Fylgstu með viðskiptavinum þínum

Pantanastjórnun og Reikningagerð – auðveldara og tímasparnaður

Viðskiptavinaeiningin gerir notendum okkar kleift að tengja allar nauðsynlegar upplýsingar við viðskiptavini sína. Þetta gerir ferlið í kringum pantanastjórnun og reikningagerð auðveldara og minna tímaeyðsla.

Sama hversu stórt eða lítið fyrirtæki þeirra er og óháð atvinnugrein er nauðsynlegt að halda þétt utan um viðskiptavini og upplýsingar um þá. Í Uniconta eru öll viðskiptavinagögn geymd í viðskiptavinalistanum, sem gerir notendum okkar kleift að skoða gögn hvers viðskiptavinar á fljótlegan og auðveldan hátt.

Aðgerðir í viðskiptavinakerfi

Senda með tölvupósti

Reikninga má senda í tölvupósti með innbyggðu póstkerfi Uniconta. Fyrirtækið notar tölvupóstsform og sendir annað hvort frá Uniconta Mail Server eða póstþjóni fyrirtækisins. Þegar skjöl eru send má tengja önnur skjöl t.d. sölu-og afhendingarskilmála, tilboðsherferðir o.fl. Einnig er hægt að framkvæma grunnreikningsfærslu með aðgerðinni Flýtireikningur Uniconta, þar sem notandinn færir inn upplýsingar um reikninginn og prentar eða sendir með pósti til viðskiptavinarins.

Flýtireikningur

Aðgerðina Flýtireikningur Uniconta má nota til að reikningsfæra beina sölu án þess að gera sölupöntun fyrst. Þessi aðgerð forðar notandanum frá því að fara í gegnum allt sölupöntunarferlið en samt er ekki hægt að vista Flýtireikning fyrir reikningsfærslu síðar. Flýtireikning þarf annaðhvort að reikningsfæra eða hætta við áður en skjámynd er lokað. Ef vörur eru uppsettar, færast þær út af birgðum við reikningsfærslu. Ef notandinn vill setja upp sölupantanir og bæta við línum eftir þörfum er nauðsynlegt að vera með Pantanakerfi inni í áskriftinni.

Reikningar

Við reikningsfærslu í Uniconta, notar kerfið upplýsingar sem eiga birtast á reikningum beint úr viðskiptavina- og birgðakerfum o.s.frv. Þannig þarf að notandinn ekki að færa inn grunnupplýsingar um viðskiptavini, vörulýsingar, verð o.s.frv. í hvert skipti sem reikning skal stofna. Ef þörf er á kreditreikningi má afrita úr upprunalega reikningnum og án nokkurs innsláttar. Einnig er auðvelt að endurprenta og endursenda reikninga.

Opinberir aðilar

Fyrirtæki sem eru þjónustuaðilar opinberra aðila geta þurft að senda rafræna reikninga. Uniconta styður nýjustu TS236 tækniforkskriftina sem evrópsk og íslensk ríki, sveitarfélög og undirstofnanir þeirra hafa samþykkt. Valið er hvort viðskiptavinur fái rafrænan reikning og hann sendist þá sjálfkrafa í gegnum skeytamiðlara.

Gjaldmiðlar

Uniconta býður upp á stýringu gjaldmiðla sem einfaldar erlend viðskipti. Uniconta sækir alla gengiskrossa sjálfkrafa og eins geta notendur sett upp eigin gjaldmiðlatöflur. Allar færslur í Uniconta geta verið í staðbundinni og í erlendri mynt.

Áskriftir

Uniconta er með innbyggða áskriftarstýringu. Þá er hægt að tryggja að mánaðarlegir reikningar séu alltaf sendir út á réttum tíma. Áskriftir má reikningsfæra með fjöldauppfærslu eiginleikanum. Áskriftin styður endurtekna reikningsfærslu eftir tímabilum

„Með Uniconta erum við með ein-strengjakerfi þar sem allar upplýsingar sem færðar eru inn fylgja viðskiptavininum og pöntuninni. Frá pöntunarkvittun, fylgiseðli í birgðir, vinnuspjöld fyrir framleiðslu, sendingarskjöl og reikning. Það er mjög áhrifaríkt.“

Jef Jefsen, forstjóri. Herning Pengeskabsfabrik

LÆRA MEIRA

Hvernig á að stofna viðskiptavin?

Viðskiptavinaeiningin gerir notendum okkar kleift að tengja allar nauðsynlegar upplýsingar við viðskiptavini sína.

Reikningagerð með Flýtireikningi

Flýtireikningur Uniconta má nota til að reikningsfæra beina sölu án þess að gera sölupöntun fyrst.

