Dagbækurnar, einnig kallaðar færslubækurnar, er að finna undir Fjárhagur/Dagbækur
Uppsetning dagbóka
Í Uniconta er hægt að setja upp eins margar dagbækur og þarf til og hver dagbók getur haft sína eigin uppsetningu.
Sjá greinina uppsetning dagbóka
Mælt er með að setja upp nokkrar dagbækur að lágmarki eins og; (Lesa meira um okkar Ráðleggingar)
- Almenn dagbók
- Banki
- Mánaðarlegar færslur
- Viðskiptavinur
- Lánardrottinn
Snið dagbókar
Með snið dagbókar er átt við röð reita í færslubók og hvaða reitir eru sýndir.
Sniðið í færslubókinni er hægt að breyta og vista í gegnum snið. Ef nauðsyn krefur er hægt að fara í Leiðbeiningar um Uniconta:
Muna að sniðið er yfirleitt vistað í hverri færslubók og á hvern notanda og hægt er að nota það á milli fyrirtækja. Ef að notandi sem er með fleiri en eitt fyrirtæki notar dagbækur með sama nafni í mörgum fyrirtækjum erfist sniðið á milli fyrirtækja.
Dagbókarlínur
Raunveruleg færsla fylgiskjala og bókun þeirra fer fram í dagbókarlínunum.
Þess vegna skal velja Fjárhagur/Dagbækur og tvísmella á viðeigandi færslubók til að opna dagbókarlínurnar. Einnig er hægt að smella á Dagbókarlínur í tækjaslánni.
Það er hægt að framkvæma færslur á einstakar línur, þar sem bæði bókhaldslykill og mótlykill er fylltur út. Hér með fer skjalið sjálfkrafa í 0 og hægt er að bóka það.
Einnig er hægt að skipta fylgiskjali yfir margar færslubókarlínur, þá verður staðan yfir nokkrar línur að verða núll. Stöðuna í færslubókinni má sjá í tækjaslánni og einnig er hægt að setja inn reitinn Samtala sem sýnir stöðu hverrar línu í færslubókinni.
ATH: Ef eyða á öllum dagbókum með færslum, er það gert í fjárhagur/dagbækur á núverandi dagbók og notaðu hnappinn „Eyða dagbókarfærslum“
Uppsetning og bókun í færslubókum.
Lýsing á hnöppum í tækjaslá
Hnappur | Lýsing |
Bæta við dagbók | Þessi hnappur er notaður þegar þú vilt stofna nýja dagbók. Aðeins þarf að hafa eina dagbók þar sem allar tegundir fylgiskjala má setja í sömu dagbók. En það er hægt að stofna fleiri dagbækur ef t.d. eru nokkrir bókarar sem vilja færa fylgiskjöl inn í dagbækur samtímis, eða ef óskað er eftir mismunandi fylgiskjalsnúmerum eftir dagbókum o.s.frv. |
Setja upp dagbók | Þessi hnappur er valinn ef breyta á uppsetningu dagbókar. Lesa meira um uppsetningu dagbókanna hér. |
Endurnýja | Veldu þennan hnapp ef þú eða annar notandi hefur breytt uppsetningu dagbókanna á meðan þú hefur haft þessa skjámynd opna. Þegar hnappurinn er valinn eru upplýsingar uppfærðar með því sem er vistað á þjóninum. |
Snið | Undir þessum hnappi er hægt að breyta sniði skjámyndar fyrir dagbækurnar. Lesa meira um snið hér. |
Dagbókarlínur | Veldu þennan hnapp, tvísmelltu á dagbókina eða ýttu á Alt+L til að fara í dagbókarlínur. |
Bókaðar dagbækur | Með því að velja þennan hnapp ferðu í skjalasafnið með bókuðum dagbókum og þú munt sjá þær færslubækur sem áður voru bókaðar í núverandi dagbók. |
Para fylgiskjal og dagbókarlínu | Veldu þennan hnapp ef þú vilt tengja nokkrar mismunandi línur í dagbókinni með nokkrum mismunandi stafrænum fylgiskjölum frá innhólfinu. |
Flytja inn hreyfingayfirlit banka | Veldu þennan hnapp ef þú vilt hlaða bankaskrá fyrir valda dagbók. Lesa meira um þennan eiginleika hér. |
Flytja inn skrá | Veldu þennan hnapp ef þú vilt hlaða gögnum í valda dagbók með því að nota fyrirfram skilgreinda skráaruppsetningu. Athugið! Ef það er skrá með bankafærslum sem þú vilt flytja inn, þá er mælt með því að nota hnappinn Flytja inn hreyfingayfirlit banka í staðinn. |
Sækja úr ljóslestri | |
Eyða dagbókarfærslum | Veldu þennan hnapp ef þú vilt eyða öllum færslum sem færðar eru inn í valda dagbók. |
Flytja dagbókarlínur | |
Fastur texti | Undir föstum textum er hægt að búa til fasta texta fyrir dagbók. Nánar má lesa um fasta texta undir lýsingu á reitnum með sama nafni hér. |
Sjálfgefnir mótlyklar | Undir sjálfgefnum mótlyklum er hægt að stofna staðlaðar færslur. Bættu við aukalínum með hnappinum Bæta við færslu og gerðu skilgreiningu á því á hvaða lykil ætti að bóka þegar núverandi sjálfgefna uppsetning mótlykils er notuð. Ef þú vilt vista mismunandi sjálfgefna uppsetningar mótlykils er mælt með því að þú veljir hnappinn Sjálfgefnir mótlyklar undir Fjárhagur/Dagbækur. Frá þessari skjámynd muntu geta valið hnappinn Bæta við (á miðjum skjánum) og gefðu nýju föstu sjálfgefna mótlykils-uppsetningunni þínu nafn, t.d. Greiðsla. Þú velur svo þetta nafn í reitnum Sjálfgefinn mótlykill vinstra megin við hnappinn Bæta við og bætir svo við línunum með því að nota hnappinn Bæta við færslu í tækjaslánni. Athugið! Hægt er að vista staðlaðar mótlykils-uppsetningar bæði með og án upphæða og það er af og til hægt að bæta við viðbótarlínum, eyða línum, vaxtaupphæðum o.s.frv. Þessar breytingar verða ekki vistaðar í sjálfgefnu uppsetningu mótlykils þíns, heldur eiga þær aðeins við í þetta eina skipti. Ef um er að ræða breytingu sem á líka að vera svona í framtíðinni þá þarf að gera breytinguna í staðinn undir hnappinum Sjálfgefnir mótlyklar undir Fjárhagur/Dagbækur. |
Færslubreytingaskrá | Með því að velja þennan hnapp birtist yfirlit yfir þær breytingar sem gerðar hafa verið á færslum á þessari dagbók. Samantektarlisti yfir allar breytingar er að finna undir Fjárhagur/Árslokavinnslur/Færslubreytingaskrá. |
Allir reitir | Hér má sjá alla mögulega reiti og innihald þeirra fyrir núverandi dagbók. |
Lýsing á reitum í dagbókarlínum
Eftirfarandi lýsir völdum reitum í færslubók:
Heiti reits | Lýsing |
Fylgiskjal | Reiturinn Fylgiskjal birtist ekki í dagbókinni minni Reiturinn Fylgiskjal birtist aðeins í dagbókinni ef þú hefur undir hnappnum Setja upp dagbók í Fjárhagur/Dagbækur fjarlægt gátmerkið í reitnum Úthlutun fylgiskjalsnúmers við bókun í núverandi færslubók.Reiturinn Fylgiskjal birtist en er ekki sjálfkrafa fyllt út með fylgiskjalsnúmeri Ef þú hefur fyllt út reitinn Númeraröð í uppsetningu dagbókar, eins og sýnt er í dæminu hér að neðan, þá birtist reiturinn Fylgiskjals í dagbókunum, og reiturinn Fylgiskjal fyllist sjálfkrafa með næsta númeri úr valdri númeraröð. ÁBENDING! Ef þú notar þessa uppsetningu og eyðir innskeytri línu í dagbók verður „gat“ í fylgiskjalsnúmeraröðinni þinni. Hins vegar, með því að velja smella á Aðgerðir/Endurtölusetja fylgiskjöl í tækjaslá dagbókarlína, er hægt að láta kerfið endurnúmera fylgiskjöl í dagbókinni þannig að ekki verði eyða í númeraröðinni. ![]() Ef þú hefur fyllt út númeraraðarreitina í uppsetningu dagbókanna, eins og sýnt er í dæminu hér að neðan, þá birtist reiturinn Fylgiskjal í dagbókunum en reiturinn Fylgiskjal fyllist ekki út sjálfkrafa heldur þarf að fylla út handvirkt í staðinn.Góður punktur! Ef þú notar þessa uppsetningu og slærð inn fylgiskjalsnúmeri í fyrstu línu dagbókar geturðu, með því að velja hnappinn Aðgerðir/Endurtölusetja fylgiskjöl, látið kerfið úthluta fylgiskjalsnúmerum sjálfkrafa á aðrar línur í dagbókinni. |
