nachfolgenden Banktag erfolgen soll
Nachricht – falls der Text im Verwendungszweck nicht durch Standardvorgaben erzeugt werden soll, kann hier eine alternative Nachricht für den Kunden eingetragen werden. Standardvorgaben sind: „Unsere Kontonummer“, „Rechnungsnummer“ und „Unternehmensname“. Zur Erzeugung von benutzerdefinierten Nachrichten gibt es folgende Platzhalter: %1 = Rechnungsnummer, %2 = Unternehmensname, %3 = Skonto, %4 = Unsere Kontonummer. Werden mehrere Rechnungen zu einer Zahlung zusammengefasst, verwendet Uniconta immer die Standardvorgaben, ungeachtet einer benutzerdefinierten Nachricht. In diesem Fall besteht die Standardvorgabe aus: Unsere Kontonummer, gefolgt von allen Rechnungsnummern
Optionen – Einstellungen Zahlung
Bank – aktuell kann hier nur Zahlung angegeben werden
Stapelbuchen – nicht verwendet
Vorlauftage – z.B. 3, die Lastschrift muss 3 Tage vor Einzug zur Bank. Hinweis: die Zahlungsbedingungen müssen in diesem Fall mind. 3 Tage Fälligkeit haben, da ansonsten der Einzug nie rechtzeitig durchgeführt werden könnte
Ausführung bis – z.B. 23:59, bis 23.59 am Einzugstag muss der Einzug durchgeführt werden
Beispiel: eine Rechnung hat als Zahlungsdatum den 05.08.2019. In diesem Fall muss der Einzug spätestens (-3 Tage) am 02.08.2019 um 23:59 Uhr erfolgen.
Einrichtung Mandate
Bevor Lastschriften von Kunden eingezogen werden können, müssen diese dies zunächst durch ein Mandat autorisieren. Ein Mandat ist hierfür vom Gesetzgeber zwingend vorgeschrieben und wird zwischen dem Lieferanten (Zahlungsempfänger und derjenige, der die Lastschrift einzieht) und dem Kunden (Zahlungspflichtiger) geschlossen. Ein Mandat hat eine eindeutige ID, die auch in Uniconta dazu dient, den Kunden zu identifizieren.
Diese Zahlungsvereinbarung muss also zunächst vom Kunden unterzeichnet werden. Gegebenenfalls ist es auch notwendig zuvor die Bank zu kontaktieren, um sicherzustellen, dass die Zahlungsvereinbarung den zutreffenden Regulierungen entspricht.
Ein Mandat erstellen
Gehen Sie hierzu auf „Kunde / Kunde“:
(Zum Vergrößern auf den Screenshot klicken)
Sie können ein Mandat für einen oder gleich für mehrere gleichzeitig erstellen. Markieren Sie dazu alle Kunden, für die Sie ein Mandat erstellen wollen und rufen anschließend die Funktion „Lastschriftmandat erstellen“ auf.
Anschließend geben Sie das entsprechende Dateiformat für Zahlungsmethoden an, welches in „Kunde / Einrichtung“ angelegt wird. Sowie die Verfahrensart „Core“ oder „B2B“:
(Zum Vergrößern auf den Screenshot klicken)
Bitte beachten Sie folgende Felder beim Kunden, da ansonsten kein Einzug durchgeführt werden kann:
Zahlungsformat: SEPA
Bankverbindung: gültige IBAN
SWIFT: gültige SWIFT
Die erstellten Mandate können jederzeit in „Kunde / Einrichtung / Lastschriftmandat“ eingesehen und verwaltet werden:
(Zum Vergrößern auf den Screenshot klicken)
Hier die Beschreibung der einzelnen Felder:
(Zum Vergrößern auf den Screenshot klicken)
Konto – (Lesen) – zu diesem Kunden gehört das Mandat
Mandatsreferenz – (Lesen) – eindeutige Mandatsreferenz, automatisch von Uniconta generiert
Alternative Mandate – (Lesen/Schreiben) – falls bereits eigene Mandatsreferenzen existieren, können diese hier angegeben werden. In dieses Feld kann nur solange etwas eingetragen werden, wie der Status noch nicht „Angemeldet“ ist
Status – (Schreiben) – folgende Status-Angaben sind möglich: <leer> = bei neu angelegten Mandaten |Angemeldet = das Mandat ist angemeldet | Abgemeldet = das Mandat ist gekündigt – die anderen Angaben sind in Deutschland nicht relevant – dieses Feld wird vom System gefüllt, kann aber auch manuell bedient werden
Verfahrensart – (Schreiben) – die Verfahrensart kann „CORE“ (für B2B und B2C) oder „B2B“ (nur für B2B) sein
Angemeldet – (Schreiben) – Datum, an dem das Mandat registriert wurde. Dieses Datum muss manuell angegeben werden
Abgemeldet – (Schreiben) – Datum, an dem das Mandat abgemeldet, bzw. gekündigt wurde. Dieses Datum muss manuell angegeben werden
Statusinformation – (Lesen) – hier finden sich alle vom System protokollierten Änderungen
Unterschied Mandat und Alternative Mandatsreferenz
Für neue Kunden ist es am einfachsten, die Mandatsreferenz von Uniconta generieren zu lassen.