Uppsetning og bókun staðgreiðsluafsláttar

Skoðaðu hvernig Uniconta getur reiknað staðgreiðsluafslátt sjálfkrafa og þá er hægt að jafna út í tengslum við bókun.

Horfa á fleiri myndbönd: Uniconta myndbandasafn

Lesa meira um viðskiptavinakerfið

Grunngögn

  • Hermun í stöðulista viðskiptavina.
  • Handvirk úthlutun á lykilnúmerum eða sjálfvirk úthlutun út frá númeraröð á viðskiptavinaflokki.
  • Setja upp viðskiptavini með því að nota skráningarnúmer fyrirtækja innan ESB.
  • Uniconta notar vefsíðuna https://ec.europa.eu/ til að athuga hvort CVR-númer sé rétt
  • Fjórir reitir fyrir nafn fyrirtækis og heimilisfang og tenging við póstnúmeraskrá til að skrá inn sveitarfélag
  • Viðskiptavinaflokkar fyrir bókun í fjárhag og greiningarvinnu. Yfirlit/prentsíur eru einnig tiltækar.
  • Stýring á VSK bókunum
  • Gjaldmiðlastjórnun eftir viðskiptavinum.
  • Ótakmarkaður fjöldi tengiliða – ákvarða hvaða tengiliðir fá hvaða skjöl.
  • Ótakmarkaður fjöldi afhendingarstaða.
  • Tölvupóstfang fyrir reikninga – reikningurinn sendist þá með tölvupósti frá Uniconta ef netfang móttakanda er skráð.
  • Sýna söluverð fyrir hvern viðskiptavin – í staðbundnum eða öðrum gjaldmiðli.
  • Breyta skjámyndum fyrir mismunandi útlit og innihald t.d. staðlaða reikninginn okkar.
  • Hengja athugasemdir og skjöl við viðskiptavini t.d. samninga eða annað
    Hægt að hengja .pdf skrár, myndir og Office skjöl við lánardrottinn
  • Breyta síðu til að breyta nokkrum viðskiptavinum samtímis.
  • Stofna nýja viðskiptavini með því að nota Microsoft Excel og klemmuspjald Uniconta.
  • Ítarlegar síur til að leita í viðskiptavinalista.
  • Skoða gögn viðskiptavinar með mismunandi útliti.
  • Breyta lykilnúmerum beint á viðskiptavinalista.
  • Sameina lykilnúmer, t.d. ef viðskiptavinur hefur verið settur upp tvisvar.
  • Setja upp skjalaskilaboð t.d. upplýsingar um sumarfrí, nafnabreytingar o.fl.
  • Færa inn 0 VSK-kóða á reikning.
  • Hámarks auramunur fyrir jafnanir á opnum færslum.
  • Lykiltillögur fyrir viðskiptavini eru aðeins tiltækar fyrir reikningsfærslu.
  • Hægt er að senda innheimtubréf með vöxtum og inniheimtukostnaði í erlendum gjaldmiðli.
  • Stofna rafræna reikninga.
  • Hægt er að vista innri skjöl ásamt reikningnum.
  • Mögulegt er að setja upp hvort viðskiptavinur sé gjaldfrjáls fyrir vörugjöld sem tengjast ákveðnum vörum. Þetta er sett upp á viðskiptavinaflokki.
  • Viðskiptavinaflokkur hefur Söluverð 1, 2 eða 3.
  • Uniconta kannar aðseturslista vegna fyrri heimilisfanga viðskiptavina þegar gamall reikningur er endurprentaður, til að sjá hvort annað aðsetur sé eftir reikningsdagsetninguna. Notendur geta búið til, breytt og eytt aðsetri í þessum lista.
  • Viðhengi við rafræna reikninga.
  • Póstnúmer með allt að 12 stöfum.
  • Hægt að breyta og endurreikna reikning eftir bókun
  • Hægt er að tilgreina viðskiptavinaflokk
  • „Bæta við afbrigði“ á flýtireikning.
  • Bóka afslátt á aðskilda lykla.
  • Hægt er að keyra viðskiptavini með „Stöðuaðferð“ fyrir opnar færslur.
  • Afhendingarskilmála má stilla fyrir hvern afhendingarstað.
  • Færslur viðskiptavina hafa „Reikningur“ í valmyndinni svo auðvelt er að kalla fram reikninginn bakvið færsluna.
  • Með jöfnunareiginleikanum er hægt að jafna nokkrar opnar færslur í einu
  • Sameina viðskiptavin og lánardrottinn, svo þegar stofnaður er lánardrottinn er hægt að velja að fyllta út reitinn „Viðskiptavinur“. Þá munu viðskiptavinur og lánardrottinn deila færslunum þannig að hægt er að gera upp reikning frá lánardrottni með reikning frá viðskiptavini
  • Línuafsláttur-% á viðskiptavin/lánardrottinn
  • Móttaka rafrænna reikninga
  • Hægt er að fletta í fellivalmyndum með bilhnappi á lyklaborði, Fjárhagur/viðskiptavinur/lánardrottinn í dagbókinni.
  • Í pdf-skjali fyrir hreyfingayfirlit, vexti og innheimtubréf er tengill til að skoða reikninginn.
  • Allir reikningar sendir með tölvupósti eða rafrænt eru skráðir í skrá.
  • Hægt er að safna reikningum sem ekki er að finna í reikningabókinni.
  • F7 fyrir flýtireikninga og sölupantanalínur
  • Möguleiki á að gjald komi aðeins fram einu sinni í pöntuninni, jafnvel þó að nokkrar vörur hafi þetta gjald
  • Ef MobilePay símanúmerið er fyllt út birtist hlekkur á greiðslu með MobilePay á reikningsyfirliti, vöxtum og yfirlitum (Ekki virkt á Íslandi)
  • Þú getur sett fjárhagsáætlanir á viðskiptavini. Ef þú setur fjárhagsáætlanir á viðskiptavini þína og tilgreinir „Starfsmaður“ má sjá þær í valmyndaratriði starfsmanns. Það eru skýrslur til að halda við áætlunum á móti rauntölum
  • Í viðhaldi er hægt að gera keyrslu sem mun uppfæra heimilisföngin eftir uppflettingu í fyrirtækjaskrá
  • Senda/móttaka reikninga í gegnum PEPPOL netið
  • Það er hægt að setja upp fyrir einstaka viðskiptavini hvort sem þeir fá rafrænt eða PEPPOL
  • Í API fyrir reikningagerð er hægt að tilgreina nokkra „greiðslulykla“. Ef þú notar Uniconta með sjóðsvél er hægt að bóka greiðslu fyrir innkaupin á nokkra lykla með samsvarandi upphæðum.