Fastur texti | Í reitnum Fastur texti er hægt að velja texta af lista yfir Fasta texta. Þessum fasta texta er líka hægt að úthluta númeri þannig að þú getur einfaldlega slegið inn númer fyrir tiltekinn texta og þá fyllast út reitirnir Fastur texti og Texti með textanum sem tengist þessu númeri. Færslurnar sem bókaðar eru í færslubókina eru vistaðar með texta sem er sambland af innihaldinu í reitunum Fastur texti og Texti. Það getur því verið hagstætt að færa inn númer fasta textans í reitinn Texti í staðinn þannig að textinn sé aðeins notaður einu sinni. Í því tilfelli geturðu einfaldlega fjarlægt reitinn Fastur texti úr færslubókinni. Einnig er hægt að tengja föstu textana við bókunaruppsetninguna, þannig að Gerð lykils, Lykill, Gerð mótlykils og Mótlykill eru sjálfkrafa fylltir út þegar númer fasta textans er fært inn og/eða fasti textinn valinn. Föstu textarnir eru stofnaðir og þeim viðhaldið undir Fjárhagur/Dagbækur og smellt á Fasttextar í tækjaslánni.
Í stað þess að slá inn fastan texta er valinn sá texti sem er óskað og þar með möguleg bókunarregla valin í dagbókinni „Fastur texti“. Nota skal „Fastur texti“ til að nefna sjálfgefnar stillingar fyrir fastan texta. |
Mótlykill | Ef tekjulykill hefur verið tilgreindur fyrir viðskiptavin eða gjaldalykill fyrir lánardrottinn eru þeir notaðir í dagbókinni sem tillaga að mótlykli. Þessi mótlykill er ekki settur inn fyrr en slegið er inn tákn upphæðar. Þú vilt ekki nota þessa tillögu ef um greiðslu er að ræða. Lesa meira um viðskiptavin hér og um lánardrottinn hér. |
Lotun, Lotunardagsetning frá og Lotunardagsetning til | Þessi reitir í færslubókinni eru notaðir ef bóka á uppsöfnun og úthlutun. Lesa meira um þetta hér fyrir neðan. |
Víddir | Hægt er að sækja tilbúna víddarreiti í dagbók með því að nota ALT + F eða smella á Snið ef víddir hafa verið stofnaðar undir Fjárhagur/Viðhald/Víddir. Muna að víddir verða að vera stilltar á „Virkt“ í bókhaldslyklinum ef nota á vídd þegar bókað er á lykil. Lesa meira hér. Það er mögulegt að dreifa kostnaði yfir nokkrar víddir með úthlutunarsniðmát. Lesa meira um uppsetningu úthlutunar hér. |
Jafnanir | Í reitnum Jafnanir er sagt til um hvaða reikningur verður jafnaður með F8. Til dæmis, ef þú jafnar 2 reikninga, mun það segja [Reikningsnr1];[Reikningsnr2]. Einnig er hægt að færa inn reikningsnr. handvirkt, en aðeins eitt reikningsnr. í línuna, en eftir það er núverandi reikningur jafnaður við viðskiptavininn. |
Reikningur | Ef reikningsnúmer er fært inn í þennan reit þegar innborgun er bókuð frá viðskiptavini setur kerfið sjálfkrafa inn viðskiptavinalykilinn og upphæðina í línuna ef um reikningsnúmer er að ræða sem finnst í opnum viðskiptavinafærslum. Við bókun er jöfnun á opnum viðskiptavinafærslum. Ef lykilgerð = Lánardrottinn er valin og reikningsnúmer fært inn þegar greiðsla er bókuð til lánardrottins er lánardrottnalykillinn og upphæðin sjálfkrafa fyllt út í færslubókina ef númerið finnst undir opnum lánardrottnafærslum. Við bókun er jöfnun á opnum lánardrottnafærslum. |
