Velkomin í leiðbeiningar um uppsetningu Verkbókhalds og Tímaskráningu
Áður en hægt er að nota Verk/Tímaskráning kerfiseininguna verður að velja hana undir: Fyrirtæki/Viðhald/Val kerfiseininga. Lesa meira hér.
Áður en hafist er handa þarf að hafa eftirfarandi í huga:
- Á að nota ‘Verk í vinnslu’ í fjárhagskerfinu?
- Verður krafist ‘Áfangareikninga’?
- Á að nota ‘Núll reikninga’?
- Hvernig á að setja upp ‘Verkflokka’?
- Á að skrá tíma í vikulega færslubók með frídögum og sveigjanlegum tíma sem og samþykki vikulegra færslubóka?
- Ætlar þú að nota ‘Launaflokka’?
- Ætlar þú að nota efnisnotkun?
- Ætlar þú að nota forritið ‘Uniconta Starfsmenn’ fyrir tímaskráningu?
- Ætlar þú að nota ‘Viðmiðunar’ tíma og dagatöl?
- Þurfa tímaskráningar að vera samþykktar af öðrum?
1) Verður verk í vinnslu nauðsynlegt í Fjárhag?
Ef Já:
- Setja verður upp fjárhagslykla í safni bókhaldslykla. Lesa meira hér.
- Setja verður upp verkflokka með samþættingu við Fjárhag. Lesa meira hér.
Dæmi um nauðsynlega fjárhagslykla:
Lykilnúmer | Heiti lykils | Lykill | Útreikningur | VSK |
1002 | VÍV-verk | Tekjur | 24% virðisaukaskattur | |
1003 | Reikningsfært verk | Tekjur | 24% virðisaukaskattur | |
1004 | Leiðrétting verks | Tekjur | 24% virðisaukaskattur | |
5010 | Verkbókhald | Fyrirsögn | ||
5012 | VÍV | Staða | ||
5014 | Á lykli | Staða | ||
5099 | SAMTALA VERKS | Samtala | 5010..5098 |
Ef Nei:
- Stofna ætti verkflokka án samþættingar við Fjárhag. Lesa meira hér .
2) Á að nota Áfangareikning?
Ef Já:
- Setja verður upp fjárhagslykla í safni bókhaldslykla. Lesa meira hér.
- Vöruflokk fyrir reikningsfærslu lykils verður að setja upp undir vöruflokkum. Lesa meira hér.
Dæmi um vöruflokk:
Flokkur | Heiti | Sjálfgefið | Sölulykill | Virðisaukaskattur |
Verk-reikn | Reikningsfærsla verks | Ómerkt | 5014 | 24% virðisaukaskattur |
Setja verður upp þjónustuvöru áfangareiknings í birgðakerfinu. Lesa meira hér.
Dæmi um atriði í Áfangareikningi:
Vara | Vöruheiti | Vörutegund | Kostnaðarverð | Söluverð | Eining | Flokkur | Verktegund |
Verk-Áfangareikningur | Vara fyrir Áfangareikning | Þjónustuvara | Verk-reikn | 81 |
Ef Nei:
- Ekki gera neitt
3) Viltu nota Núll reikninga?
Yfirleitt er skynsamlegt að nota ‘núll reikninga’ ef áfangareikningur er einnig í notkun.
Ef Já:
- Fjárhagslyklar fylgja uppsetningum á öðrum svæðum.
- Vöruflokk fyrir núllreikning verður að setja upp undir vöruflokkum (Hægt er að nota það sama og fyrir Áfangareikning). Lesa meira hér.
Setja verður upp þjónustuvöru núllreiknings í birgðakerfinu. Lesa meira hér.
Dæmi um þjónustuvöruna Núllreikningur:
ATH: Velja þarf ‘Leiðrétting’ sem verktegund. Sjá auglýsingu 4
Vara | Vöruheiti | Vörutegund | Kostnaðarverð | Söluverð | Eining | Flokkur | Verktegund |
NúllReikn | Þjónustuvara fyrir núllreikning | Þjónustuvara | Verk-reikn | 991 |
Ef Nei:
- Ekki gera neitt
4) Hvernig á að setja upp verkflokka?