Tölvupóststillingar

  • Innbyggð tölvupóststýring fyrir reikninga svo hægt sé að senda sem PDF viðhengi
  • Hægt er að senda tölvupóst annaðhvort í gegnum póstþjón Uniconta eða póstþjón notanda
  • Tengja önnur skjöl við tölvupóst, svo sem söluskilmála og afhendingu
  • Skrá yfir eigin SMTP stillingar
  • Nota tölvupóst til að senda skjöl til viðskiptavina

Flýtireikningur

  • Stofna einfalda reikninga og senda
  • Stofna sniðmát – setja inn texta og línuatriði með sniðmátinu
  • Uniconta bætir við línu ef langur texti er sleginn inn – allur texti birtist á reikningi
  • Prenta reikninga og bráðabirgðareikninga
  • Reikninga má senda eða prenta út án þess að þurfa að forskoða þá fyrst
  • Hengja við skjöl
  • Reikningar eru sendir sjálfkrafa með tölvupósti sem er settur upp fyrir reikninga á viðskiptavinaspjaldinu – notendur geta einnig valið að setja inn annað
    tölvupóstfang við skoðun á reikningnum
  • Stofna viðskiptavin í flýtireikningi við hliðina á „leit“ reitnum
  • Á reikningslínunum er hægt að setja inn tákn sem vísa til viðhengja, sem viðtakandi reiknings getur ýtt á og birt á vefnum
  • Í pöntun og innkaup er nú hægt að færa inn færslutexta í pöntunarhausinn sem verður síðan fluttur yfir í fjárhagsfærslurnar og lánardrottnafærslurnar
  • Hægt er að bóka allar sölupöntunarlínur í verk, svipað og gerist þegar verkbók er bókuð
  • Slóð er sett inn í rafrænn svo viðtakandinn geti séð upprunalega Uniconta reikninginn

Kröfur vegna Brexit

Númeraröð reikninga á hvern viðskiptavinaflokk

Nú getur þú tengd sérstaka reikningsnúmeraröð við hvern viðskiptavinaflokk. Viðskiptavinir í viðkomandi flokki fá þannig reikningsnúmer úr þessari númeraröð í stað sjálfgefinnar númeraraðar sölureikninga.
Til dæmis er gerð krafa á íslensk fyrirtæki með VSK skráningu í Bretlandi vegna nýju Brexit-reglnanna þannig að allir sölureikningar með breskum VSK séu í samfelldri númeraröð.