Magn | Í Uniconta er mögulegt að bóka í magni. Lesa meira hér. Ef magn eru fært inn í færslubókina eru þær vistaðar fyrir fjárhagsfærslurnar og einnig fyrir verkið, ef verk er einnig tilgreint á línunni í færslubókinni. Athugið! Magn er aðeins vistað á færslunum ef þú hefur hakað í reitinn Nota ‘magn’ í dagbókum undir Fyrirtæki/Fyrirtækið mitt. |
Tilvísun | Hægt er að færa inn tilvísunarnúmer í dagbækur. Þetta númer verður vistað á bókuðum fjárhagsfærslum. |
Í bið | Hægt er einfaldlega að bóka nokkrar af færslunum í færslubók með því að velja línurnar sem ekki á að bóka í reitinn Í Bið. Ef reiturinn Í Bið birtist ekki í yfirlitinu er hægt að lesa hér hvernig reiturinn er settur inn. |
Samþykkt | Önnur leið til að koma í veg fyrir bókun línu er með því að haka við „dagbókarlina þarf samþykkt“ í uppsetningu dagbókar og síðan á hverja línu „samþykkt“ á þær sem þarf að bóka. |
Lýsing á tækjaslá í dagbókarlínum
Hér að neðan er lýst völdum hnöppum í tækjaslánni:
Hnappur | Lýsing |
Afturkalla eyðingu | Hægt er að endurheimta línu í færslubókinni með því að nota þennan hnapp. Athugið! Aðgerðin virkar aðeins þar til Vista er valið í tækjaslánni eða færslubókin er vistuð með öðrum hætti. |
Sniðmát | Lesa hér.. |
Villuleita dagbók | Með því að smella á Villuleita dagbók athugar Uniconta dagbókina eftir villum. Það gæti verið að dagsetning hafi verið valin fyrir lokað tímabil, að bókhaldslykill hafi verið valinn sem er lokaður, að færslubókin stemmir ekki í debet og kredit o.s.frv. |
Aðgerðir | Sjá lýsingu á atriðum undir hnappnum Aðgerðir hér. |
Mótlykill | Það er mögulegt að skipta dagbókarlínu í nokkrar línur. Þetta er gert með mótlykli í dagbókinni. Í stað þess að slá inn mótlykil er smellt á „Mótlykill“ í tækjaslánni og þar er hægt að bæta við bókunarreglu. Nota „Sjálfgefinn mótlykill“ til að nefna sjálfgefnar stillingar fyrir mótlykilinn. Veldu viðkomandi mótlykil með því að smella á fellivalmyndina í reitnum Sjálfgefinn mótlykill. Lesa meira um að slá inn „Sjálfgefinn mótlykill hér“ |
Bókun viðskiptavinar og lánardrottins
Innborgun
Hægt er að sjá lýsingu á því hvernig á að færa inn, jafna og bóka innborganir viðskiptavina hér.
Útborgun
Hægt er að bóka greiðslur til lánardrottna með því að fylla út reitinn Gerð lykils með lánardrottinn og í lykill er fyllt út með lánardrottni sem er greiddur.
Í reitnum Mótlykill skal velja lykilinn sem upphæðin er greidd frá, eins og bankalykli.
Ef þörf krefur skal smella á F8 til að tilgreina hvaða opnir lánardrottnareikningar eru greiddir. Í þessu tilfelli eru reitirnir Upphæð og Reikningur eða Jafnanir sjálfkrafa fylltir út , og opnar lánardrottnafærslur eru jafnaðar við bókun. Einnig er upphæð færð inn handvirkt, til dæmis í reitinn Debet.
Bókun innkaupa og sölu
Ef bóka á innkaup og sölu á viðskiptavini og lánardrottna er mælt með því að reiturinn Lykill sé fylltur út með innkaupa- eða sölulykli til að bóka innkaupin/söluna á. Í reitnum Gerð mótlykils er valið Viðskiptavin við sölu eða Lánardrottinn við innkaup og síðan er valinn sá viðskiptavinur/lánardrottinn sem á að bóka á í reitinn Mótlykill.
Í reitinn Reikningur er fært inn reikningsnúmerið.
