Innlestur á Stafrænu fylgiskjali

Viðeigandi tenglar.: Stafræn fylgiskjöl

Stafræn fylgiskjöl (Innhólf)

Það eru nokkrar leiðir til að færa stafræn fylgiskjöl inn í Uniconta. Í Uniconta er hægt að lesa inn Stafræn fylgiskjöl áður en þau eru tengd við ákveðna færslu og er það gert undir Stafræn fylgiskjöl (Innhólf).

Innhólfið er þar sem unnið er með fylgiskjalið áður en það er flutt á dagbók. Til dæmis með því að bæta upplýsingum við fylgiskjalið eða keyra það í gegnum samþykktarferli áður en það er flutt á dagbók.

Hægt er að flytja stafræna fylgiskjalið í innhólfið á nokkra vegu. Senda í innhólfið með tölvupósti. Hægt er að framkvæma uppsetningu hér. Hlaða inn í gegnum Uniconta vefgátt. Hlaða inn í innhólfið

Draga og sleppa í gegnum táknið í topp tækjaslánni

Einnig er hægt að draga skjöl inn í stafræn fylgiskjöl (Drag and drop). Hægt er að taka tölvupóst beint frá Outlook og draga í innhólfið. Opna þarf tölvupóstinn og draga viðhengið í innhólfið án textans í póstinum.

Draga skal fylgiskjalið (reikninginn) yfir táknið og sleppa.

Við það opnast skjámynd þar sem hægt er að fylla út upplýsingar um skjalið og svo vista.

Hvaða aðferð á að velja

Ef þú ert nú þegar vanur rafrænu fylgiskjali, munt þú örugglega finna aðferð sem passar við þá aðferð sem þú hefur alltaf notað.

Einnig má prófa nýjar aðferðir. Ef þú ert að nota (eða hefur notað) fylgiskjalsmöppur geturðu fundið aðferð sem svipar til þess sem þú notar þegar þú bókar og setur fylgiskjöl í möppu.

Aðferð 1.: Tölvupóstur í innhólfið

Til að senda tölvupóst í innhólfið verður þú að nota netfangið sem Uniconta hefur úthlutað fyrirtækinu. Netfangið hjá fyrirtækinu er að finna undir Fyrirtæki / Fyrirtækið mitt.

Þegar þú áframsendir stafræn fylgiskjöl með tölvupósti inn í Uniconta getur þú slegið inn ákveðin gildi í „Reikningur“, „Dagsetning“, „Upphæð“ og „Lánardrottinn“ í meginmál tölvupóstsins. Til dæmis, ef „Reikningur“, „upphæð “ reitir eru fylltir út með gildum. Lesa meira hér

ATH: Hægt er að senda og taka á móti HTML reikningi í innhólfið og textinn í „Efni“ í tölvupóstinum birtist í „Texti“ í Stafrænu fylgiskjöl (Innhólf).

Hér höfum við t.d. móttekið reikning með tölvupósti frá Bókabúð Hafnarfjarðar. Við áframsendum hann á tölvupóstfang fyrirtækisins í Uniconta. Uniconta kannar hvort að pósturinn innihaldi einhverjar upplýsingar um fylgiskjalið.

Eftir að tölvupósturinn hefur verið sendur birtist heitið á viðhenginu í reitnum „athugasemd“ í Stafræn fylgiskjöl (Innhólf).

Fylgiskjöl sem send eru með tölvupósti birtast í Fjárhagur/Stafræn fylgiskjöl (Innhólf)

Fylgiskjalið úr dæminu hér að ofan hefur nú verið sent í innhólfið.

Hægt er að taka tölvupóst beint frá Outlook og draga í innhólfið. Hægt er að opna tölvupóstinn og draga skránna inn í Uniconta án textans í tölvupóstinum.

Uniconta raðar tölvupósti sem kemur inn. Ef það er pdf-skrá innifalin í tölvupóstinum, verður öllum skrám öðrum en pdf-skránni eytt þannig að þær komist ekki í innhólfið. Ef engar pdf-skrár eru í tölvupóstinum fara allar skrár inn á nokkrar línur í innhólfinu.

Aðferð 2.: Hlaða upp í Innhólfið

• Veldu Fjárhagur/Stafræn fylgiskjöl (innhólf)/Bæta við

• Smellt er á Fletta til að sækja skrárnar

• Veldu skrár til að hlaða upp. Smelltu á Opna.