Allerdings bestehen in der Praxis schon vor dem Start mit Uniconta Mandatsreferenzen. Um diese weiterverwenden zu können, können diese im Feld „Alternative Mandatsreferenz“ eingetragen werden.
In diesem Fall wird Uniconta bei der Erstellung des Lastschrifteinzugs die alternative Mandatsreferenz verwenden.
Bitte beachten Sie, dass Uniconta keine Prüfung auf Duplikate für das Feld „Alternative Mandatsreferenz“ vornimmt.
Lastschrifteinzug erstellen
Um einen Lastschrifteinzug zu erstellen, rufen Sie die Funktion „Lastschrift“ im Modul „Kunden / Berichte“ auf. Filtern Sie auf das gewünschte Fälligkeitsdatum und klicken Sie auf „Suchen“:
(Zum Vergrößern auf den Screenshot klicken)
Im Beispiel wurde im Feld Zahlungsformat auf „SEPACore“ gefiltert, um nur offene Rechnungen von Kunden, mit denen ein Lastschrifteinzug vereinbart wurde, einzuziehen.
Zahlungsstatus – (Lesen) – dieses Statusfeld wird vom System aktualisiert, kann aber auch mit der weiter unten beschriebenen Funktion “Änderung Status“ überschrieben werden
Absendedatum – (Lesen) – Datum/Uhrzeit zu welcher die Exportdatei für den Lastschrifteinzug erstellt wurde
Konto – (Lesen) – Kundennummer
Kontobezeichnung – (Lesen) – Kundenname
Datum – (Lesen) – Datum der Transaktion. Im Beispiel ist die Buchungsart = Rechnung. Somit hier das Rechnungsdatum
Fälligkeitsdatum – (Lesen) – Fälligkeit der Rechnung
Datum der Zahlung – (Schreiben) – das Datum der Zahlung wird automatisch auf das Fälligkeitsdatum gesetzt, sofern diese noch nicht überschritten ist. Andernfalls wird das aktuelle Tagesdatum eingesetzt. Entsprechend in der weiter oben beschriebenen Einstellung in den Dateiformaten, werden evtl. Wochenenden, Feiertage, etc., berücksichtigt
Beschreibung – (Lesen) – der vom System generierte Beschreibungstext zur Transaktion
Rechnung – (Lesen) – Rechnungsnummer
Betrag – (Lesen) – Rechnungsbetrag (ursprünglich)
Restbetrag – (Lesen) – der noch offene Restbetrag. Wird verwendet sofern im Feld Teilzahlung nicht eingetragen wurde
Zahlungsformat – (Schreiben) – das mit dem Kunden vereinbarte und im Kundenstamm hinterlegte Zahlungsformat. Kann an dieser Stelle für diesen Vorgang überschrieben werden
Teilzahlung – (Schreiben) – hier wird nur etwas eingetragen, falls nicht der ganz offene Restbetrag eingezogen werden soll. Wird ein Skonto gewährt, so wird dieses Feld vom System mit dem um den Skontobetrag reduzierten Restbetrag gefüllt
Buchungsart – (Lesen) – in diesem Zusammenhang immer „Rechnung“
Statusinformation – (Lesen) – ein chronologisches Log ller Aktivitäten auf dieser Transaktion
Kommentar – (Schreiben) – dieses Feld dient lediglich für interne Information. Diese werden nicht in der Lastschrift übertragen
Nachricht – (Schreiben) – hier können Nachrichten an den Kunden eingetragen werden, die dann auch in der Lastschrift mitgegeben werden
System Info – (Lesen) – hier werden vom System Informationen, wie z.B. Fehlermeldungen, eingetragen
Beleg – (Lesen) – Belegnummer
Zahlung – (Lesen) – die mit dem Kunden vereinbarten und im Kundenstamm hinterlegten Zahlungsbedingungen