Hafa skal í huga að VSK-uppsetningin ákvarðar hvort færa eigi upphæðina sem brúttó (með VSK) eða sem Nettó (án VSK) í færslubókina. Lesa meira hér.
Ef hak hefur verið sett við ‘Nota VSK kóða viðskiptavinar/lánardrottins’ við uppsetningu dagbókar þarf fyrst að færa inn fjárhagslykilinn og viðskiptavina/lánardrottna lykilinn sem mótlykil til að fá VSK kóðann frá viðskiptavin/lánardrottni en ekki VSK kóðann úr fjárhagslyklinum Lesa meira um uppsetningu dagbókar hér.
Bókun í erlendum gjaldmiðli
Í færslubókinni er hægt að bæta við dálkunum:
Debet (Gjaldmiðlar)
Kredit (Gjaldmiðlar)
Upphæð í gjaldmiðli
Gjaldmiðlar
Velja verður gjaldmiðil í reitnum Gjaldmiðill og færa gjaldmiðilsupphæðina inn í reitinn Upphæð (gjaldmiðlar) eða Debet (gjaldmiðill) eða Kredit (gjaldmiðill).
Kerfið breytir síðan gjaldmiðilsupphæðinni sjálfkrafa í bókhaldsgjaldmiðilinn og fyllir út reitina Debet, Kredit og/eða Upphæð.
Dæmi
Til dæmis: Velja „EUR“ og slá inn 100 í „Upphæð í gjaldmiðli“, og þá birtist 100 í dálkinn „Debet (Gjaldmiðlar)“ þ.e. EUR og ca. xxxxx í „Debet“ dálkinn – þ.e. ISK
Hermun
Hægt er að herma eftir bókun áður en bókað er með því að smella á Bóka dagbók og haka í reitinn Hermun.
Athugið! Færslur á gengismismunalyklinum eru ekki birtar við hermun.
Hengja við stafrænt fylgiskjal
Í færslubókarlínunum er hægt að tengja stafræn fylgiskjöl úr innhólfinu, flytja inn skrá eða ‘Droppa’ skrá með því að nota hnappinn ‘Stafræn fylgiskjal’. Aðeins er hægt að hengja eitt fylgiskjal við hverja bókunarlínu. Ef bæta á við fleiri skrám verða þær að vera sameinaðar í skrá fyrirfram. Þú getur gert þetta undir Fjárhagur/Stafræn fylgiskjöl (Innhólf) með smella á Sameina pdf skjöl eða Stofna umslag í tækjaslánni. Lestu meira um þessar aðgerðir hér og hér.
Ef um er að ræða heila færslubók með færslum sem á að tengja viðhengi við er mælt með því að smella á Para fylgiskjal og dagbókarlínu undir Fjárhagur/Dagbækur.
Staðlaðar færslubækur
Stöðluð færslubók er notuð ef sömu færslur á að bóka mánuð eftir mánuð. Mælt er með því að bókunardagsetningin sé stillt á [Dagsetningu dagsins] eða [Valin dagsetning]. Stöðluð færslubók hefur uppsetningu dagbókar þar sem ekki er hakað við ‘Eyða línum eftir bókun’.
Dagbók stemmir ekki
Ef færslubók stemmir ekki er ekki hægt að bóka hana og þegar færslubókin er villuleituð birtast villuboð.
Til að finna villuna er hægt að setja reitinn Samtala inn í færslubókina með því að smella á Snið/Breyta. Í reitnum kemur fram staða færslubókarinnar í hverri færslubókarlínu.
Dálkurinn er settur sjálfkrafa inn ef hermuð bókun er keyrð og samtalan er ekki 0.
Dæmi:
Bókaðar færslubækur og breyting á bókun
Þegar færslubók er bókuð er færsla sjálfkrafa mynduð á listanum Bókaðar dagbækur undir Fjárhagur/Skýrslur/Bókaðar dagbækur.
Í yfirlitinu með bókuðum dagbókum er hægt að sjá hvenær þær eru bókaðar og af hverjum o.s.frv.
Með því að smella á Bókaðar færslur er hægt að skoða færslurnar sem hafa verið bókaðar í núgildandi færslubók.
