Bókun dagbóka

Dagbækurnar, einnig kallaðar færslubækurnar, er að finna undir Fjárhagur/Dagbækur

Uppsetning dagbóka

Í Uniconta er hægt að setja upp eins margar dagbækur og þarf til og hver dagbók getur haft sína eigin uppsetningu.
Sjá greinina uppsetning dagbóka

Mælt er með að setja upp nokkrar dagbækur að lágmarki eins og; (Lesa meira um okkar Ráðleggingar)

• Almenn dagbók
• Banki
• Mánaðarlegar færslur
• Viðskiptavinur
• Lánardrottinn

Snið dagbókar

Með snið dagbókar er átt við röð reita í færslubók og hvaða reitir eru sýndir.
Sniðið í færslubókinni er hægt að breyta og vista í gegnum snið. Ef nauðsyn krefur er hægt að fara í Leiðbeiningar um Uniconta:
Muna að sniðið er yfirleitt vistað í hverri færslubók og á hvern notanda og hægt er að nota það á milli fyrirtækja. Ef að notandi sem er með fleiri en eitt fyrirtæki notar dagbækur með sama nafni í mörgum fyrirtækjum erfist sniðið á milli fyrirtækja.

Dagbókarlínur

Raunveruleg færsla fylgiskjala og bókun þeirra fer fram í dagbókarlínunum.
Þess vegna skal velja Fjárhagur/Dagbækur og tvísmella á viðeigandi færslubók til að opna dagbókarlínurnar. Einnig er hægt að smella á Dagbókarlínur í tækjaslánni.

Það er hægt að framkvæma færslur á einstakar línur, þar sem bæði bókhaldslykill og mótlykill er fylltur út. Hér með fer skjalið sjálfkrafa í 0 og hægt er að bóka það.
Einnig er hægt að skipta fylgiskjali yfir margar færslubókarlínur, þá verður staðan yfir nokkrar línur að verða núll. Stöðuna í færslubókinni má sjá í tækjaslánni og einnig er hægt að setja inn reitinn Samtala sem sýnir stöðu hverrar línu í færslubókinni.

ATH: Ef eyða á öllum dagbókum með færslum, er það gert í fjárhagur/dagbækur á núverandi dagbók og notaðu hnappinn „Eyða dagbókarfærslum“

Uppsetning og bókun í færslubókum.

Lýsing á hnöppum í tækjaslá

Lýsing á reitum í dagbókarlínum

Eftirfarandi lýsir völdum reitum í færslubók:

Heiti reits	Lýsing
Fylgiskjal	Reiturinn Fylgiskjal birtist ekki í dagbókinni minni Reiturinn Fylgiskjal birtist aðeins í dagbókinni ef þú hefur undir hnappnum Setja upp dagbók í Fjárhagur/Dagbækur fjarlægt gátmerkið í reitnum Úthlutun fylgiskjalsnúmers við bókun í núverandi færslubók.Reiturinn Fylgiskjal birtist en er ekki sjálfkrafa fyllt út með fylgiskjalsnúmeri ​​Ef þú hefur fyllt út reitinn Númeraröð í uppsetningu dagbókar, eins og sýnt er í dæminu hér að neðan, þá birtist reiturinn Fylgiskjals í dagbókunum, og reiturinn Fylgiskjal fyllist sjálfkrafa með næsta númeri úr valdri númeraröð. ÁBENDING! Ef þú notar þessa uppsetningu og eyðir innskeytri línu í dagbók verður „gat“ í fylgiskjalsnúmeraröðinni þinni. Hins vegar, með því að velja smella á Aðgerðir/Endurtölusetja fylgiskjöl í tækjaslá dagbókarlína, er hægt að láta kerfið endurnúmera fylgiskjöl í dagbókinni þannig að ekki verði eyða í númeraröðinni. Reiturinn Fylgiskjal birtist, en hann má ekki fylla út sjálfkrafa ​Ef þú hefur fyllt út númeraraðarreitina í uppsetningu dagbókanna, eins og sýnt er í dæminu hér að neðan, þá birtist reiturinn Fylgiskjal í dagbókunum en reiturinn Fylgiskjal fyllist ekki út sjálfkrafa heldur þarf að fylla út handvirkt í staðinn.Góður punktur! Ef þú notar þessa uppsetningu og slærð inn fylgiskjalsnúmeri í fyrstu línu dagbókar geturðu, með því að velja hnappinn Aðgerðir/Endurtölusetja fylgiskjöl, látið kerfið úthluta fylgiskjalsnúmerum sjálfkrafa á aðrar línur í dagbókinni.
Fastur texti	Í reitnum Fastur texti er hægt að velja texta af lista yfir Fasta texta. Þessum fasta texta er líka hægt að úthluta númeri þannig að þú getur einfaldlega slegið inn númer fyrir tiltekinn texta og þá fyllast út reitirnir Fastur texti og Texti með textanum sem tengist þessu númeri. Færslurnar sem bókaðar eru í færslubókina eru vistaðar með texta sem er sambland af innihaldinu í reitunum Fastur texti og Texti. Það getur því verið hagstætt að færa inn númer fasta textans í reitinn Texti í staðinn þannig að textinn sé aðeins notaður einu sinni. Í því tilfelli geturðu einfaldlega fjarlægt reitinn Fastur texti úr færslubókinni. Einnig er hægt að tengja föstu textana við bókunaruppsetninguna, þannig að Gerð lykils, Lykill, Gerð mótlykils og Mótlykill eru sjálfkrafa fylltir út þegar númer fasta textans er fært inn og/eða fasti textinn valinn. Föstu textarnir eru stofnaðir og þeim viðhaldið undir Fjárhagur/Dagbækur og smellt á Fasttextar í tækjaslánni.   Í stað þess að slá inn fastan texta er valinn sá texti sem er óskað og þar með möguleg bókunarregla valin í dagbókinni „Fastur texti“. Nota skal „Fastur texti“ til að nefna sjálfgefnar stillingar fyrir fastan texta.
Mótlykill	Ef tekjulykill hefur verið tilgreindur fyrir viðskiptavin eða gjaldalykill fyrir lánardrottinn eru þeir notaðir í dagbókinni sem tillaga að mótlykli. Þessi mótlykill er ekki settur inn fyrr en slegið er inn tákn upphæðar. Þú vilt ekki nota þessa tillögu ef um greiðslu er að ræða. Lesa meira um viðskiptavin hér og um lánardrottinn hér.
Lotun, Lotunardagsetning frá og Lotunardagsetning til	Þessi reitir í færslubókinni eru notaðir ef bóka á uppsöfnun og úthlutun. Lesa meira um þetta hér fyrir neðan.
Víddir	Hægt er að sækja tilbúna víddarreiti í dagbók með því að nota ALT + F eða smella á Snið ef víddir hafa verið stofnaðar undir Fjárhagur/Viðhald/Víddir. Muna að víddir verða að vera stilltar á „Virkt“ í bókhaldslyklinum ef nota á vídd þegar bókað er á lykil. Lesa meira hér. Það er mögulegt að dreifa kostnaði yfir nokkrar víddir með úthlutunarsniðmát. Lesa meira um uppsetningu úthlutunar hér.
Jafnanir	Í reitnum Jafnanir er sagt til um hvaða reikningur verður jafnaður með F8. Til dæmis, ef þú jafnar 2 reikninga, mun það segja [Reikningsnr1];[Reikningsnr2]. Einnig er hægt að færa inn reikningsnr. handvirkt, en aðeins eitt reikningsnr. í línuna, en eftir það er núverandi reikningur jafnaður við viðskiptavininn.
Reikningur	Ef reikningsnúmer er fært inn í þennan reit þegar innborgun er bókuð frá viðskiptavini setur kerfið sjálfkrafa inn viðskiptavinalykilinn og upphæðina í línuna ef um reikningsnúmer er að ræða sem finnst í opnum viðskiptavinafærslum. Við bókun er jöfnun á opnum viðskiptavinafærslum. Ef lykilgerð = Lánardrottinn er valin og reikningsnúmer fært inn þegar greiðsla er bókuð til lánardrottins er lánardrottnalykillinn og upphæðin sjálfkrafa fyllt út í færslubókina ef númerið finnst undir opnum lánardrottnafærslum. Við bókun er jöfnun á opnum lánardrottnafærslum.
Magn	Í Uniconta er mögulegt að bóka í magni. Lesa meira hér. Ef magn eru fært inn í færslubókina eru þær vistaðar fyrir fjárhagsfærslurnar og einnig fyrir verkið, ef verk er einnig tilgreint á línunni í færslubókinni. Athugið! Magn er aðeins vistað á færslunum ef þú hefur hakað í reitinn Nota ‘magn’ í dagbókum undir Fyrirtæki/Fyrirtækið mitt.
Tilvísun	Hægt er að færa inn tilvísunarnúmer í dagbækur. Þetta númer verður vistað á bókuðum fjárhagsfærslum.
Í bið	Hægt er einfaldlega að bóka nokkrar af færslunum í færslubók með því að velja línurnar sem ekki á að bóka í reitinn Í Bið. Ef reiturinn Í Bið birtist ekki í yfirlitinu er hægt að lesa hér hvernig reiturinn er settur inn.
Samþykkt	Önnur leið til að koma í veg fyrir bókun línu er með því að haka við „dagbókarlina þarf samþykkt“ í uppsetningu dagbókar og síðan á hverja línu „samþykkt“ á þær sem þarf að bóka.