• Með því að haka við „Skipta upp í mörg PDF„ er hægt að skipta skránni í nokkrar PDF skrár. Þegar skannað er inn bunka af fylgiskjölum verða þær yfirleitt skannaðar sem PDF-skrár. Ef þessi aðferð er virkjuð verður hverri síðu í pdf skjalinu hlaðið upp sem aðskilið pdf skjal. Þú hefur einnig möguleika á að skipta PDF skrá eftir að skráin hefur verið hlaðið upp í „Stafræn fylgiskjöl (Innhólf)“, það er gert með því að velja skrána og smella á hnappinn „Skipta upp í mörg PDF“.

• Veldu „Vista eingöngu tilvísun í skrá“ hleður ekki skrána upp Uniconta. Tilvísunin er aðeins vistuð: Skráin getur verið á drifi þar sem allir í fyrirtækinu hafa aðgang að. Aðrar skrár geta verið læstar þannig að aðrir hafi ekki aðgang að þeim.

• Fylla má út hvaða athugasemd sem er og Vista. Athugaðu að öll fylgiskjöl/línur erfa lýsinguna sem þú slærð inn. Þetta hentar þannig ekki ef þú ert að sækja mörg fylgiskjöl frá mismunandi lánardrottnum með mismunandi dagsetningum og fjárhæðum. Einfaldara er þá að bæta upplýsingunum inn í yfirlitinu eftir að skjölin hafa verið sótt. Upplýsingarnar flytjast svo sjálfkrafa með yfir á dagbók þegar fylgiskjölin er flutt þangað.

• Þú getur unnið í Uniconta á meðan fylgiskjölin hlaðast upp í bakgrunni. Eftir skamma stund eiga öll skjölin að vera kominn inn í Fylgiskjöl (Innhólf) þar sem þú getur bætt inn upplýsingum og fært yfir á dagbók.

Kerfið hleður fylgiskjölunum upp á skjótan hátt þegar hlaðið er upp beint frá drifi og þú getur unnið samtímis í dagbókum eða bankaafstemmingum.

Einnig er hægt að draga og sleppa skjölum í Stafræn fylgiskjöl.

Senda í ljóslestur (skönnun)

Hér er mögulegt að senda fylgiskjalsskrárnar í Ljóslestur. Gögn eru sótt og færð aftur í dagbókina. Lesa meira hér. (ísl.hlekkur kemur síðar)

Aðferð 3.: Hlaða upp fylgiskjöl á meðan þú bókar eða stemmir af banka

Þú getur sótt fylgiskjöl og tengt beint við línu í dagbók eða bankaafstemmingu frá tölvunni þinni eða gagnaþjóni sem þú hefur aðgang að. Þannig ferð þú þá fram hjá innhólfinu og samþykktarferlinu.

Þessi aðferð hentar ef fylgiskjal vantar í innhólfið þegar þú ert að bóka. Ef þú ert með mörg fylgiskjöl sem eiga að tengjast mörgum línum í dagbók er alltaf einfaldara að nota innhólfið. Þar færð þú gott yfirlit yfir innihald fylgiskjala og sérð hvaða fylgiskjöl eru tengd við færslur og hvaða fylgiskjöl á eftir að tengja við færslur.

Aðferð 4.: Hengja stafrænt fylgiskjal í dagbók

Meðan unnið er í dagbók er hægt að velja línu frá innhólfinu, sem verður síðan hengt við línuna í dagbókinni

• Opnaðu dagbók og bættu við línu.

• Í dagbókinni er smellt á táknið fyrir stafrænt fylgiskjal:

• Til að tengja fylgiskjal úr innhólfinu skaltu velja Hengja við. Við það opnast Innhólfið:

• Vinstra megin birtast fylgiskjölin í innhólfinu, hægra megin birtist svo forskoðun á fylgiskjalinu. Í listanum sýnir dálkurinn „Meðfylgjandi“ hvaða Stafræn fylgiskjöl eru þegar tengd en ekki bókuð.

