Uppsetning Uppsafnana er gerð undir Fjárhagur/Viðhald/Úthlutanir og uppsafnanir eða beint á fjárhagslykli í Fjárhagur/Bókhaldslykill.
Uppsafnanir er notuð til að dreifa færslum – eins og t.d. tryggingar eða húsaleigu – verður að dreifa yfir t.d. hálft eða heilt ár, í stað þess að allur kostnaðurinn sé bókaður á sama tímabil.
Úthlutun (Lotun) er notuð þegar t.d. á að dreifa færslu á milli nokkurra deilda – til dæmis leigu sem á að dreifa á milli deilda. Stjórnun, Framleiðsla og Birgðir.
Lesa meira um Úthlutanir hér.
ATH: Uppsöfnun er aðeins í fjárhag. Til dæmis er allur kostnaður / tekjur teknar í einu í verki en í fjárhag er hægt að safna þeim upp.
Uppsöfnun færslna – almenn uppsetning
- Veldu Fjárhagur / Viðhald / Úthlutanir & Uppsafnanir
- Smella á Bæta við eða nota F2.
- Sláðu inn nafn, svo sem Tryggingar, Húsaleiga eða t.d. lykilnúmer
- Smella skal svo á Vista
- Smella á Lotunarlínur í tækjaslánni
- Smella á Bæta við eða F2 eða Ctrl+n
- Fylltu út reitina eins og sýnt er í dæminu hér að neðan og smella svo á Vista.
Sjá reitalýsingu hér að neðan.
Lotunarlínur – Lýsing reita
| Heiti reits | Lýsing |
| Lotunarlykill | Við uppsetningu er valið fyrst þann lotunarlykil sem kostnaður eða tekjur eiga að bókast á.Ath! Þetta gerir ráð fyrir að lotunarlykillinn sem valinn er í reitnum Mótlykill hér að neðan sé færður inn í dagbókina sem Lykill. Ef svo er ekki skal skipta Lotunarlykli og Mótlykli í uppsetningunni á úthlutuninni og færa síðan uppsöfnunina inn á tvær línur í dagbókinni.Fyrir úthlutun er valinn lykillinn sem á að úthluta til. |
| Fastur texti | Ef þörf krefur skal velja fastan texta. Fastir textar eru stofnaðir og þeim viðhaldið undir Fjárhagur/Dagbækur/Fasttextar í tækjaslánni. |
| Tegund | Valið skal hvort á að nota Lotun eða Uppsöfnun.Uppsöfnun er notuð til að dreifa færslum – eins og t.d. tryggingar eða húsaleigu – verður að dreifa yfir t.d. hálft eða heilt ár, í stað þess að allur kostnaðurinn sé bókaður á sama tímabil. Lotun er notuð þegar t.d. á að dreifa færslu á milli nokkurra deilda – til dæmis húsaleigu sem á að dreifa á milli deilda. Stjórnun, Framleiðsla og Birgðir. |
| Lotunarhlutfall | Í Tegund = Uppsöfnun er 100% oftast valið í þessum reit, þar sem það er öll upphæðin sem að jafnaði verður að dreifa.Á Tegund = Lotun skal velja prósentuna sem á að úthluta. Fyrir lotanir eru margar úthlutunarlínur stofnaðar með mismunandi prósentum. |
| Lotunartímabil | Ef þörf krefur skal velja hversu marga mánuði er uppsafnað.Hins vegar er ekki hægt að fylla út reitinn og velja síðan uppsöfnunardagsetninguna frá og til í í tengslum við bókun kostnaðarins sem á að uppsafna. |
| Tímabil | Veljið tímabilið fyrir uppsöfnunina – t.d. Mánaðarlega |
| Fyrsti dagur mánaðar | Þessi reitur er valinn ef bóka á uppsöfnunarfærslur á 1. degi mánaðarins. |
| Mótlykill | Veljið mótlykilinn þar sem uppsafnanir eiga að bókast á móti, eins og stöðulykill sem heitir Uppsafnaður kostnaður, Fyrirframgreiddur kostnaður eða Fyrirfram innheimtar tekjur. |
| Víddir | Við úthlutun er hægt að tilgreina í víddarreitunum hvaða vídd á að úthluta á færsluna. |
Uppsöfnun kostnaðar
Eftir að uppsöfnunaruppsetning hefur verið stofnuð er hægt að færa inn kostnað til að safna upp í dagbók. Færa verður línurnar inn í dagbókina á annan hátt eftir því hvernig uppsöfnunaruppsetningin var gerð. Sjá dæmin hér að neðan.
