Nýtt reikningsár, árslok og upphafsstaða

Hvað á að gera í árslok

Það eru mjög fáir hlutir sem þarf að gera í Uniconta í árslok:

• Stofna næsta fjárhagsár
• Upphafsstaða
• Val á yfirstandandi fjárhagsári
• Loka eldri tímabilum (ráðlagt)

Ekki er farið yfir afskriftir og afstemmingar hér en aftast í leiðbeiningunum eru góð ráð um hvernig Uniconta léttir þér verkin:

1. Mörg opin fjárhagsár
2. Lokafærslur
3. Skoða hermdar stöður
4. Upphafsstaða á bókhaldslyklinum
5. Prenta út stöður

Stofna næsta fjárhagsár

Nýtt fjárhagsár eru stofnað undir Fjárhagur/Viðhald/Fjárhagsár.

Velja skal Bæta við fjárhagsár.

Reitirnir Frá dagsetningu og Til dagsetningar eru valdir með fyrsta og síðasta degi fyrir næsta fjárhagsár (12 mánuði).

Gátmerki er sett í reitinn Yfirstandandi ár og smella á Vista til að stofna árið.

Hinum svæðunum er lýst í köflunum hér á eftir.

Útgáfa-90 Ef þú ert hálft ár inn í nýja tímabilið verður þú spurður hvort þú viljir stofna opnunarfærslur fyrir nýja árið.

Upphafsstaða

Lykill fyrir flutning á rekstarniðurstöðu ársins.

Áður en hægt er að mynda Opnunarfærslur verður að skilgreina bókhaldslykilinn sem á að flytja rekstrarniðurstöðu fyrir árið. Ef notað er sérsniðinn bókhaldslykil þarf að tengja kerfislykillinn “Lykill rekstrarniðurstöðu” við þann lykil sem niðurstaða ársins á að færast á.

Rekstrarniðurstaða ársins er að jafnaði færð í efnahagsreikning á óráðstafað eigið fé:

Upphafsstöður

Í Fjárhagur/Viðhald/Fjárhagsár, er smellt á Keyra opnunarfærslur til að keyra upphafsstöður næsta fjárhagsárs.

Í reitunum Staða (Texti) og Óráðstafað eigið fé (Texti) er hægt að færa inn textann sem á að birtast á opnunarfærslunum, á efnahagslyklum og á lyklinum sem rekstrarniðurstaðan ársins er flutt á.

Í reitunum Fylgiskjalsnúmer og Númeraraðir er annaðhvort hægt að velja fylgiskjalsnúmerið sem opnunarfærslurnar eiga að vera bókaðar með, eða númeraröðina sem á að sjálfkrafa að sækja númer.

Ekki þarf að fylla út í þessa reiti til að mynda Opnunarfærslur.

Ef reitirnir eru ekki fylltir út eru opnunarfærslurnar bókaðar með fylgiskjalsnr. 0 og sjálfmyndaður texti.

Dæmi um fyllt svæði:

Þegar opnunarfærslur myndast er rekstrarreikningurinn núllstilltur og rekstrarniðurstaða ársins færist á kerfislykilinn “Lykill rekstrarniðurstöðu” auk þess sem lokastaða síðasta ár á efnahagslyklum færist sem opnunarstöðu nýja ársins. Ef færa á upphafsstöðu efnahagslykils yfir á annan efnahagslykil eins og t.d. ‘Áhöld og tæki – Breyting á árinu’ til ‘Áhöld og tæki – Upphafsstaða’, Lesa um Upphafsbókhaldslykla hér að neðan.

Útgáfa-90 Ef þú hefur ekki stofnað kerfislykil til að flytja rekstrarniðurstöðu ársins verður þú spurður hvort þú viljir stofna einn. Þú velur tiltekinn lykil í bókhaldslyklum.

