Hvað á að gera í árslok
Það eru ekki mikið sem þarf að gera í Uniconta í árslok:
- Stofna næsta fjárhagsár
- Upphafsstaða
- Val á yfirstandandi fjárhagsári
- Loka eldri tímabilum (ráðlagt)
Ekki er farið yfir afskriftir og afstemmingar hér en aftast í leiðbeiningunum eru góð ráð um hvernig Uniconta léttir þér verkin:
- Mörg opin fjárhagsár
- Lokafærslur
- Skoða hermdar stöður
- Upphafsstaða á bókhaldslyklinum
- Prenta út stöður
Stofna næsta fjárhagsár
Áður en upphafsstöður eru keyrðar þarf að stofna nýtt fjárhagsár ef það hefur ekki verið gert. Nýtt fjárhagsár eru stofnað undir Fjárhagur/Viðhald/Fjárhagsár. Velja skal Bæta við fjárhagsár. Reitirnir Frá dagsetningu og Til dagsetningar eru valdir með fyrsta og síðasta degi fyrir næsta fjárhagsár (12 mánuði). Gátmerki er sett í reitinn Yfirstandandi ár og smella á Vista til að stofna árið.
Hinum svæðunum er lýst í köflunum hér á eftir.
Upphafsstaða
Lykill fyrir flutning á rekstarniðurstöðu ársins.
Áður en hægt er að mynda Opnunarfærslur verður að skilgreina bókhaldslykilinn sem á að flytja rekstrarniðurstöðu fyrir árið. Ef notað er sérsniðinn bókhaldslykil þarf að tengja kerfislykillinn “Lykill rekstrarniðurstöðu” við þann lykil sem niðurstaða ársins á að færast á.
Rekstrarniðurstaða ársins er að jafnaði færð í efnahagsreikning á óráðstafað eigið fé:
Opnunarstöður
Í Fjárhagur/Viðhald/Fjárhagsár, er smellt á Keyra opnunarfærslur til að keyra upphafsstöður næsta fjárhagsárs.
Í reitunum Staða (Texti) og Óráðstafað eigið fé (Texti) er hægt að færa inn textann sem á að birtast á opnunarfærslunum, á efnahagslyklum og á lyklinum sem rekstrarniðurstaðan ársins er flutt á.
Í reitunum Fylgiskjalsnúmer og Númeraraðir er annaðhvort hægt að velja fylgiskjalsnúmerið sem opnunarfærslurnar eiga að vera bókaðar með, eða númeraröðina sem á að sjálfkrafa að sækja númer.
Ekki þarf að fylla út í þessa reiti til að mynda Opnunarfærslur.
Ef reitirnir eru ekki fylltir út eru opnunarfærslurnar bókaðar með fylgiskjalsnr. 0 og sjálfmyndaður texti.
Dæmi um fyllt svæði:
Þegar opnunarfærslur myndast er rekstrarreikningurinn núllstilltur og rekstrarniðurstaða ársins færist á kerfislykilinn “Lykill rekstrarniðurstöðu” auk þess sem lokastaða síðasta ár á efnahagslyklum færist sem opnunarstöður nýja ársins. Ef færa á upphafsstöðu efnahagslykils yfir á annan efnahagslykil eins og t.d. ‘Áhöld og tæki – Breyting á árinu’ til ‘Áhöld og tæki – Upphafsstaða’, Lesa um Upphafsstöðu bókhaldslykla hér að neðan.
Góður punktur! Þegar opnunarfærslur fjárhagsárs er gerðar í fyrsta sinn, munu nýjar opnunarfærslur myndast sjálfkrafa ef bókað er á gamlársdag. Ath! Þegar opnunarfærslur hafa verið keyrðar einu sinni keyrast þær sjálfkrafa í hvert skipti sem þú bókar á eldra ár. Þú þarft því ekki að muna eftir því að keyra þær aftur í hvert skipti sem þú bókar á eldra ár t.d. ef bókaðar eru færslur frá uppgjörsaðila. Kerfið mun sjá um það.
