Hver lykill í fjárhag þarf að vera af ákveðinni gerð eða tegund sem gefur til kynna tilgang lykilsins eins og tekjur, kostnaður, eignir, skuldir, samtölur, útreikningar o.s.frv. Tekjur og kostnaður tilheyra rekstri á meðan eignir og skuldir tilheyra efnahag. Ákveðnar reglur er um hvaða VSK flokka má nota á ákveðnum gerðum lykla. Ekki er hægt að bóka færslur á allar ‘lykilgerðir’. Bóka má á allar gerðir lykla nema haus, samtölur og útreikninga sem eru ætlaðir sem fyrirsagnir fyrir safn bókhaldslykla, samlagningar og útreikninga. „Haus“ er einfaldlega fyrirsögn fyrir hóp lykla sem fylgir honum.
Eftirfarandi gerðir lykla eru í bókhaldslyklum:
- Haus – fyrirsögn fyrir safn lykla
- Samtala– summa fyrir safn lykla eða lista af lyklum
- Útreikningur – reiknar út frá fyrirfram gefnum forsendum, hægt er að nota vistaðar samtölur og tölur
- Rekstur – rekstrartekjur og rekstrarkostnaður
Tekjur skiptast í tekjur og aðrar tekjur (Tekjur geta verið skipt í ‘Tekjur’ og ‘Aðrar Tekjur’ og Útgjöld er hægt að skipta í ‘Útgjöld’, ‘Kostnaðarverð seldra vara’, ‘Kostnaður’ og ‘Afskriftir’. - Efnahagur (Eignir og Skuldir) Eignir má skipta í Fastafjármuni, Veltufjármuni, Birgðir, Viðskiptamenn (skuldunautar), Lausafjármuni og Banka. Skuldir má skipta í Eigið fé og Lánadrottna.
Ofangreindar gerðir lykla skipta höfuðmáli við uppbyggingu bókhaldslykilsins og reikningshaldsins alls auk skilgreiningu VSK lykla og tilheyrandi skilyrða.
Eingöngu er hægt að bóka á lykla af gerðinni Rekstur og Efnahagur.
Það gæti verið gagnlegt að kíkja á kynninguna á fyrirtæki áður en þú setur upp bókhaldslykil: Farið er í Fyrirtæki/Skoða prufufyrirtæki.
Vinsamlega leitið til faglegrar utanaðkomandi námsefnis til að öðlast skilning á tæknilegum bókhaldsaðgerðum bókhaldslykla eins og tekjum, kostnaði, eignum og skuldum. Hér verður ekki útskýrður munurinn á „Útgjöldum“ og „Kostnaðarverði seldra vara“ eða munurinn á „Fastafjármunum“ og „Veltufjármunum“.
Skjámynd breytist
Valmynd bókhaldslykla breytist eftir því hvaða gerð lykils er valin. Þetta er vegna þess að færa þarf inn mismunandi upplýsingar fyrir mismunandi gerðir lykla.
Rekstrarlyklar = Rekstrarniðurstaða
Rekstrarlyklar tilheyra rekstri ársins, tekjum og útgjöldum tímabilsins og núllstillast við árslok Mismunurinn færist yfir eigið fé sem rekstrarniðurstaða í árslok.
Það er í sjálfsvald sett hvort skilgreina eigi rekstrarlykla sem Rekstur, Tekjur og Kostnað eða skilgreina enn nánar. Við lokauppgjör færist niðurstaða ársins yfir á eigið fé.
VSK-kóðar og VSK-skýrslur
Lyklagerðir VSK er skipt í tekjur og gjöld. Þetta er gagnlegt fyrir VSK kóðun og stofnun skýrslna.
VSK-kóðar á lyklum með ‘Áskilnum VSK’ eru tilgreindir í skjámyndinni þegar lykill er stofnaður:
Tekjulyklar með ‘Áskilnum VSK’, eru notaðir til útskatts.
Gjaldalyklar með ‘Áskilnum VSK’, eru notaðir til innskatts.
Hægt er að stofna skýrslur eftir gerð lykils.
Efnahagslyklar = Eignir, Skuldir og Eigið fé
Efnahagslyklar eru eignir, eigið fé og skuldir sem færast á milli ára og opnast með nýrri stöðu í ársbyrjun. Það er í sjálfsvald sett hvort nota eigi undirgerðir eigna og skulda. Notkun undirlykla nýtist eingöngu við skýrslugerð en hefur enga beina merkingu í Uniconta. Áskilnir VSK og VSK-kóðar hafa ekki áhrif á efnahagslykla.
Haus
Tegundinn „Haus“ í bókhaldslyklinum er ætluð til að setja fyrirsögn eða haus á safn þeirra lykla sem á eftir koma. Hausinn gefur þér þannig betra yfirlit yfir bókhaldslykilinn. Haus verður sjálfkrafa feitletraður í bókhaldslyklinum.
Lyklagerðin „Samtala“ gerir ekki kröfu um að haus sé á því safni lykla sem leggja á saman.
Samtala
„Samtala“ leggur saman stöður tiltekinna lykla. Ekki er krafist um haus í upphafi afmörkunar.
Bókhaldslykla er hægt að leggja saman á eftirfarandi hátt:
.. (tveir punktar) frá/til.
; (semikomma) og.
Dæmi:
1010.. 1099 = samtölur frá 1010 til 1099.
1010.. 1099; 2010.. 2099 = Samtölur frá 1010 til 1099 og frá 2010 til 2099.
1010; 1020; 1030 = Samtölur frá 1010 og 1020 og 1030.
Athugið að allar línur sem eru innifaldar í bilinu sem eru ‘Samtala’ lyklar verða sjálfkrafa útilokaðir frá samantektinni.
Útreikningur
„Útreikning“ má nota til þess að sýna ákveðnar kennitölur í bókhaldslyklinum. Þú notar hefðbundin formerki til að reikna kennitölur +(plús), -(mínus), *(margfalda), /(deila) o.s.frv.
Til dæmis, auðkenna útreikningslínu í bókhaldslykli og smella á „Breyta“ í tækjaslánni.
Í valmynd bókhaldslykla er reiturinn „Vista í“ sem sumir þekkja sem Teljara. Vista má stöðu lykla í teljara frá og vista stöðuna með ákveðnum tölum. Vista má stöðu margra lykla í sama teljara en þá leggst staða viðkomandi lykla saman. Í þessu dæmi vistum við stöðu lykilsins Framlegð í teljara “3”: