Über das Navigationsmenü gelangen Sie zu Projekt / Einrichtung / Projektgruppen.
Wie der Name sagt werden ‚Projektgruppen‘ verwendet, um Projekte zu gruppieren. Weiter gibt es bei den Einrichtung noch Felder, die bestimmte Funktionen und Buchungsverhalten steuern:
Register „Allgemein“:
Gruppe: Kurzform oder Code der Gruppenbezeichnung
Name: Bezeichnung der Gruppe
Standard: wird bei der Anlage eines neuen Projektes keine Gruppe angegeben, so wird für diese die als „Standard“ markierte Projektgruppe eingetragen. Definieren Sie deshalb nur eine Projektgruppe als „Standard“.
Fakturierbar: wird für interne Projekte verwendet, die nicht abrechenbar sind.
Automatische Nummerierung: geben Sie hier den Nummernkreis ein, der in der Finanzbuchhaltung / Einrichtung hierfür angelegt wurde. Sie könnten auch für jede Projektgruppe eine eigene fortlaufende Nummerierung der Projektnummern einrichten.
HINWEIS: Es müssen mindestens zwei Gruppen erstellt werden. Eine für abrechenbare Stunden und eine interne für nicht abrechenbare Stunden. Das Feld „Fakturierbar“ muss für Projektgruppen, die für interne Projekte verwendet werden sollen, auf Nein gesetzt sein.
Register „Konten“:
HINWEIS: Konten für die WIP-Buchungen müssen nur angelegt werden, wenn diese Buchungen erstellt und eine Integration in die Finanzbuchhaltung erfolgen soll.
WIP buchen: damit wird festgelegt, ob die Buchungen von in Arbeit befindlichen Projekt mit dem „Verkaufswert“ oder „Einstandswert“ erstellt sollen.
WIP automatisch buchen: wird dieses Häkchen gesetzt, werden WIP Buchungen automatisch auch in der Finanzbuchhaltung durchgeführt. Im anderen Fall kann mit Projekt / Journale / Projekt WIP buchen das manuell in die Finanzbuchhaltung übernommen werden.
Die Konten für WIP buchen und Gegenkonto stehen für die „Arten“ in den Projektkategorien:
- Arbeit – für die Art: Arbeit
- Vorleistungen – für die Arten: Externe Arbeit, Ausgaben, Sonstiges
- Material – für die Art: Material
- Regulierung – für die Art: Regulierung
- Rechnungsregulierung – für die Art Umsatzerlöse sowie Nullrechnungen