EORI-númer
Vegna Brexit hefur EORI reit verið bætt við viðskiptavina- og fyrirtækisspjald.

Þegar íslenskt fyrirtæki gerir reikning á fyrirtæki í Bretlandi er krafa um að EORI-númer viðtakanda og EORI-númer fyrirtækisins birtist á reikningi.

Lestu meira um Uniconta og Brexit: Uniconta og Brexit

Skýrslur

  • Talnagögn um viðskiptavin og tímabil m.t.t. framlegð og framlegðarhlutfalli
  • Talnagögn vara og viðskiptavinur – hvaða vörur hefur viðskiptavinurinn keypt og framlegð og framlegðarhlutfall
  • Reikningasafn – endurprentun, afrit af reikningum, rafræn reikningsviðskipti o.fl.
  • Viðskiptavinafærslur eftir viðskiptavini – yfirlit, hreyfingayfirlit, opnar færslur, listi yfir stöður viðskiptavina
  • Uniconta veltitöflur til frekari greiningar
  • Meðhöndlun Vaxta- og innheimtubréfa
  • Prentun, færa í Excel, Word eða CSV skrá
  • Hreyfingayfirlit viðskiptavina sýnir „eftirstöðvar“ og samtölu

Form

  • Reikningur og kreditreikningur

Uppfærslur – nýir reitir, listar, aðgerðir og skýrslur

  • Verkfærakistan er innifalin í öllum áskriftum
  • Hægt er að stofna nýja reiti fyrir viðskiptavininn, svo sem vátryggingavirði, flokkun o. fl.
  • Nýjum skýrslum bætt við í staðlaðar skýrslur.
  • Tveir hlutar fyrir rafræna reikninga
    • Vörukaupandi, sem í Uniconta er sama og Afhendingarseðill
    • Seljandi og sendandi reiknings

Hvað er viðskiptavinur?

Viðskiptavinur er er hugtak innan reikninghaldsins sem notað er um þann aðila sem skuldar peninga. Viðskiptavinur er í mörgum tilvikum viðskiptavinur fyrirtækisins sem skuldar peninga fyrir þá þjónustu eða vöru sem fyrirtækið hefur selt viðskiptavininum. Þetta á bæði við um fasta viðskiptavini en einnig önnur fyrirtæki sem hafa keypt sér þjónustuna eða þjónustu sem annað fyrirtæki býður upp á.

Viðskiptavinakerfi sem skapar yfirsýn

Fyrir fyrirtæki er það mikilvægt að hafa yfirsýn á viðskiptavinum sínum. Þetta á bæði við varðandi það hversu mikið viðskiptavinur skuldar fyrirtækinu en einnig almennar upplýsingar um heimilisfang, greiðsluupplýsingar, afsláttarsamninga o.s.frv.

Viðskiptavinakerfið í Uniconta gerir þér kleift að stofna leiðandi yfirsýn yfir allar upplýsingar sem tengjast viðskiptavinum félagsins á einum stað.

Þú hefur möguleika á að lista upp kröfur, setja á innheimtugjöld og prenta vaxtanótur og áminningarbréf.

Bókhaldskerfi með fjölda valkosta

Með bókhaldskerfi Uniconta færðu yfirlit yfir viðskiptavini þína og öllum viðeigandi upplýsingum sem safnað er saman á einum stað. Uniconta hefur einnig fjölda viðbótaraðgerða sem munu nýtast þér.

  • Einstök reikningssnið
  • Endurútgáfa og endurprentun reikninga
  • Tilboð, pöntunarstaðfestingar, afhendingarseðlar sent með tölvupósti
  • Sameining viðskiptavina
  • Viðhengi stafrænna fylgiskjala allra færslna og krafna

Fjárhagskerfi fyrir alla viðskiptavini

Uniconta er einnig hannað til að mæta þörfum fyrirtækja sem fást við mismunandi viðskiptavini.

Erlendir viðskiptavinir:Öll viðskipti geta verið gerð í innlendum og erlendum gjaldmiðlum, þannig að þú getur auðveldlega fylgst með erlendum viðskiptavinum.

Opinber aðili: Ef fyrirtækið á viðskipti við hið opinbera verður að senda innheimtuupplýsingar í formi rafrænna skráa. Þessa gerð skráa er auðveldlega hægt að stofna í gegnum bókhaldskerfi Uniconta.

Viltu vita meira?

Ef þú vilt meiri upplýsingar um Uniconta og hvernig þú skiptir yfir, hafðu samband við okkur.
Við svörum um hæl.