Dæmi 1 – Uppsöfnun kostnaðar (2 línur)
Ef stöðulykill hefur verið tilgreindur sem lotunarlykill í uppsöfnunaruppsetningunni og rekstrarlykillinn sem mótlykill verður að færa inn 2 línur í dagbókina.
Ef t.d. móttekinn er reikningur fyrir húsaleigu á 10.000 kr. + VSK = 12.400 sem á að dreifa á yfir 12 mánuði er lína færð inn í dagbókina með allri kostnaðarupphæðinni með VSK á kostnaðarlykilinn og mótbókunu á t.d. bankalykil.
Færið inn viðbótarlínu með upphæðinni án VSK á kostnaðarlykilinn, í þetta sinn í kredit, og reitirnir Lotun, Lotunardagsetning (frá) og Lotunardagsetning (til) eru fylltir út eins og sýnt er hér að neðan:
Góður punktur! Ef þörf krefur skal smella á Bóka dagbók og haka í Hermun svo hægt sé að villuleita hvort uppsöfnunin sé gerð á réttan lykil og með réttum upphæðum áður en raunveruleg bókun er gerð.
Ath! Hægt er að gera uppsöfnun fyrirfram ef tímabilin á fjárhagsárinu eru „Opið“.
Muna skal að athuga hvort fjárhagsár hefur verið myndað fyrir það tímabil sem þú vilt lota.
Dæmi 2 – Uppsöfnun kostnaðar (1 lína)
Ef kostnaðarlykill hefur verið tilgreindur sem úthlutunarlykill í uppsöfnunaruppsetningunni og lotunarstöðulykill sem mótlykill verður að færa inn 1 línu í dagbókina.
Ef t.d. móttekinn er reikningur fyrir húsaleigu á 10.000 kr. + VSK = 12.400 sem á að dreifa á yfir 12 mánuði er lína færð inn í dagbókina með allri kostnaðarupphæðinni með VSK á kostnaðarlykilinn og mótbókunu á t.d. bankalykil.
Reitirnir Lotun, Lotunardagsetning (frá) og Lotunardagsetning (til) eru fylltir út eins og sýnt er hér að neðan:
Uppsöfnunin gefur upp þessa mynd
Uppsöfnun tekna
Í pöntunarkerfinu er hægt að setja upp pöntun sem ekki á að eyða við bókun, þannig að hægt sé að reikningsfæra hana aftur og aftur með völdu millibili.
Þetta er hægt að nota þegar áskrift er innheimt. Uppsöfnunarkóða, eins og hann er þekktur úr dagbókinni, er hægt að setja í pöntun þannig að veltan sé uppsöfnuð.
Uppsetning uppsöfnunar
Stofna uppsöfnunaruppsetningu eins og lýst er hér að ofan, þar sem tekjulykillinn er færður inn í reitinn Lotunarlykill, til dæmis eins og sýnt er hér
Sölupöntun
Stofna sölupöntun þar sem stöðulykill er tilgreindur sem Tekjulykill á sölupöntuninni þannig að tekjur af sölupöntuninni séu bókaðar á þann stöðulykil.
Í pöntuninni þarf einnig að fylla út reitina Tíðni ítrekunarog hreinsa valið í reitunum Eyða pöntun eftir reikningsfærslu og Eyða línum eftir reikningsfærslu.
Reiturinn Lotun einnig fylltur út með uppsöfnunaruppsetningunni sem sett hefur verið upp fyrir uppsöfnun tekna.
Færa inn sölupöntunarlínur á eðlilegan hátt
Ábending! Einnig er hægt að velja að herma eftir bókun reikningsins fyrir raunverulega bókun svo hægt sé að sjá hvort uppsöfnunin sé rétt sett upp.
Fyrir frekari skráningu, sjá undir Bókun dagbóka.