ATH! Ef breytingar hafa verið gerðar sem krefjast nýrrar opnunarstöðu, verður að endurreikna opnunarstöður. Þetta er gert einfaldlega með því að fara í annað elsta reikningsár og ‘Keyra opnunarfærslur’. Uniconta mun nú endurreikna núverandi upphafsstöður sem og upphaf allra síðari ára!
Víddir! Ef keyrt er með víddum myndast sjálfkrafa opnun á hverja samsetningu af víddum fyrirtækisins. Þetta á ekki við um allar lyklagerðir. T.d. eru Upphafsfærslur ekki stofnaðar á gengismunalyklum, á rekstrarniðurstöðu ársins og á bankalyklum. Hægt er að sjá víddir í opnunarlistanum með því að sækja víddarsvæðin (ALT + A). Lesa meira um notaðar víddir á bókhaldslyklum hér. Lesa meira um uppsetningu vídda hér.
Magn! Ef ‘Magn’ er virkt, er það reiknað í upphafi stöðureiknings fyrir magn.
Sjá opnunarfærslur
Þá er hægt að sjá opnunarfærslur undir Opnunarfærslur í tækjaslánni og verða þær þá einnig innifaldar í ýmsum útprentunum, eins og t.d. bankayfirliti.
Hægt er að prenta opnunarstöðu undir Fjárhagur/Skýrslur/Hreyfingayfirlit. Lesa meira hér.
Val á yfirstandandi fjárhagsári
Eftir að nýtt fjárhagsár hefur verið stofnað og opnunarfærslur stofnaðar skal ganga úr skugga um að nýja fjárhagsárið sé með gátmerki í reitnum Yfirstandandi ár og að aðeins eitt fjárhagsár hafi þetta gátmerki. Velja skal Breyta til að breyta þessu svæði.
Reiturinn Yfirstandandi ár ákvarðar:
- Hvaða tölur birtast á bókhaldslyklum í dálkunum ‘ núverandi ár ‘ og ‘ Síðasta ár ‘
- Hvaða opnunarnúmer birtist í bankaafstemmingu.
ATH: Ef ekki verður stofnuð opnun á nýju ári og samt er valið reitinn Yfirstandandi ár, á nýju ári, þá birtist engar ‘Opnanir’ í bankaafstemmingu og ‘Samtölu’ dálkurinn mun ekki stemma.
Loka eldri tímabilum
Til að koma í veg fyrir að óvart sé bókað á gamla fjárhagsárið er mælt með að loka fyrra ári.
Velja hnappinn Breyta og breyta reitnum Staða tímabils, ár í ‘Lokað’. Þegar árið er sett á ‘Lokað’ er öllum tímabilum ársins álitin lokuð.
Ef aðeins á að loka ákveðnum mánuðum á fjárhagsárinu er hægt að smella á Lokun tímabila í staðinn og velja svo læst í svæðinu Staða tímabils, mánuður fyrir mánuði. Í þennan reit er hægt að velja úr eftirfarandi:
| Staða tímabils (lokað) ár og mánuðir | |
| Ekki virkt | Ekki virkt, en ef færsla er stofnuð í dag, eða áður verður færslan samþykkt. Tímabil hafa þenna valmöguleika sjálfgefið. |
| Opna | Opnað fyrir bókun |
| Lokað | Lokað fyrir bókun en hægt er að breyta stöðu ársins/tímabilsins. |
| Læst | Alveg læst fyrir bókanir og ekki er hægt að breyta stöðu ársins/tímabilsins á öllum. ATH! Læst tímabil er aðeins hægt að enduropna með Uniconta hjálp. |
Hvers vegna er staða tímabils bæði ár og mánuðir?
- Hægt er að stilla árið á ‘Opið’ en tímabilin sem ‘Ekki virkt’. Þannig er aðeins hægt að bóka færslur í tímabilunum ef færsla er bókuð frá og með dagsetningunni í dag eða áður.
- Hægt er að stilla árið á ‘Opið’, en fyrri tímabil á ‘Lokað’. Þannig er hægt að koma í veg fyrir bókun á lokuð VSK-tímabil.
