Als physische Anhänge werden in Uniconta Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Rechnungen, aber auch Bilder, PDFs, Mails usw. bezeichnet. In „Physische Anhänge (Posteingang)“ geht es darum, eingehende Dokumente hier zu sammeln und von dort an Aufträge, Projekte oder in die Buchungsjournale der Finanzbuchhaltung weiterzuleiten, bzw. anzuhängen. Dabei ist es auch möglich einen internen Genehmigungsprozess zu starten, bevor weitergeleitet wird.
Es gibt mehrere Möglichkeiten physische Anhänge in Uniconta zu importieren und zu erhalten:
- Empfang an eine unternehmensspezifische E-Mail-Adresse
- Erfassung mit oder ohne Fotodokument über Webclient auf Tablet oder Smartphone
- Erfassung mit oder ohne Fotodokument über die Uniconta Assistant App (für iOS und Android)
- Erfassung mit oder ohne Dokument über den Uniconta Windows Client oder den Uniconta Webclient. Dabei können Dokumente per importiert, oder über Drag&Drop in den Client geladen werden
- Drag&Drop von E-Mails aus Outlook
Empfang an eine unternehmensspezifische E-Mail-Adresse
Beim Anlegen eines Unternehmens hat Uniconta diesem Unternehmen eine eindeutige E-Mail-Adresse zugewiesen. Diese steht in „Unternehmen / Unternehmensdaten“ und hat das Format scanxxxxxxxx@uniconta-inbox.dk. Wir eine E-Mail mit Dokumentenanhang an diese E-Mail-Adresse gesendet, erscheint diese anschließend in „Physische Belege (Posteingang)“.
Es ist auch möglich eine eigene E-Mail-Adresse zu verwenden. Diese wird dann in den Unternehmensdaten im Feld „E-Mail für Weiterleitung“ eingetragen. Dabei muss in der eigenen E-Mail-Umgebung eine Weiterleitung von E-Mails an diese Adresse an die @uniconta-inbox.dk-Adresse eingerichtet werden!
Uniconta analysiert die eingehenden E-Mails: hat eine E-Mail eine PDF-Datei im Anhang und zum Beispiel Bilddateien des Logos, dann wird nur die PDF in Uniconta importiert und alle anderen Anhänge ignoriert. Findet sich in der E-Mail keine PDF-Datei, so wird für jeden Anhang eine eigene Zeile im Posteingang angelegt.
Drag&Drop von E-Mails aus Outlook
Markieren Sie die Datei in der Outlook-E-Mail und ziehen Sie sie in das Fenster von „Physische Belege (Posteingang)“. Damit wird nur die Datei und nicht der Text importiert. Der Dateityp des Eintrags ist dann typischerweise PDF.
Ziehen Sie die ganze Mail in dieses Fenster, so wird nur der Text der Mail importiert, ohne Anhang. Der Dateityp des Eintrags ist dann typischerweise MSG (Message).
Erfassung mit oder ohne Dokument über den Uniconta Windows Client oder den Uniconta Webclient
Im Fenster Finanzbuchhaltung / „Physische Belege (Posteingang)“ wählen Sie „Hinzufügen“:
Mit „Durchsuchen“ können Sie eine gespeicherte Dokumentendatei in Uniconta laden. Zum Speichern reicht die zunächst aus. Die restlichen Angaben sind an dieser Stelle noch nicht notwendig. Sofern sie aber bekannt sind, ist es bestimmt hilfreich sie bereits einzutragen.
„Nur Referenz zur Datei speichern“: damit wird der Dateiname inkl. Pfad, oder Ordner, auf einem Laufwerk angegeben. Das bedeutet, dass die Datei nicht innerhalb Uniconta gespeichert wird. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass alle, die diese Buchung weiterverarbeiten sollen und alle, die später über eine bestehende Buchung auf das Dokument zugreifen können sollen, auch Zugriff auf den angegebenen Speicherort haben.
„PDF in mehrere PDF-Dateien aufteilen“: das macht dann hilfreich, wenn in einer PDF-Datei beispielsweise mehrere Rechnungen enthalten sind. Als Ergebnis wird die PDF-Datei pro Seite in einzelne PDF-Dateien aufgeteilt und je PDF-Datei eine Zeile angelegt. Dabei werden Informationen in den weiteren Feldern für jede Zeile übernommen. Dies kann aber anschließend im Fenster „Physische Belege (Posteingang)“ überarbeitet werden. Genauso steht auch hier die Funktion „PDF in mehrere PDF-Dateien aufteilen“ zur Verfügung. Geben Sie hier im Feld „Seitennummer zum Aufteilen“ die Aufteilung einer 10-seitigen PDF-Datei zum Beispiel wie folgt ein „1-3,4-7,8-10“.
Eine weitere Methode ist ein Schnellaufruf über das Menü:
Dies führt zum gleichen Erfassungsfenster wie die Hinzufügen-Methode. Kann aber an jeder Stelle aufgerufen werden.