• Veldu fylgiskjal eða möppu með mörgum fylgiskjölum til að hengja við og smelltu á hengja við. Nú hengist fylgiskjalið við dagbókarlínuna og það hak kemur í reitinn Stafrænt fylgiskjal í línunni. Ef ekkert hefur verið slegið inn í dagbókarlínuna flytjast upplýsingarnar úr innhólfinu. Það sem hefur verið slegið inn í dagbókarlínu áður en fylgiskjalið er hengt við yfirritast ekki með upplýsingum fylgiskjals úr innhólfinu.

Aðferð 5.: Hlaða beint upp í dagbók

Ef að fylgiskjölin eru ekki í innhólfinu getur þú sótt þau beint af tölvunni eða af gagnaþjóni. Þegar þú bókar hengjast viðkomandi fylgiskjöl sjálfkrafa við færsluna.

• Opnaðu dagbók og bættu við línu.

• Í færslubókinni er smellt á Stafrænt fylgiskjal í tækjaslánni og valið Flytja inn skrá:

• Smelltu á „Fletta“ til að velja þá skrá sem á að flytja inn:

• Þegar skrá hefur verið valin getur þú slegið inn viðbótarupplýsingar sem færast svo í dagbókarlínu og smellt að lokum á Vista. Nú hengist fylgiskjalið við dagbókarlínuna og það hak kemur í reitinn Stafrænt fylgiskjal í línunni. Þegar að línan er bókuð uppfærist fylgiskjalayfirlitið sjálfkrafa með skránni sem var hengt við færsluna.

• Þegar að dagbókin er bókuð þá hverfur fylgiskjalið úr innhólfinu en þú getur alltaf skoðað það með því að finna bókuðu færsluna og smella á „Stafrænt fylgiskjal“. Ef um kostnaðarreikning var að ræða finnur þú fylgiskjalið með færslum á viðeigandi lyklum fyrir kostnað, innskatt, handbært fé eða lánardrottin.

Aðferð 6a.: Tengja Stafrænt fylgiskjal við færslubók

Eiginleiki sem parar Stafrænt fylgiskjal og Dagbókarlínu fljótt og auðveldlega. Sjá Fjárhagur/Dagbækur.

Ef þú flytur hreyfingalista úr banka á dagbók eða slærð inn dagbókarlínur en hleður fylgiskjölum upp í innhólfið getur verið talsverð vinna að para dagbókarlínur og fylgiskjöl eftir á.

Uniconta býður upp á sérsniðna skjámynd þar sem að stafrænu fylgiskjölin (upphlaðin, send með tölvupósti eða vistuð) birtast efst og dagbókarlínur fyrir neðan, sem hafa verið innlesnar úr banka eða færðar handvirkt. Þannig er einfalt og fljótlegt að para línur og fylgiskjöl.

• Efst (Stafræn fylgiskjöl): Merktu við fylgiskjal. Neðst (dagbókarlínur): Merktu við þá línu sem fylgiskjalið á að tengjast.

• Þegar þú hefur valið fylgiskjal og dagbókarlínu – smelltu á Hengja við í tækjaslánni. Nú eru fylgiskjalið og dagbókarlínan pöruð.

• Haltu áfram að merkja og hengja við þangað til að þú hefur parað öll fylgiskjöl sem við viðeigandi dagbókarlínur.

Aðferð 6B.: Tengja stafræn fylgiskjöl í samstilltri sýn

Hér er enn eitt dæmið um hvernig þú getur notað samstillta sýn til að einfalda þér vinnuna við að para fylgiskjöl og dagbókarlínur: Hengja við fylgiskjal er hraðari og auðveldari þegar hægt er að skoða fylgiskjal í samstilltum glugga á sama tíma:

• Veldu línu í efri skjámyndinni og smelltu á Skoða stafrænt fylgiskjal í tækjaslánni.

• „Dragðu“ skjámyndina Skoða stafrænt fylgiskjal með músinni niður á skjáborðið.

• Veldu dagbókarlínuna sem að fylgiskjalið passar við og smelltu á Hengja við.

• Flettu niður að næsta fylgiskjali (efri skjámynd) og það birtist á skjánum. Sniðugt, einfalt og fljótlegt!