Setja verður upp verktegundir til að kerfiseiningin Verk/Tímaskráning virki. Þetta eru bókhaldslyklar kerfisins. Lesa meira hér.
Tegund | Heiti | Gerð | Samtala | Vörunúmer reiknings fyrir reikningsfærslu |
05 | Tímar*** | Haus | ||
10 | Ráðgjöf | Vinna | ||
11 | Launategund ráðgjafa | Vinna | ||
40 | Verkefnastjórnun | Vinna | ||
45 | Samtala klukkustunda | Samtala | 10..40 | |
60 | Vörur*** | Haus | ||
65 | Vörur | Efni | ||
79 | Samtals vörur | Samtala | 60..78 | |
80 | Innheimta*** | Haus | ||
81 | Innheimta áfangareiknings | Áfangareikningur | Verk-Áfangareikningur | |
85 | Ýmis reikningsfærsla | Tekjur | ||
99 | Samtals | Samtala | 80..98 | |
991 | Leiðrétting | Leiðrétting | ||
9991 | Innri tímar | Vinna | ||
9992 | Innri tímar | Vinna | ||
9993 | Innri tímar | Vinna | ||
9994 | Innri tímar | Vinna | ||
9995 | Innri tímar | Vinna | ||
9996 | Innri tímar | Vinna | ||
9997 | Innri tímar | Vinna | ||
9998 | Innri tímar | Vinna | ||
9999 | Samtals | Samtala | 10..999 |
ATH: Mun vera notaður Áfangareikningur? (Sjá hér að ofan)
Ef já, verður að stofna verktegundina “Áfangareikningur” . Sjá nr 81 hér að framan.
ATH: Þarf leiðréttingu (Upp og niður), Núllreikning og eða endurgjöf?
Ef já, þá verður að stofna reglugerðategund af gerðinni “Leiðrétting”. Sjá nr 991 hér að framan.
5) Mun tímaskráning fara fram í vikulegri færslubók með frídögum og sveigjanlegum tíma auk samþykkis þar um?
Ef Já:
- Þá verður að velja ‘Tímaskráning’ undir Fyrirtæki/Viðhald/Val kerfiseininga. Lesa meira hér.
- Sjá uppsetningur nr 9991 til 9998 undir verktegundir (innri tímar)
- Þar að auki verður að setja upp launategundir til að skrá tíma. Lesa meira hér
Ef Nei:
- Þá verður að taka hakið af ‘Tímaskráning’ undir Fyrirtæki/Viðhald/Val kerfiseininga. Lesa meira hér.
6) Verður efnisnotkun notuð?
Ef Já:
- Þá verður að stofna birgðavörur í birgðakerfinu. Lesa meira hér.
Ef Nei:
- Ekki gera neitt
7) Verða leiðréttingar (endurmat og niðurfærsla) notaðar?
Ef Já:
- Þá verður að setja upp leiðréttingartegund undir Verk/Viðhald/Verkflokkar. Lesa meira hér.
Ef Nei:
- Ekki gera neitt
8) Verður Uniconta starfsmannaforritið notað við tímaskráningu?
Ef Já:
- Þá þarf að setja upp Uniconta og Appið. Lesa meira hér. (Nota þýðingartól fyrir þessa grein.)
Ef Nei:
- Ekki gera neitt.
9) Verða viðmiðunartímar og dagatöl notuð?
Ef Já:
- Þá þarf að setja upp Uniconta dagatöl. Lesa meira hér. (Nota þýðingartól fyrir þessa grein).
Ef Nei:
- Ekki gera neitt.
10) Verður tímaskráning samþykkt af öðrum?
Ef Já:
- Þá verður að setja upp samþykktaraðgerðina. Lesa meira hér og hér. (Nota þýðingartól fyrir þessar greinar).
Ef Nei:
- Ekki gera neitt.
Verk/tímaskráning er nú tilbúin til notkunar
Starfsmenn, Launategundir og svo Verk er nú hægt að stofna, þar sem hægt er að skrá tíma og aðrar vörur.