Góður punktur! Þegar opnunarfærslur fjárhagsárs er gerðar í fyrsta sinn, munu nýjar opnunarfærslur myndast sjálfkrafa ef bókað er á gamlársdag. Ath! Þegar opnunarfærslur hafa verið keyrðar einu sinni keyrast þær sjálfkrafa í hvert skipti sem þú bókar á eldra ár. Þú þarft því ekki að muna eftir því að keyra þær aftur í hvert skipti sem þú bókar á eldra ár t.d. ef bókaðar eru færslur frá bókara/endurskoðanda. Kerfið mun sjá um það.

ATH! Ef breytingar hafa verið gerðar sem krefjast nýrrar opnunarstöðu, verður að endurreikna opnunarstöður. Þetta er gert einfaldlega með því að fara í annað elsta fjárhagsár og ‘Keyra opnunarfærslur’. Uniconta mun nú endurreikna núverandi upphafsstöður sem og upphaf allra síðari ára!

Víddir! Ef keyrt er með víddum myndast sjálfkrafa opnun á hverja samsetningu af víddum fyrirtækisins. Þetta á ekki við um allar lyklagerðir. T.d. eru Upphafsfærslur ekki stofnaðar á gengismunalyklum, á rekstrarniðurstöðu ársins og á bankalyklum. Hægt er að sjá víddir í opnunarlistanum með því að sækja víddarsvæðin (ALT + A). Lesa meira um notaðar víddir á bókhaldslyklum hér. Lesa meira um uppsetningu vídda hér.

Magn! Ef ‘Magn’ er virkt, er það reiknað í upphafi stöðureiknings fyrir magn.

Sjá opnunarfærslur

Þá er hægt að sjá opnunarfærslur undir hnappnum Opnunarfærslur og verða þær þá einnig innifaldar í ýmsum útprentunum, eins og t.d. bankayfirliti.

Hægt er að prenta opnunarstöðu undir Fjárhagur/Skýrslur/Hreyfingayfirlit. Lesa meira hér.

Val á yfirstandandi fjárhagsári

Eftir að nýtt fjárhagsár hefur verið stofnað og opnunarfærslur stofnaðar skal ganga úr skugga um að nýja fjárhagsárið sé með gátmerki í reitnum Yfirstandandi ár og að aðeins eitt fjárhagsár hafi þetta gátmerki. Velja skal Breyta til að breyta þessu svæði.

Reiturinn Yfirstandandi ár ákvarðar:

• Hvaða tölur birtast á bókhaldslyklum í dálkunum ‘ núverandi ár ‘ og ‘ Síðasta ár ‘
• Hvaða opnunarnúmer birtist í bankaafstemmingu.

ATH: Ef ekki verður stofnuð opnun á nýju ári og samt er valið reitinn Yfirstandandi ár, á nýju ári, þá birtist engar ‘Opnanir’ í bankaafstemmingu og ‘Samtölu’ dálkurinn mun ekki stemma.

Loka eldri tímabilum

Til að koma í veg fyrir að óvart sé bókað á gamla fjárhagsárið er mælt með að loka fyrra ári.

Velja hnappinn Breyta og breyta reitnum Staða tímabils, ár í ‘Lokað’. Þegar árið er sett á ‘Lokað’ er öllum tímabilum ársins álitin lokuð.

Ef aðeins á að loka ákveðnum mánuðum á fjárhagsárinu er hægt að smella á hnappinn Lokun tímabila í staðinn og velja svo læst í svæðinu Staða tímabils, mánuður fyrir mánuði. Í þennan reit er hægt að velja úr eftirfarandi:

Hvers vegna er staða tímabils bæði ár og mánuðir?

• Hægt er að stilla árið á ‘Opið’ en tímabilin sem ‘Ekki virkt’. Þannig er aðeins hægt að bóka færslur í tímabilunum ef færsla er bókuð frá og með dagsetningunni í dag eða áður.
• Hægt er að stilla árið á ‘Opið’, en fyrri tímabil á ‘Lokað’. Þannig er hægt að koma í veg fyrir bókun á lokuð VSK-tímabil.
• Hægt er að stilla árið á Lokað eða Læst, þannig að öll tímabil ársins eru lokuð eða læst, þannig að ekki þarf að loka eða læsa hverju tímabili eitt í einu.

