Það er tilvalið að vista fylgiskjöl á stafrænu formi fremur en í stórum möppum sem rykfalla í hillunni. Vaxandi fjöldi fyrirtækja gefur nú eingöngu út reikninga á stafrænu formi og þegar þú færð reikning á pappír getur þú skannað hann inn eða tekið mynd og vistað á stafrænu formi. Uniconta getur vistað öll fylgiskjöl fyrirtækisins stafrænt og tengt þau við ákveðnar færslur. Þannig eru skjölin eru alltaf við hendina og rekjanleika bókhaldsins er tryggður.
Það eru margar leiðir til að færa stafræn fylgiskjöl inn í Uniconta og margar leiðir til þess að tengja þau við færslur. Hægt er að tengja fylgiskjöl eða skipta þeim út eftir bókun ef að fylgiskjal berst ekki í tæka tíð eða ef það eru villur í fylgiskjalinu. Í stað þess að fara með stóru möppuna með öllum fylgiskjölunum til bókarans eða endurskoðandans eru öll fylgiskjölin til taks á stafrænu formi í Uniconta. Ef þú sérð sjálfur um bókhaldið en lætur endurskoða reglulega hefur endurskoðandinn aðgang að myndum af öllum fylgiskjölum í Uniconta. Hægt er að flytja fylgiskjölin út í ZIP-skrá ef þú þarft að deila þeim með einhverjum sem hefur ekki aðgang að Uniconta.
Innhólf
Innhólfið er notað til að skrá gögn um stafrænt fylgiskjal sem eru send eða lesin inn í Uniconta.
Lesa meira um hvernig fylgiskjölum er safnað í Innhólfið
Eftir innlestur er gögnum bætt annaðhvort við innhólfið eða í færslubækurnar. Öll gögn sem skráð eru í innhólfið eru flutt í færslubókina (nema merkt er í reitinn”Í bið” í línuna.)
Stafræn fylgiskjöl eru fjarlægð úr Innhólfinu við bókun. En aðeins eftir að smellt er á ‘Endurnýja’. Ekki skal eyða fylgiskjalinu úr innhólfinu fyrr en smellt er á ‘Endurnýja’.
EKKI er hægt að flytja sama skjal tvisvar. Ef EKKI er hægt að flytja skjalið þá er annaðhvort merkt í reitinn „Í bið“ eða skjalið er nú þegar í óbókaðri dagbók. Sjá reitinn “Flutt í færslubók” sem ætti að vera hakaður.
Til að auðvelda skráningu er hægt að birta skjalið sem lesið er inn á sérstökum skjá. Til dæmis á öðrum skjá. Smellið á ‘Skoða’ eða F7 til að skoða fylgiskjalið. Fylgiskjalið sem birtist er fylgiskjalið sem bendillinn er í.
Innhólfið samstillir skjáinn sjálfan þegar bendillinn er færður. Þetta gerir þess kleift að fletta í lista yfir fylgiskjölin og um leið birta það. Hægt er að bæta við gögnum í hverri línu.
Innhólfið sýnir skjölin sem hafa verið hlaðin upp og hafa ekki verið bókuð. Hægt er að tengja fylgiskjölin við færslubók en þau hafa enn ekki verið bókuð. Sjá reitinn “Flutt í færslubók”. Ef fylgiskjalið hefur verið flutt í færslubókina er þetta svæði hakað.
Möppur í innhólfinu
Í innhólfinu eru möppur þar sem hægt er að setja stafrænu fylgiskjölin í, áður en þau eru bókuð og munu þau þá hverfa úr innhólfinu.
Þegar Stafræn fylgiskjöl (Innhólf) eru opnað birtast öll fylgiskjöl í möppunni ‘Allt’. Það er, öll fylgiskjöl sem eru í möppunum: Innhólf, Bíður samþykktar, Samþykkt, Hafnað, Bið, osfrv.
Eigin möppur (sýndar sem Möppur notanda 1-5 á þessum skjá) er hægt að búa til með því að smella á möpputáknið á listanum ‘Möppur’. ATH! Ekki er hægt að eyða möppu ef fylgiskjöl eru í henni.