Ef eitthvað var bókað rangt, undir Bókaðar færslur , er hægt að velja hnappinn Færslur á fylgiskjali og velja síðan hnappinn Breyta færslu og leiðrétta bókuðu færsluna. Lestu meira um þessa breytimöguleika hér.
Ef þessir breytingavalkostir eru notaðir er hægt að skoða þá á færslubókarstigi með því að smella á Færslubreytingaskrár í tækjaslánni undir Fjárhagur/Skýrslur/Bókaðar dagbækur, en einnig er hægt að skoða í öllum færslubókum undir Fjárhagur/Árslokavinnslur/Færslubreytingaskrá.
Lotun (Uppsöfnun/úthlutun)
Það er mögulegt að setja upp uppsöfnun í dagbókinni.
Við skráningu er valið hvers konar Uppsöfnun er krafist. Þetta er gert undir reitnum [Úthlutanir].
Ef engin uppsetning er gerð fyrir [Lotun] er varðar tímabil, er hægt að setja [Lotunardagsetning (Frá)] og [Lotunardagsetning (Til)].
Uniconta mun sjálfkrafa reikna út uppsöfnunaratriðin. Niðurstöður er hægt að sjá undir [Bóka dagbók]. Setja hak í hermun. Þetta sýnir forprentun á færslunum sem Uniconta mun bóka.
Villuleita dagbók
Það er alltaf góð hugmynd að villuleita færslubókina áður en bókað er með því að smella á Villuleita dagbók.
Ef færslubókin eru ekki í lagi birtast villuboð þegar reynt er að bóka eða þegar færslubókin er villuleituð.
Villa: Samtalan verður að vera 0
Þessi villuboð birtast ef færslubókin stemmir ekki. Ef þörf krefur skal setja inn reitinn Samtala sem sýnir stöðu færslubókarinnar í hverri línu.
Virkni hnappa
Aðgerð | Lýsing |
Stofna greiðsluskrá | Ef notandinn vill stofna greiðsluskrá (krefst þess, meðal annars, að greiðslukenni sé útfyllt) skal gera það undir aðgerðir í færslubókinni. (Greiðsluauðkenni sem slegið er inn í dagbók er „hnekkt“ af sjálfgefna auðkenni lánardrottna.) Einnig er hægt að stofna greiðsluskrár undir Lánardrottinn/Skýrslur/Greiðslukerfi. Lesa meira um uppsetningu á greiðslum til lánardrottna hér. |
Víxla formerki | Snýr formerkjum á dagbókarfærslunum |
Endurtölusetja fylgiskjöl | Ef þú vilt endurtölusetja fylgiskjöl í dagbók skaltu gera það hér. Nánar má lesa um hvenær og fyrir hvað hægt er að nota endurtölusetja-aðgerðina undir lýsingu á Fylgiskjal í dagbókum hér að ofan. (tengill á svæðið er hér). Lesa meira um númeraröð fylgiskjala hér og um uppsetningu fylgiskjalsnúmera í uppsetningu færslubókarinnar hér. |
Úthluta texta | Hægt er að breyta texta í öllum birtum fylgiskjölum. NB! Þetta breytir öllum textum. |
Úthluta dagsetningu | Hægt er að breyta dagsetningum á öllum birtum fylgiskjölum. NB! Þetta breytir öllum dagsetningum. Hægt er að slá inn nákvæma dagsetningu eða bæta við fjölda daga við dagsetningu í dagbókinni. |
Úthluta núllstilla fjárhæð | Ef stöðluð færslubók er notuð er hægt að nota ‘Úthluta núllstilla upphæð’ þar sem nýjar upphæðir eru til staðar. |
Fjarlægja viðhengi | Viðhengi sem tengjast færslunum í línunni eru fjarlægð úr færslubókinni. Stafræn fylgiskjöl verða enn í Stafræn fylgiskjöl (Innhólf) |
Flokkun færslubókarlína.
Hægt er að flokka línum í dagbókinni en röðunin er ekki geymd við bókun og ef nýjum línum er bætt við þá verður þeim bætt við / settar inn í línunúmeraröð, sem er ekki endilega sú röð sem valin var til að sjá línurnar.
Ef þörf krefur skal setja inn reitinn Línunúmer svo hægt sé að breyta röðuninni sem á að vera eftir línunúmeri, setja inn viðbótarfylgiskjöl og breyta síðan röðuninni aftur í eitthvað annað.