- Hægt er að stilla árið á Lokað eða Læst, þannig að öll tímabil ársins eru lokuð eða læst, þannig að ekki þarf að loka eða læsa hverju tímabili eitt í einu.
Loka eldri tímabilum (valkvæmt)
Nokkrar tillögur að lokun eldri tímabila:
- Forðast skal að bóka á árið þegar afhent hefur verið til uppgjörsaðila: Ef búið er að afhenda uppgjörsaðila bókhaldið fyrir síðasta ár er sniðugt að Loka fyrir færslur á eldra ár. Uppgjörsaðilinn getur þurft að endurvinna uppgjör ef bókað er á það ár sem hann er búinn að gera upp. Það er ekkert verra fyrir uppgjörsaðilann en að bóka á sama fjárhagsár sem er verið að gera uppgjör fyrir.
- Forðast skal að bóka á eldri tímabil: Þegar fjárhagsárinu hefur verið lokið er hægt að Loka eða Læsa því fjárhagsári þannig að ekki sé hægt að færa á það.
- Loka sama fjórðung síðasta árs: Ef á að hafa opið ár aftur í tímann er hægt að Loka eða Læsa sama fjórðungi síðasta árs við upphaf hvers ársfjórðungs.
- Loka árinu: Þegar fjárhagsárinu er lokið og búið að skila uppgjörum þarf að loka fyrir frekari færslur.
Mörg opin fjárhagsár
Að sjálfssögðu er hægt að bóka nýtt ár á meðan þú klárar síðasta ár. Hægt er að vinna samtímis í mörgum fjárhagsárum Í byrjun janúar er hægt að skrifað út reikninga á nýtt fjárhagsár þó enn eigi eftir að færa kostnaðarreikninga á fyrra ár.
Uppgjörsaðilinn eða bókarinn geta þannig unnið í fyrra ári á sama tíma og unnið er á nýja árinu.
Lokafærslur
Þegar uppgjörsaðili eða bókari hefur lokið við ársuppgjör þarf að færa lokafærslur í gegnum færslubók eins og önnur fylgiskjöl.
Bóka lokafærslur í dagbók, sjá leiðbeiningar. Mælt er með því að herma færslubókina með lokafærslunum til að tryggja að allt stemmi við uppgjörið frá uppgjörsaðilanum.
Lesa meira um útprentun á stöðu hér.
Lýsing á tækjaslá Fjárhagsárs
| Valmynd | Lýsing |
| Bæta við fjárhagsár | Gerir kleift að stofna nýtt fjárhagsár. |
| Breyta | Breytir stofnuðu fjárhagsári. T.d. er hægt að breyta yfirstandandi ári, hvort tímabilið sé opið eða lokað og svo og breyting á upphafs- og lokadagsetningum fjárhagsárs. Lesa meira um þetta hér fyrir neðan. Ath! Aðeins er hægt að eyða fjárhagsárum sem eru eldri en 7 ára og aðeins ef engar færslur eru á fjárhagsárinu. |
| Lokun tímabila | Breyting á mánaðarlegri stöðu tímabila |
| Villuleita stöður tímabila | Ef samtölutaflan kannar samtölur GLTransSum (bókhaldslykils) ætti samtölutaflan að tilkynna um villur, verður endurútreikningur tímabilsins keyrður sjálfkrafa. |
| Endurreikna stöður tímabila | Uppfæra samtölutöflu GLTransSum (samtölur bókhaldslykils) Þessi hnappur er aðeins sýnilegur endursöluaðilum. |
| Eyða fjárhagsári | Einungis er hægt að eyða fyrirtæki sem er meira en sjö ára gamalt, sem og innan 15 daga frá umreikningi. Hægt er að eyða elsta árinu fyrst. Útgáfa-88 Athugið! Þegar elsta fjárhagsárinu er eytt er fjárhags-, viðskiptavina- og lánardrottnafærslum á þessu fjárhagsári einnig eytt. Opnunarfærslur eru búnar til sjálfkrafa þannig að stöður bæði í Fjárhag, Viðskiptavinum og Lánardrottnum eru enn þær sömu þótt færslum sé eytt. |
| Keyra opnunarfærslur | Velja þetta til að keyra opnunarfærslur. Lesa meira hér að ofan. |
| Fjarlægja opnunarfærslur | Ef opnunarfærslum er eytt verða nýjar opnunarfærslur ekki lengur sjálfkrafa stofnaðar við bókun á gamlársdag. Nýjar opnunarfærslur geta alltaf verið stofnaðar aftur, þannig að þær stofnist sjálfkrafa. Ef byrjað er á elsta ári fyrst mun Uniconta endurreikna núverandi upphaf sem og á öllum síðari árum. |
| Opnunarfærslur | Hér má sjá opnunarfærslurnar. |
Breyta upphafs-og lokadagsetningu fjárhagsárs
Þar sem Uniconta endurheimtir sjálfkrafa opnunarfærslur er auðvelt að breyta upphafs-og lokadagsetningu fjárhagsárs, jafnvel eftir að upphaf hefur verið bókað og myndað.