Zahlungsreferenz – (Lesen) – beim Export der Lastschriftdatei wird dieses Feld vom System mit einer eindeutigen ID gefüllt
Zahlungen zusammenführen – (Lesen) – werden Zahlungen zusammengeführt, so trägt hier das System für alle betroffenen Zahlungen eine eindeutige und einheitliche ID ein
Skontodatum – (Schreiben) – Zahlungen auf Rechnungen vor diesem Datum berücksichtigen einen gewährten Skonto
Skontobetrag – (Schreiben) – hier steht der absolute Skontobetrag
Gewährter Skonto – (Schreiben) – der in der Zahlung zur Anwendung kommende Skontobetrag
Funktionen in der Menüzeile
(Zum Vergrößern auf den Screenshot klicken)
Prüfen – damit werden einige Prüfungen zur Voraussetzung eines Lastschrifteinzuges gemacht. Das Ergebnis wird im Feld System Info eingetragen. Nur Zahlungen mit „Ok“ werden verarbeitet
Exportieren – alle gewählten Zahlungen mit Zahlungsstatus <leer>, Erneut senden, oder Stopp werden exportiert. Vorab läuft obligatorisch eine Prüfung
Importieren – nicht verwendet
Zahlungen zusammenführen – nur Zahlungen vom selben Kunden und mit demselben Zahlungsdatum können zusammengeführt werden
Alle erweitern und Alle einrücken – diese Funktionen werden aktiv nach erfolgreicher Verwendung der Funktion „Zahlungen zusammenführen“
Änderung status – wie bereits weiter oben beschrieben, wird das Feld Zahlungsstatus automatisch gefüllt, kann aber auch mit dieser Funktion manuell überschrieben werden. Nachfolgend die möglichen Optionen:
| Zahlungsstatus | Beschreibung | Ändern zu <leer> | Ändern zu „Erneut senden“ | Ändern zu „Abwarten“ | Ändern zu „Stopp“ |
| <leer> | Initialisierungswert | Nein | Nein | Ja | Nein |
| Gesendet | Eine Exportdatei, die diese Zahlung enthält, ist erstellt worden | Ja | Nein | Nein | Ja |
| Abwarten | Dieser Zahlungsstatus kann manuell eingetragen werden | Ja | Nein | Nein | Nein |
| Stopp | Nicht verwendet | Ja | Nein | Ja | Nein |
In Journal übertragen – geben Sie anschließend den Journalnamen, das Bankkonto (Kontenplan) und optional noch einen Text ein
Dateiarchiv anzeigen – alle erstellten Zahlungsdateien werden in Uniconta in einem „Dateiarchiv“ abgelegt. Mit diesem Aufruf kann jederzeit auf die archivierten Zahlungsdateien zugegriffen werden
Felder im Dateiarchiv
Erstellt – Datum zu dem die Exportdatei erstellt wurde
Gläubiger-ID – Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer
Export – ein Kennzeichen, ob es sich um eine Export-/ oder Import-Datei handelt
Dateiname – der Dateiname wird vom System generiert: SEPA_<Lastschriftverfahren>_<eindeutige DateiID>_<UnternehmensID>_<Zeitstempel>
DateiID – generierte eindeutige Datei-ID
Zahlungsformat – gibt das verwendete Zahlungsformat an
Status – Wartend = noch nicht versendet | Ok = Datei versendet/importiert | Fehler = Datei konnte nicht verarbeitet werden
Status Information – Log aller Aktivitäten
Mit diesen Banken und Systemen wurde Uniconta bereits getestet:
Deutsche Kreditwirtschaft, Volks- und Raiffeisenbanken, Commerzbank
Starmoney, SFirm