Arbeiten Sie mit dem Webclient, so können Sie das „Kamera“-Symbol verwenden, um neue Dokumente hochzuladen:
Oder Sie gehen auch hier zu Finanzbuchhaltung / Physische Belege und wählen „Hinzufügen“:
Erfassung mit oder ohne Fotodokument über die Uniconta Assistant App
Haben Sie auf Ihrem Smartphone die Uniconta Assistant App installiert, so können Sie Dokumente auch darüber hochladen. Wählen Sie dazu „Ausgaben / Hinzufügen“:
Über das Kamera-Symbol können Sie mit Ihrer Smartphone-Kamera Belege fotografieren. Oder mit dem Büroklammer-Symbol ein bereits in den Fotoaufnahmen bestehendes Foto auswählen. Dann noch evtl. ein paar ergänzende Informationen und mit dem „+“-Symbol abschließen.
Hochladen von Dokumenten bei der Buchungserstellung
Die oben beschriebenen Vorgehensweisen verwendet man, wenn man zunächst mit dem Empfang oder Hochladen von Dokumenten beginnt und für diese anschließend eine Buchung erzeugt, oder einer Bestellung zur Rechnungserstellen zuordnet.
Alternativ kann man aber auch zum Zeitpunkt der Erstellung einer Buchung ein Dokument hochladen und zuordnen. Hierzu gibt es 3 mögliche Stellen:
Lieferant / Eingangsrechnung:
Lieferant / Bestellungen:
Finanzbuchhaltung / Buchungsjournale / Journalzeilen:
Mit „Importdatei“ oder „Drag & Drop“ können Dokumente hochgeladen werden. Die Option „Zuordnen“ kann verwendet werden, um in „Physische Belege (Posteingang)“ befindliche Dokumente zuzuordnen.
Massenzuordnung von Dokumenten zu Buchungsjournalzeilen
Haben Sie mehrere Dokumente in „Physische Belege (Posteingang)“ und es sollen dazu jeweils einzelne Buchungsjournalzeilen erfasst werden, können diese sehr einfach und schnell einander zugeordnet werden.
Markieren Sie dazu zunächst in der Übersicht der Buchungsjournale das Journal, in dem sich Ihre erfassten Buchungen befinden. Wählen Sie dann „Physischen Beleg zuweisen“:
Nun öffnet sich ein geteilter Bildschirm. In der oberen Hälfte sehen Sie die Liste der in „Physische Belege (Posteingang)“ befindlichen Dokumente, in der unteren Hälfte die erfassten Buchungszeilen:
Markieren Sie im oberen und unteren Teil die jeweils zusammengehörenden Zeilen und wählen Sie „Zuordnen“. Es werden anschließend in der ersten Spalte die Häkchen gesetzt. Haben Sie sich vertan, wählen Sie „Ablösen“.
Wenn Sie viele Zeilen haben können Sie das Ganze übersichtlicher gestalten, indem Sie die Option „Nicht verknüpft“ wählen. Es werden immer nur die restlichen noch nicht zugeordneten (verknüpften) Zeilen angezeigt. Das lässt sich mit „Alle“ wieder umstellen.
Zum Beenden schließen Sie einfach das Fenster. Gehen Sie anschließend wieder in die „Journalzeilen“. An den Büroklammer-Zeichen erkennt man Zeilen, denen Dokumente zugeordnet wurden.
Tipp: Markieren Sie eine der Zeilen im oberen Teil und wählen „Physischer Beleg anzeigen“. Ziehen Sie dann das Fenster etwas auf die Seite. Wenn Sie nun durch die Zeilen blättern, wird das synchronisierte Fenster immer das jeweilige Dokument dazu anzeigen. So kann schnell entschieden werden, ob es der richtige Beleg ist.
Tipp: Eine weitere Möglichkeit auf schnelle und einfache Weise Dokumente aus „Physische Belege (Posteingang)“ vorbereiteten Buchungszeilen in einem Journal zuzuordnen besteht darin, lediglich die „Eindeutige Kennung“, die jedes Dokument nach dem Laden in den Posteingang erhält, im Feld „Physicher Beleg“ einzutragen:
Dokument in „Physische Belege (Posteingang)“ einer Bestellung zuordnen
In Fällen, in denen eine empfangene Eingangsrechnung sich auf eine Bestellung bezieht, ist es sehr einfach die Zuordnung herzustellen:
Klicken Sie in das Feld „Bestellnummer“. Es öffnet sich eine Liste der offenen Bestellungen und Sie können die betreffende Bestellung auswählen. Mehr ist an dieser Stelle nicht zu tun!
Nach der üblichen Rechnungsprüfung wird in der Bestellung die Buchung der Eingangsrechnung durchgeführt. Durch die im Posteingang durchgeführte Zuordnung wird nun der gebuchten Eingangsrechnung und auch allen damit verbundenen Buchungen in der Finanzbuchhaltung sowie dem offenen Posten dieses Dokument zugeordnet.