Loka eldri tímabilum (valkvæmt)

Nokkrar tillögur að lokun eldri tímabila:

• Forðast skal að bóka á árið þegar afhent hefur verið til endurskoðanda/uppgjörsaðila: Ef búið er að afhenda endurskoðanda/bókara/uppgjörsaðila bókhaldið fyrir síðasta ár og er sniðugt að Loka fyrir færslur á eldra ár. Endurskoðandinn/bókari/uppgjörsaðili getur þurft að endurvinna uppgjör ef bókað er á það ár sem hann er búinn að gera upp. Það er ekkert verra fyrir uppgjörsaðilann en að það sé bókað á sama fjárhagsár sem er verið að gera uppgjör fyrir.
• Forðast skal að bóka á eldri tímabil: Þegar fjárhagsárinu hefur verið lokið er hægt að Loka eða Læsa því fjárhagsári þannig að ekki sé hægt að færa á það.
• Loka sama fjórðung síðasta árs: Ef á að hafa opið ár aftur í tímann er hægt að Loka eða Læsa sama fjórðungi síðasta árs við upphaf hvers ársfjórðungs.
• Loka árinu: Þegar fjárhagsárinu er lokið og búið að skila uppgjörum þarf að loka fyrir frekari færslur.

Mörg opin fjárhagsár

Að sjálfssögðu er hægt að bóka nýtt ár á meðan þú klárar síðasta ár. Hægt er að vinna samtímis í mörgum fjárhagsárum Í byrjun janúar er hægt að skrifað út reikninga á nýtt fjárhagsár þó enn eigi eftir að færa kostanaðarreikninga á fyrra ár.

Endurskoðandinn eða bókarinn geta þannig unnið í fyrra ári á sama tíma og unnið er á nýja árinu.

Lokafærslur

Þegar endurskoðandi eða bókari hefur lokið við ársuppgjör og þarf að færa lokafærslur í gegnum færslubók eins og önnur fylgiskjöl.

Bóka lokafærslur í dagbók, sjá leiðbeiningar. Mælt er með því að herma færslubókina með lokafærslunum til að tryggja að allt stemmi við uppgjörið frá endurskoðandanum.

Lesa meira um útprentun á stöðu hér.

Eyða gömlum fjárhagsárum

Ef þú vilt eyða gömlu fjárhagsári verður þú að gera eins og lýst er hér að neðan.

Útgáfa-90 Ath! Ef það eru opnar færslur á viðskiptavininum og lánardrottinum birtast skilaboðin „Ekki er hægt að eyða árinu. Það eru opin færslur á viðskiptavini eða lánardrottni á þessu fjárhagsári“, þannig að viðskiptavina- og lánardrottnafærslur verða að jafna út áður en gömlu fjárhagsári er eytt.

Innheimt er viðbótarleyfi ef meira en 11 ára bókhaldsgögn eru geymd í Uniconta. Því er mælt með því reglulega að hreinsa upp gömul fjárhagssár.

• Velja Fjárhagur/Viðhald/Fjárhagsár
• Staðsetja bendilinn í elsta árinu og smella á Eyða fjárhagsári
  í tækjaslánni. ATH! Aðeins er hægt að eyða einu fjárhagsári í einu. Fyrst þarf að eyða elsta árinu og aðeins er hægt að eyða bókhaldi sem er eldri en sjö ára, nema árið sé eytt innan 15 daga frá umbreytingu.
• Rita orðið „Eyða“ og smella á Í lagi
• Fjárhagsári er núna eytt.
• Endurtaktu ofangreind atriði ef það á eftir að eyða fleiri árum.

Þegar elsta fjárhagsárinu er eytt er fjárhags-, viðskiptavina- og lánardrottnafærslum á þessu fjárhagsári einnig eytt. Opnunarfærslur eru búnar til sjálfkrafa þannig að stöður bæði í Fjárhag, Viðskiptavinum og Lánardrottnum eru enn þær sömu þótt færslum sé eytt. Hins vegar er reikningum ekki eytt og því er enn hægt að sjá þá í reikningadagbókinni.
Ef þú vilt líka hreinsa upp reikningana er mælt með því að keyra GDPR hreinsun á viðskiptavini/lánardrottna. Lesa meira um það í þessari grein hér.

Ef þú notar eignaeininguna og hefur bókað eignafærslu á fjárhagsárinu sem er eytt, þá eru þessar færslur færðar í eignaopnunarfærslurnar. Það er þá aðeins hægt að skoða þessar færslur undir hnappnum Opnunarfærslur á eigninni.
Þannig er enn hægt að sjá hvenær eignin var aflað og þess háttar. Lesa meira um opnunarfærslur á eign hér.

Lýsing á tækjaslá Fjárhagsárs

Breyta upphafs-og lokadagsetningu fjárhagsárs

Þar sem Uniconta endurheimtir sjálfkrafa opnunarfærslur er auðvelt að breyta upphafs-og lokadagsetningu fjárhagsárs, jafnvel eftir að upphaf hefur verið bókað og myndað.

Fara í Fjárhagur/Viðhald/Fjárhagsár og velja Breyta.

Tímabilstaðan fyrir ár og mánuði verður að vera ‘Opið’ áður en dagsetningum nýja fjárhagsársins er breytt. Slá inn nýja frá og til dagsetningar og smella Vista.

Uniconta mun stofna nýjar opnunarfærslur og eyða þeim gömlu sjálfkrafa.

Upphafsstaða á bókhaldslyklinum

Valið er ákveðna lykla í bókhaldslyklunum fyrir stöðu í upphafi árs Þegar keyrðar eru Opnunarfærslur flyst staða af skilgreindum lyklum yfir á þann lykil sem valinn var fyrir upphafsstöðu. Þetta þýðir að sjálfkrafa mun opnunarstaðan flytjast frá einum lykli til annars fyrir keyrslu opnunarfærslna. Þannig flytjast stöður af tilgreindum lyklum yfir á aðra lykla þegar þú keyrir Opnunarfærslur og þú þarft ekki að handfæra stöður af VSK lyklum, birgðum o.s.frv.

Að neðan sjáum við lykla undir Áhöld, tæki og hugbúnaður þar sem staða á lykli 7320 Breyting á árinu flyst yfir á lykil 7310 sem upphafsstaða. Breytingar á árinu eiga ekki að færast á milli ára og þess vegna nettum við þann reikning út í hvert skipti sem við opnun nýtt. Því þarf að hreinsa þessa lykla í upphafi hvers árs og millifæra á reikning 7310.

Staðan á lykli 7340 Afskrift ársins flyst sem opnunarstaða næsta árs lykil 7330 Afskriftir upphafsstaða þegar opnunarfærslur eru keyrðar.

Villuboð fyrir fjárhagsár

Villuboð í færslubók – „Fjárhagsári er ekki til“

Ef upp kemur villan „Villa: Fjárhagssár er ekki til“ er verið að reyna að bóka á ár sem er ekki til. Breyta dagsetningunni í færslubókinni eða stofna fjárhagsárið sem vantar.

Villuboð í færslubók „Dagsetningin er ekki í opnum mánuði“

Ef upp kemur villuboð „Villa: dagsetningin er ekki í opnum mánuði“ þá er verið að reyna að bóka fyrir tímabil sem er annað hvort „Ekki virkt“, „Lokað“ eða „Læst“. Breyta dagsetningunni í færslubókinni í annað eða opna núverandi tímabil undir Fjárhagur/VIðhald/Fjárhagsár. Ef það þarf að bóka í framtíðinni, skal breyta stöðunni úr „Ekki virkt“ í „Opið“

Villuboð í færslubók „Fjárhagstímabili“ er ekki opið „

Ef upp kemur villuboð „Villa: Fjárhagstímabil er ekki opið“ þá er verið að reyna að bóka fyrir tímabil sem er annaðhvort „Læst“ eða „Lokað“. Breyta dagsetningunni í færslubókinni í annað eða opna núverandi tímabil undir Fjárhagur/VIðhald/Fjárhagsár. Ef það þarf að bóka í framtíðinni, skal breyta stöðunni úr „Ekki virkt“ í „Opið“