Annaðhvort er hægt að:
- draga fylgiskjöl af listanum í möppu sem þú vilt, eða;
- velja reitinn ‘Mappa’ (lesa um Snið hér) og hægri smella á viðkomandi reit og fara í ‘Færa í möppu’ og velja möppuna úr fellivalmyndinni. Sjá skjámynd hér:
Ekki er hægt að breyta heitum þessara mappa.
Hægt er að nota hnappinn ‘Birta Möppur’ í tækjaslánni til að birta og ‘Fela Möppur’ til að fela þessar möppur.
ATH! Gömlu ‘möppurnar’ úr útgáfum fyrir Útgáfu-83 eru nú kallaðar ‘Umslag’.
Stofna umslag
Hægt er að setja fylgiskjöl í umslag með því að nota hnappinn ‘Stofna umslag’.
- Velja ‘Stofna umslag’
- Velja skrárnar sem að setja í umslagið
- Smella á ‘Næst’ og nefna skal umslagið í neðra vinstra horninu
- Smella á ‘Vista’
- Umslagið er nú ný lína í fylgiskjalalistanum og hægt er að velja það og tengja við bókunarlínu í færslubók. Lesa meira hér.
Samþykki stafrænna fylgiskjala
Stafræn fylgiskjöl (Innhólf) er hægt að setja upp þannig að tilteknir notendur sem valdir eru sem ‘Samþykkjandi 1’ eða ‘Samþykkjandi 2’ geti samþykkt fylgiskjöl. Einnig er hægt að nota staðalgildi til að þvinga fram samþykki áður en flutt er í færslubókina.
Hægt er að samþykkja fylgiskjöl frá:
- Fjárhagur/Stafræn fylgiskjöl (Innhólf)
- ‘Samþykkja’ virknin er undir ‘Notandastillingum’ efst í Uniconta valmyndinni. Lesa meira hér.
- Tölvupóstinum. Lesa meira hér.
- Fyrirtæki/Starfsmenn. Lesa meira hér.
Starfsmaður getur stillt fylgiskjal á ‘Samþykkt’, ‘Hafnað’, eða ‘Bið’. Eftir því hvað er valið færist fylgiskjalið í möppu sama nafns í innhólfinu svo endurskoðandinn geti séð hvað gerðist.
Stafræn fylgiskjöl hafa tvö svæði fyrir dagsetningu/tíma fyrir ‘Samþykkt’. Einnig er hægt að færa inn athugasemd í samþykktarferlinu sem vistast í reitnum ‘Athugasemd’.
Hnappurinn ‘Endursenda póst til samþykkjanda’ gerir kleift að senda samþykktarbeiðni aftur. Þetta gerir endurskoðandanum kleift að biðja starfsmann um samþykki og skrifa viðbótarskilaboð í tölvupóstinum. Ef skrifað eru skilaboð verður tölvupósturinn merktur með „háum“ forgangi.
Þessi tölvupóstur er sendur samþykkjanda óháð því hvort „Senda tölvupóst til samþykktar skjals“ hefur verið merktur við starfsmanninn. Lesa meira hér.
Bíður samþykktar
Útgáfa-85 – Lesa um ‘Bíður samþykktar’ hér.
Lesa meira um uppsetningu starfsmanna til notkunar [Bíður samþykktar] hér
Skráning gagna í Innhólfinu
Kerfið stillir sjálfkrafa stofnunardagsetningu, notandanafn og skráargerð. Undir innihald er mögulegt að skrá viðkomandi fylgiskjal. T.d. Reikningur eða kvittun.
Dæmi um skráningu fylgiskjals:
Nú er hægt að færa inn reikningsnúmer og upphæð. Á sama hátt er hægt að bæta við kostnaðarlykli. Lánardrottnalykill getur greint frá því frá hvaða lánardrottni reikningurinn kemur og hvaða greiðslukenni sem er. T.d. Hægt er að færa inn IK-kóða.
