Útgáfa-88
Undir valmyndaratriðinu Fyrirtæki/Viðhald/Setja upp gdpr er hægt að keyra tiltektarkeyrslu þannig að óvirkir viðskiptavinir og lánardrottnar séu nafnlausir.
Nafnleysi er gert með því að færa færslurnar frá óvirkum viðskiptavinum/lánardrottnum á nafnlausan reikning viðskiptavins/lánardrottins og eyða síðan óvirkum viðskiptavinum/lánardrottnum.
Á þennan hátt er samt hægt að skoða og prenta allar bókaðar færslur sem tengjast óvirkum viðskiptavinum/lánardrottnum. Hins vegar hefur tilvísuninni í viðskiptavininn/lánardrottinn í þessum færslum verið breytt til að benda á „GDPR viðskiptavinur/lánardrottinn“.
Uppsetning
Þegar valmyndaratriðið er valið þarf fyrst að færa inn lykilnúmer fyrir viðskiptavin og lánardrottin til að flytja óvirku viðskiptavina-/lánardrottnafærslurnar í.
Til dæmis er mælt með því að stofnaður sé viðskiptavina- og lánardrottnalykill með lykilnúmerinu og GDPR nafninu og hann notaður sem nafnlaus viðskiptavinur/lánardrottinn.
Í reitinn Ár er slegið inn fjölda ára sem viðskiptavinur/lánardrottinn verður að vera óvirkur áður en honum er eytt. Ekki er hægt að tilgreina fjölda ára sem eru yngri en 7 ára.
Ástæðan er sú að á Íslandi er regla um að halda þurfi bókhaldsgögnum í að minnsta kosti 7 ár.
Hins vegar, ef fyrirtækið þitt fellur undir nýjar VSK-reglur ESB (One-stop-VAT) sem tóku gildi 1/7 2021, vinsamlegast hafðu í huga að þú verður þá að halda bókhaldsgögnum þínum í 10 ár.
MIKILVÆGT! Árin 7 eru reiknuð frá deginum í dag og 7 ár aftur í tímann.
Ath! Viðskiptavinir og lánardrottnar sem ekki hefur verið bókað á, þ.e. alveg nýstofnaðir viðskiptavinir/lánardrottnar verða ekki teknir með í tiltektarkeyrslunni og þegar tiltektarkeyrslan er ræst er hægt að velja hermun til að skoða lista yfir viðskiptavini/lánardrottna sem verða fjarlægðir áður en lokatiltekt er hafin.
Tiltekt
Til að hefja tiltektarkeyrsluna sjálfa þarf að ljúka uppsetningunni sjálfri eins og lýst er hér að ofan og smella síðan á Tiltekt í tækjaslánni.
Góður punktur! Eigi til dæmis aðeins að láta gera viðskiptavini nafnlausa er reiturinn Nafnlaus viðskiptavinur fylltur út og reiturinn Nafnlaus lánardrottinn hafður auður.
Þegar smellt er á Tiltekt, birtist svargluggi þar sem hægt er að haka í til að framkvæma hermun.
Ef hermt er birtist listi yfir þá viðskiptavini/lánardrottna sem verða teknir með í tiltektarkeyrslunni.
Ef tiltektarkeyrslan er keyrð án valkostarins til að herma, keyrir tiltektin sjálf eftir að tiltekt hefur verið rituð í gluggann sem birtist þegar hnappurinn Tiltekt er valinn aftur, hreinsar gátreitinn Herma og velur Í lagi.
Athugið að tiltektin keyrir í bakgrunni á þjóninum á meðan hægt er að halda áfram að vinna að öðrum verkum í Uniconta. Þess vegna gætir þú þurft að segja Uppfæra í viðskiptavinaspjaldið o.s.frv. áður en þú getur séð að undirliggjandi viðskiptavinum hefur verið eytt.
Ath! Athugasemdum og viðhengjum viðkomandi viðskiptavina/lánardrottna er eytt þannig að ef halda á athugasemdum eða viðhengjum þarf að vista þau handvirkt með öðrum hætti áður en tiltektarkeyrslan er framkvæmd.
Ath! Ef reiturinn Stofndagsetning á viðskiptamönnum/lánardrottnum er auður eða ef reiturinn er fylltur út með dagsetningu sem er ekki eldri en fjöldi þeirra ára sem færður er í reitinn færir kerfið inn dagsetninguna sem færð er inn frá og með 1. janúar 2006. GDPR-tiltekt, viðskiptavini/lánardrottni er ekki eytt.
Kerfið fyllir sjálfkrafa út reitinn Stofndagsetning þegar nýir viðskiptamenn/lánardrottnar eru stofnaðir í Uniconta. Þegar umbreytt er í Uniconta úr öðrum kerfum er svæðið fyllt út með dagsetningunni í elstu færslunni.
Ekki eyða viðskiptavini/lánardrottni
Ef ekki á að eyða viðskiptavini/lánardrottni í svæðinu er hægt að eyða viðskiptavininum/lánardrottninum úr svæðinu GDPR-tiltekt er hægt að breyta reitnum Stofndagsetning á viðskiptamanni/lánardrottni. Ef þessi reitur er auður verður viðskiptamanni/lánardrottni ekki eytt. Lestu meira um þetta hér að ofan undir ‘Hreinsunarkeyrsla’.
Eyða gömlum færslum án þess að eyða viðskiptavinum/lánardrottnum
Ef eyða á gömlum færslum viðskiptavina og lánardrottna án þess að eyða viðskiptavinum og lánardrottnum í stað þess að keyra GDPR-tiltekt er hægt að velja að eyða elsta fjárhagsári.
Þegar elsta fjárhagsárið er valið undir Fjárhagur/Viðhald/Fjárhagsár og smellt er á Eyða fjárhagsári verður elsta fjárhagsárinu eytt en á sama tíma verða viðskiptavinir-, lánardrottnar- og verkfærslur bókaðar með dagsetningum á fjárhagsárinu sem eytt er. Til þess að stöður á viðskiptavinum o.s.frv. séu enn réttar myndast opnunarfærslur á viðskiptavinum o.s.frv.
Upphæð opnunarfærslnanna er samtala bókaðra upphæða á hvern viðskiptavin/lánardrottinn.