Aðferð 7.: Flytja skrá úr banka á dagbók/Tengja fylgiskjöl við dagbókarlínur

Í Fjárhagur/Afstemming banka/Hreyfingayfirlit banka getur þú lesið inn hreyfingayfirlit úr banka. Það eru nokkur sniðmát til staðar en þú getur alltaf sett upp þín eigin snið á einfaldan hátt. Þegar að færslurnar hafa verið lesnar inn í dagbók getur þú hengt fylgiskjöl við á marga vegu:

• Hengja fylgiskjöl við dagbókarlínu

• Para fylgiskjal við dagbókarlínu (hver fyrir sig úr færslubókinni)

• Flytja fylgiskjöl inn í dagbókarlínu

Að færa einkvæmt kenni fylgiskjals inn í skrá sem lesa á inn í dagbók

Hvert fylgiskjal hefur einkvæmt kenni sem birtist m.a. í innhólfinu og yfirliti fylgiskjala.

Ef þú flytur bankayfirlit inn á dagbók getur þú bætt dálk fyrir einkvæmt kenni í skránna sem þú lest inn.

Dagbókin parar þá fylgiskjölin sjálfkrafa við línurnar og notar til þess einkvæmt kenni fylgiskjals. Ef einkvæm kenni fylgiskjala liggja fyrir við innlestur skráar er einfaldara og fljótlegra að slá það inn í dálk í skránni heldur en að para línu fyrir línu eftir að skráin hefur verið lesin inn.

Sniðug, einföld og fljótleg aðferð. Athugaðu að þú þarft að aðlaga sniðmát fyrir innlestur skráar þannig að kerfið viti í hvaða dálki einkvæma kennið er. Ef einkvæmt kenni fylgiskjala við einhverjar línur liggur ekki fyrir getur þú fært inn þau kenni sem er þekkt, og parað hinar línurnar eftir innlestur.

Aðferð 8.: Mörg fylgiskjöl á einni færslu

1. Undir Fjárhagur/Stafræn fylgiskjöl (Innhólf)
2. Veldu hnappinn efst sem segir „Stofna Umslag’
3. Smelltu á Bæta við
4. Veldu fylgiskjöl sem á að setja saman í eitt og hakaðu við þau
5. Smelltu á „Næst“ og þú munt sjá valin fylgiskjöl efst á skjánum
6. Áður en smellt er á „Ljúka“ skaltu
7. Gefðu möppunni heiti
8. Velja gerð fylgiskjals sem er í fellivalmynd „Innihald“
9. Smelltu á „Ljúka. Fyrri skjárinn birtist aftur eftir þetta og nú er hægt að sjá umslagið.
10. Veldu flipann efst, sem segir Upphafssíða, til að fara aftur í fylgiskjala yfirlitið.
11. Möppurnar eru kallaðar DIR undir dálknum skráargerð.
12. Færa skal inn upplýsingar fyrir fylgiskjalsmöppuna
13. Smelltu á „Flytja á dagbók“ og bóka

Hlaða upp í gegnum Uniconta Upload appið í símanum/netinu

Einnig er hægt að flytja fylgiskjalið í innhólfið í Uniconta með því að nota Uniconta Upload appið. Með appinu er hægt að taka mynd af t.d. kvittun eða sækja vistaða mynd úr símanum þínum, sem síðan er hægt að flytja beint í Uniconta innhólfið.

Upload appið krefst þess ekki að sá sem hleður upp fylgiskjölum sé notandi Uniconta.
Sláðu einfaldlega inn netfangið í reitnum ‘Stafræn fylgiskjöl tölvupóstur’. Þetta netfang er að finna undir Fyrirtæki/Fyrirtæki mitt.
Þetta er aðeins í eina skiptið sem þú þarft að slá inn netfangið.
Aðrir reiti eru fylltir út fyrir hverja upphleðslu. Það er ekki skilyrði að reitirnir séu útfylltir.

Hægt er að hlaða niður appinu í gegnum App Store eða Google Play í símanum þínum, eða þú getur notað: web-link Uniconta upload app

Hlaða upp í gegnum Uniconta Assistant appið í símanum

Einnig er hægt að flytja fylgiskjöl í innhólfið í Uniconta með Uniconta Assistant appinu. Þetta app er einnig hægt að nota fyrir tímaskráningu o.fl.

Þetta app krefst þess að starfsmaðurinn sem hleður upp viðhengjunum sé búinn til sem notandi í Uniconta. Lestu meira um notkun þessa forrits í þessari grein:

https://www.uniconta.com/is/unipedia-is/notkun-a-uniconta-app/