Fara í Fjárhagur/Viðhald/Fjárhagsár og velja Breyta.
Tímabilsstaðan fyrir ár og mánuði verður að vera ‘Opið’ áður en dagsetningum nýja fjárhagsársins er breytt. Slá inn nýjar frá og til dagsetningar og smella Vista.
Uniconta mun stofna nýjar opnunarfærslur og eyða þeim gömlu sjálfkrafa.
Upphafsstaða á bókhaldslyklinum
Valið er ákveðna lykla í bókhaldslyklunum fyrir stöðu í upphafi árs Þegar keyrðar eru Opnunarfærslur flyst staða af skilgreindum lyklum yfir á þann lykil sem valinn var fyrir upphafsstöðu. Þetta þýðir að sjálfkrafa mun opnunarstaðan flytjast frá einum lykli til annars við keyrslu opnunarfærslna. Þannig flytjast stöður af tilgreindum lyklum yfir á aðra lykla þegar þú keyrir Opnunarfærslur og þú þarft ekki að handfæra stöður af VSK lyklum, birgðum o.s.frv.
Að neðan sjáum við lykla undir Áhöld og tæki þar sem staða á lykli 7320 Breyting á árinu flyst yfir á lykil 7310 sem upphafsstaða. Breytingar á árinu eiga ekki að færast á milli ára og þess vegna nettum við þann lykil út í hvert skipti sem við opnun nýtt. Því þarf að hreinsa þessa lykla í upphafi hvers árs og millifæra á reikning 7310.
Staðan á lykli 7340 Afskrift ársins flyst sem opnunarstaða næsta árs lykil 7330 Afskriftir upphafsstaða þegar opnunarfærslur eru keyrðar.
Villuboð fyrir fjárhagsár
Villuboð í færslubók – „Stofna þarf Fjárhagsár“
Ef upp kemur villan „Villa: Stofna þarf Fjárhagsár“ er verið að reyna að bóka á ár sem er ekki til. Breyta dagsetningunni í færslubókinni eða stofna fjárhagsárið sem vantar.
Villuboð í færslubók „Dagsetningin er ekki í opnum mánuði“
Ef upp kemur villuboð „Villa: Dagsetningin er ekki í opnum mánuði“ þá er verið að reyna að bóka fyrir tímabil sem er annað hvort „Ekki virkt“, „Lokað“ eða „Læst“. Breyta dagsetningunni í færslubókinni í annað eða opna núverandi tímabil undir Fjárhagur/Viðhald/Fjárhagsár. Ef það þarf að bóka í framtíðinni, skal breyta stöðunni úr „Ekki virkt“ í „Opið“
Villuboð í færslubók “ Villa: Fjárhagstímabil er ekki opið „
Ef upp kemur villuboð „Villa: Fjárhagstímabil er ekki opið“ þá er verið að reyna að bóka fyrir tímabil sem er annaðhvort „Læst“ eða „Lokað“. Breyta dagsetningunni í færslubókinni í annað eða opna núverandi tímabil undir Fjárhagur/Viðhald/Fjárhagsár. Ef það þarf að bóka í framtíðinni, skal breyta stöðunni úr „Ekki virkt“ í „Opið“