Dæmi um skráningu reiknings sem fyrirtækið fékk í pósti:
Nú er hægt að færa inn upphæðir. Á sama hátt er hægt að bæta við kostnaðarlykli. Ef réttur banki er mótreikningur færslubókarinnar birtist reikningurinn sjálfkrafa í mótlyklinum í færslubókinni og hægt er að bóka línuna.
| Útskýring á völdum reitum í innhólfinu | |
| Einkvæmt kenni | Einstakt auðkenni fyrir fylgiskjalið. Notað til að bera kennsl á fylgiskjal í Uniconta. |
| Flytja á dagbók | Þegar fylgiskjal hefur verið flutt í færslubókina er það enn í stafræna innhólfinu en hakað hefur verið við þetta svæði. |
| Lánardrottnalykill | Lykill lánardrottins sem færist í reitinn Mótlykill í dagbókarlínu þegar að fylgiskjöl eru flutt á dagbók. Það er snjallt, þannig að þú ert strax með lánardrottinn þinn í færslubókarlínunni. |
| Reikningur | Reikningsnúmer sem færist yfir í dagbókina. Nýtist við bókun og við greiðslu (jöfnun), reikningsyfirlit, leit o.s.frv. |
| Upphæð | Debet upphæðir skal slá inn án formerkis. Kredit upphæðir með mínus formerki. |
| Samþykkjandi (heiti) eða Samþykkjandi (notendakenni) | Ef að samþykkja á fylgiskjal áður en það er fært á dagbók slærðu inn nafn eða notandakenni samþykkjanda. |
| Samþykkt | Ef Samþykkjandi er valinn getur einungis sá samþykkjandi hakað í reitinn Samþykkt. Ef að Samþykkjandi er ekki valinn getur hver sem er samþykkt fylgiskjalið. |
| Bókunardagssetning | Bókunardagsetning sem flytja á yfir á dagbók. |
| Dagsetning skjals | Sú dagsetning sem er á skjalinu sjálfu. |
| Greiðslulykill | Ef bóka á fylgiskjal beint á greiðslulykil er lykilnúmerið valið hér. Athugið: Tvær línur eru myndaðar í færslubókinni, ein fyrir færsluna og ein fyrir greiðsluna. |
Eftir skráningu verður að flytja línur úr innhólfi í færslubókina.
Hægt er að flytja stafræn fylgiskjöl beint úr innhólfinu í færslubók. Ný færslubókarlína er stofnuð fyrir hvert stafrænt fylgiskjal. Síðan er smellt á Flytja á dagbók í tækjaslánni.
Næst er slegið inn:
| Dagbók | Færslubókin, þar sem stofna á línur stafrænna fylgiskjala. |
| Dagsetning | Dagsetning á línum í færslubókinni. Ef ekkert er tilgreint er notuð bókunardagsetningin úr stafræna fylgiskjalinu. |
| Upphæð | Debet eða Kredit. Ef mínus er fyrir framan upphæðina, t.d. debetfærslu, er upphæðin flutt með mínus fremst í debetdálknum. Við bókun telst það kreditfærsla. |
| Flytja | Allt, Valin færsla eða samþykkt. Ef reiturinn Samþykkt birtist ekki í innhólfi Stafrænna fylgiskjala er hægt að setja hann inn með því að sníða skjáinn. |
Fara í færslubókina og smella á ‘Bóka dagbók’. Færslurnar eru nú bókaðar og birtast nú fylgiskjölin í bókuðum færslum.
Ath: Smella á ‘Endurnýja’ eftir bókun þar sem fylgiskjalið er enn í innhólfinu. Eftir ‘Endurnýjun’ hverfur það.
Fjarlægja úr innhólfinu
Stafræn fylgiskjöl eru merkt með því hvort þau eigi að birtast í innhólfinu eða ekki. Þegar bókuð er færslubók með stafrænum fylgiskjölum sem viðhengi, þá er fjarlægt þetta gátmerki að skjalið eigi að birtast í innhólfinu.
“Fjarlægja úr innhólfi”: Þetta gerir kleift að fjarlægja það úr innhólfinu. Fylgiskjalið er þá aðeins í Fjárhagur/Skýrslur/Stafræn fylgiskjöl.
Undir Fjárhagur/Skýrslur/Stafræn fylgiskjöl er einnig mögulegt að skjal birtist í innhólfinu aftur með því að nota hnappinn „Sýna innhólf“. Lesa meira hér.