Lýsing á tækjaslá í dagbókarlínum

Hér að neðan er lýst völdum hnöppum í tækjaslánni:

Bókun viðskiptavinar og lánardrottins

Innborgun

Hægt er að sjá lýsingu á því hvernig á að færa inn, jafna og bóka innborganir viðskiptavina hér.

Útborgun

Hægt er að bóka greiðslur til lánardrottna með því að fylla út reitinn Gerð lykils með lánardrottinn og í lykill er fyllt út með lánardrottni sem er greiddur.
Í reitnum Mótlykill skal velja lykilinn sem upphæðin er greidd frá, eins og bankalykli.

Ef þörf krefur skal smella á F8 til að tilgreina hvaða opnir lánardrottnareikningar eru greiddir. Í þessu tilfelli eru reitirnir Upphæð og Reikningur eða Jafnanir sjálfkrafa fylltir út , og opnar lánardrottnafærslur eru jafnaðar við bókun. Einnig er upphæð færð inn handvirkt, til dæmis í reitinn Debet.

Bókun innkaupa og sölu

Ef bóka á innkaup og sölu á viðskiptavini og lánardrottna er mælt með því að reiturinn Lykill sé fylltur út með innkaupa- eða sölulykli til að bóka innkaupin/söluna á. Í reitnum Gerð mótlykils er valið Viðskiptavin við sölu eða Lánardrottinn við innkaup og síðan er valinn sá viðskiptavinur/lánardrottinn sem á að bóka á í reitinn Mótlykill.

Í reitinn Reikningur er fært inn reikningsnúmerið.

Hafa skal í huga að VSK-uppsetningin ákvarðar hvort færa eigi upphæðina sem brúttó (með VSK) eða sem Nettó (án VSK) í færslubókina. Lesa meira hér.

Ef hak hefur verið sett við ‘Nota VSK kóða viðskiptavinar/lánardrottins’ við uppsetningu dagbókar þarf fyrst að færa inn fjárhagslykilinn og viðskiptavina/lánardrottna lykilinn sem mótlykil til að fá VSK kóðann frá viðskiptavin/lánardrottni en ekki VSK kóðann úr fjárhagslyklinum Lesa meira um uppsetningu dagbókar hér.

Bókun í erlendum gjaldmiðli

Í færslubókinni er hægt að bæta við dálkunum:

Debet (Gjaldmiðlar)
Kredit (Gjaldmiðlar)
Upphæð í gjaldmiðli
Gjaldmiðlar

Velja verður gjaldmiðil í reitnum Gjaldmiðill og færa gjaldmiðilsupphæðina inn í reitinn Upphæð (gjaldmiðlar) eða Debet (gjaldmiðill) eða Kredit (gjaldmiðill).
Kerfið breytir síðan gjaldmiðilsupphæðinni sjálfkrafa í bókhaldsgjaldmiðilinn og fyllir út reitina Debet, Kredit og/eða Upphæð.

Dæmi

Til dæmis: Velja „EUR“ og slá inn 100 í „Upphæð í gjaldmiðli“, og þá birtist 100 í dálkinn „Debet (Gjaldmiðlar)“ þ.e. EUR og ca. xxxxx í „Debet“ dálkinn – þ.e. ISK

Hermun

Hægt er að herma eftir bókun áður en bókað er með því að smella á Bóka dagbók og haka í reitinn Hermun.
Athugið! Færslur á gengismismunalyklinum eru ekki birtar við hermun.

