Undir valmyndaratriðinu Fyrirtæki/Viðhald/Setja upp GDPR er hægt að keyra tiltektarkeyrslu þannig að óvirkir viðskiptavinir og lánardrottnar séu nafnlausir.
Nafnleysi er gert með því að færa færslurnar frá óvirkum viðskiptavinum/lánardrottnum á nafnlausan reikning viðskiptavins/lánardrottins og eyða síðan óvirkum viðskiptavinum/lánardrottnum.
Á þennan hátt er samt hægt að skoða og prenta allar bókaðar færslur sem tengjast óvirkum viðskiptavinum/lánardrottnum. Hins vegar hefur tilvísuninni í viðskiptavininn/lánardrottinn í þessum færslum verið breytt til að benda á „GDPR viðskiptavinur/lánardrottinn“.
Uppsetning
Þegar valmyndaratriðið er valið þarf fyrst að færa inn lykilnúmer fyrir viðskiptavin og lánardrottin til að flytja óvirku viðskiptavina-/lánardrottnafærslurnar í.
Til dæmis er mælt með því að stofnaður sé viðskiptavina- og lánardrottnalykill með lykilnúmerinu og GDPR nafninu og hann notaður sem nafnlaus viðskiptavinur/lánardrottinn.
Í reitinn Ár er slegið inn fjölda ára sem viðskiptavinur/lánardrottinn verður að vera óvirkur áður en honum er eytt. Ekki er hægt að tilgreina fjölda ára sem eru yngri en 7 ára.
Ástæðan er sú að á Íslandi er regla um að halda þurfi bókhaldsgögnum í að minnsta kosti 7 ár.
Hins vegar, ef fyrirtækið þitt fellur undir nýjar VSK-reglur ESB (One-stop-VAT) sem tóku gildi 1/7 2021, vinsamlegast hafðu í huga að þú verður þá að halda bókhaldsgögnum þínum í 10 ár.
MIKILVÆGT! Árin 7 eru reiknuð frá deginum í dag og 7 ár aftur í tímann.
Ath! Viðskiptavinir og lánardrottnar sem ekki hefur verið bókað á, þ.e. alveg nýstofnaðir viðskiptavinir/lánardrottnar verða ekki teknir með í tiltektarkeyrslunni og þegar tiltektarkeyrslan er ræst er hægt að velja hermun til að skoða lista yfir viðskiptavini/lánardrottna sem verða fjarlægðir áður en lokatiltekt er hafin.
Tiltekt
Til að hefja tiltektarkeyrsluna sjálfa þarf að ljúka uppsetningunni sjálfri eins og lýst er hér að ofan og velja síðan hnappinn Tiltekt á tækjaslánni.
Góður punktur! Eigi til dæmis aðeins að láta gera viðskiptavini nafnlausa er reiturinn Nafnlaus viðskiptavinur fylltur út og reiturinn Nafnlaus lánardrottinn hafður auður.
Þegar smellt er á Tiltekt, birtist svargluggi þar sem hægt er að haka í til að framkvæma hermun.
Ef hermt er birtist listi yfir þá viðskiptavini/lánardrottna sem verða teknir með í tiltektarkeyrslunni.
Ef tiltektarkeyrslan er keyrð án valkostarins til að herma, keyrir tiltektin sjálf eftir að tiltekt hefur verið rituð í gluggann sem birtist þegar hnappurinn Tiltekt er valinn aftur, hreinsar gátreitinn Herma og velur Í lagi.
Athugið að tiltektin keyrir í bakgrunni á þjóninum á meðan hægt er að halda áfram að vinna að öðrum verkum í Uniconta. Þess vegna gætir þú þurft að segja Uppfæra í viðskiptavinaspjaldið o.s.frv. áður en þú getur séð að undirliggjandi viðskiptavinum hefur verið eytt.
Ath! Athugasemdum og viðhengjum viðkomandi viðskiptavina/lánardrottna er eytt þannig að ef halda á athugasemdum eða viðhengjum þarf að vista þau handvirkt með öðrum hætti áður en tiltektarkeyrslan er framkvæmd.
Ath! Ef reiturinn Stofndagsetning á viðskiptamönnum/lánardrottnum er auður eða ef reiturinn er fylltur út með dagsetningu sem er ekki eldri en fjöldi þeirra ára sem færður er í reitinn færir kerfið inn dagsetninguna sem færð er inn frá og með 1. janúar 2006. GDPR-tiltekt, viðskiptavini/lánardrottni er ekki eytt.
Kerfið fyllir sjálfkrafa út reitinn Stofndagsetning þegar nýir viðskiptamenn/lánardrottnar eru stofnaðir í Uniconta. Þegar umbreytt er í Uniconta úr öðrum kerfum er svæðið fyllt út með dagsetningunni í elstu færslunni.
Ekki eyða viðskiptavini/lánardrottni
Ef ekki á að eyða viðskiptavini/lánardrottni í svæðinu er hægt að eyða viðskiptavininum/lánardrottninum úr svæðinu GDPR-tiltekt er hægt að breyta reitnum Stofndagsetning á viðskiptamanni/lánardrottni. Ef þessi reitur er auður verður viðskiptamanni/lánardrottni ekki eytt. Lestu meira um þetta hér að ofan undir ‘Tiltekt’.
Eyða gömlum færslum án þess að eyða viðskiptavinum/lánardrottnum
Ef eyða á gömlum færslum viðskiptavina og lánardrottna án þess að eyða viðskiptavinum og lánardrottnum í stað þess að keyra GDPR-tiltekt er hægt að velja að eyða elsta fjárhagsári.
Þegar elsta fjárhagsárið er valið undir Fjárhagur/Viðhald/Fjárhagsár og smellt er á Eyða fjárhagsári verður elsta fjárhagsárinu eytt en á sama tíma verða viðskiptavinir-, lánardrottnar- og verkfærslur bókaðar með dagsetningum á fjárhagsárinu sem eytt er. Til þess að stöður á viðskiptavinum o.s.frv. séu enn réttar myndast opnunarfærslur á viðskiptavinum o.s.frv.
Upphæð opnunarfærslnanna er samtala bókaðra upphæða á hvern viðskiptavin/lánardrottinn.