Hengja við stafrænt fylgiskjal

Í færslubókarlínunum er hægt að tengja stafræn fylgiskjöl úr innhólfinu, flytja inn skrá eða ‘Droppa’ skrá með því að nota hnappinn ‘Stafræn fylgiskjal’. Aðeins er hægt að hengja eitt fylgiskjal við hverja bókunarlínu. Ef bæta á við fleiri skrám verða þær að vera sameinaðar í skrá fyrirfram. Þú getur gert þetta undir Fjárhagur/Stafræn fylgiskjöl (Innhólf) með smella á Sameina pdf skjöl eða Stofna umslag í tækjaslánni. Lestu meira um þessar aðgerðir hér og hér.

Ef um er að ræða heila færslubók með færslum sem á að tengja viðhengi við er mælt með því að smella á Para fylgiskjal og dagbókarlínu undir Fjárhagur/Dagbækur.

Staðlaðar færslubækur

Stöðluð færslubók er notuð ef sömu færslur á að bóka mánuð eftir mánuð. Mælt er með því að bókunardagsetningin sé stillt á [Dagsetningu dagsins] eða [Valin dagsetning]. Stöðluð færslubók hefur uppsetningu dagbókar þar sem ekki er hakað við ‘Eyða línum eftir bókun’.

Dagbók stemmir ekki

Ef færslubók stemmir ekki er ekki hægt að bóka hana og þegar færslubókin er villuleituð birtast villuboð.
Til að finna villuna er hægt að setja reitinn Samtala inn í færslubókina með því að smella á Snið/Breyta. Í reitnum kemur fram staða færslubókarinnar í hverri færslubókarlínu.
Dálkurinn er settur sjálfkrafa inn ef hermuð bókun er keyrð og samtalan er ekki 0.

Dæmi:

Bókaðar færslubækur og breyting á bókun

Þegar færslubók er bókuð er færsla sjálfkrafa mynduð á listanum Bókaðar dagbækur undir Fjárhagur/Skýrslur/Bókaðar dagbækur.
Í yfirlitinu með bókuðum dagbókum er hægt að sjá hvenær þær eru bókaðar og af hverjum o.s.frv.

Með því að smella á Bókaðar færslur er hægt að skoða færslurnar sem hafa verið bókaðar í núgildandi færslubók.

Ef eitthvað var bókað rangt, undir Bókaðar færslur , er hægt að velja hnappinn Færslur á fylgiskjali og velja síðan hnappinn Breyta færslu og leiðrétta bókuðu færsluna. Lestu meira um þessa breytimöguleika hér.

Ef þessir breytingavalkostir eru notaðir er hægt að skoða þá á færslubókarstigi með því að smella á Færslubreytingaskrár í tækjaslánni undir Fjárhagur/Skýrslur/Bókaðar dagbækur, en einnig er hægt að skoða í öllum færslubókum undir Fjárhagur/Árslokavinnslur/Færslubreytingaskrá.

Lotun (Uppsöfnun/úthlutun)

Það er mögulegt að setja upp uppsöfnun í dagbókinni.

Við skráningu er valið hvers konar Uppsöfnun er krafist. Þetta er gert undir reitnum [Úthlutanir].

Ef engin uppsetning er gerð fyrir [Lotun] er varðar tímabil, er hægt að setja [Lotunardagsetning (Frá)] og [Lotunardagsetning (Til)].

Uniconta mun sjálfkrafa reikna út uppsöfnunaratriðin. Niðurstöður er hægt að sjá undir [Bóka dagbók]. Setja hak í hermun. Þetta sýnir forprentun á færslunum sem Uniconta mun bóka.

Villuleita dagbók

Það er alltaf góð hugmynd að villuleita færslubókina áður en bókað er með því að smella á Villuleita dagbók.
Ef færslubókin eru ekki í lagi birtast villuboð þegar reynt er að bóka eða þegar færslubókin er villuleituð.

Villa: Samtalan verður að vera 0
Þessi villuboð birtast ef færslubókin stemmir ekki. Ef þörf krefur skal setja inn reitinn Samtala sem sýnir stöðu færslubókarinnar í hverri línu.

Virkni hnappa

Flokkun færslubókarlína.

Hægt er að flokka línum í dagbókinni en röðunin er ekki geymd við bókun og ef nýjum línum er bætt við þá verður þeim bætt við / settar inn í línunúmeraröð, sem er ekki endilega sú röð sem valin var til að sjá línurnar.
Ef þörf krefur skal setja inn reitinn Línunúmer svo hægt sé að breyta röðuninni sem á að vera eftir línunúmeri, setja inn viðbótarfylgiskjöl og breyta síðan röðuninni aftur í eitthvað annað.