Skipta pdf-skjali í mörg pdf-skjöl
Til dæmis ef 30 blaðsíðna fylgiskjali á að skipta í 30 mismunandi fylgiskjöl (gert í 30 línum í stafræna innhólfinu), er hægt að gera það á tvo mismunandi vegu. Báðum er lýst hér á eftir:
- Með hnappnum ‘Skipta í mörg pdf’
- Með hnappnum ‘Bæta við’
Dæmi með hnappnum ‘Skipta í mörg pdf’:
- Fara í Fjárhagur/Stafræn fylgiskjöl (innhólf)
- Smella á ‘Vista’ áður en skipt er til að vista gögn sem þegar hafa verið færð inn
- Velja fylgiskjalið sem sent var í Stafræn fylgiskjöl (Innhólf) í gegnum netfangið sem er tengt fyrirtækinu. Lesa má um senda tölvupóst í Stafræn fylgiskjöl hér…
- Smella á “Skipta í mörg PDF” og yfirlit yfir skjalið birtist með tilheyrandi síðum þess
- Smellið t.d. á síðu 9 hægra megin á skjánum ef skipta á PDF í tvö skjöl, pdf með síðum 9-10 og annað pdf með síðum 1-8
- Smella á ‘Skipta’
- Upp kemur spurning hvort “Eyða eigi færslunni?”
- Ef Já er valið, verður upprunalega PDF eytt á sama tíma og tvö ný skjöl eru búin til.
- Ef valið er Nei verður upprunalega PDF áfram í innhólfinu, en nýju skjölin tvö eru búin til, þannig að það verða því 3 skjöl. Þetta kann að skipta máli ef á að nota upprunalega fylgiskjalið fyrir eitthvað annað, eða aðeins að eyða því síðar.
Dæmi um skiptingu með hnappinum ‘Bæta við’ :
- Fara í ‘Fjárhagur/Stafræn fylgiskjöl (Innhólf)’
- Smella á ‘Bæta við’
- Haka skal í ‘Skipta upp í mörg PDF’
- Smella á ‘Fletta’
- Velja skránna
- Fylla út aðrar upplýsingar í forminu.
- Smella á ‘Vista’
- Fylgiskjalinu er nú sjálfkrafa skipt þannig að hver síða í PDF er orðin lína í innhólfinu.
Afrita/Flytja viðhengi undir Stafræn fylgiskjöl (Innhólf)
Fylgiskjöl í Stafræn fylgiskjöl (Innhólf) er hægt að afrita eða flytja til Viðskiptavinar, Lánardrottins, Sölupöntunar, Innkaupapöntunar og Tilboðs.
Velja skjalið sem á að afrita eða flytja. Aðeins má velja eitt fylgiskjal.
Valið er ‘Afrita/Flytja viðhengi’ í tækjaslánni.
Velja skal hvort eigi að afrita eða flytja.
Með afritun er skjalið áfram í innhólfinu og það er hægt að afrita / flytja það í aðrar möppur.
Þegar það er flutt hverfur skjalið úr innhólfinu.
Velja nú gerðina – Hægt er að velja Viðskiptavin, Lánardrottinn, Sölupöntun, Innkaupapöntun og Tilboð.
Það fer eftir vali á gerðinni, er hægt að fletta upp skránni sem var valin t.d. Viðskiptavinar.
Byrja á því að slá inn nafn viðskiptavinar eða reikning og Uniconta mun nú hefja leit í skránni.
Velja viðskiptavininn sem afrita á fylgiskjalið í.
Fylgiskjalið er nú afritað/flutt í skránna sem var valin.
Í dæminu afritum við til viðskiptavinarins Storevangskolen og við getum nú fundið fylgiskjalið í gegnum aðgerðina Viðskiptavinur/Viðskiptavinur/Viðhengi – velja Skjalið.
Sameina PDF skrár
Í stafrænum fylgiskjölum er nú hægt að sameina tvö PDF skjöl. Þetta er gert með því að setja eitt PDF inn í hitt. Þar sem aðeins er hægt að tengja skrá við eitt færsluskjal er hægt að nota þennan eiginleika til að sameina PDF skjöl í eina skrá svo hægt sé að tengja mörg PDF skjöl. .
Undir “Stafræn fylgiskjöl (Innhólf)” er hægt að velja PDF fylgiskjöl sem á að sameina. Það er gert með því [Ctrl] að halda niðri og velja PDF viðhengi með músinni.
Smella síðan á hnappinn “Sameina PDF skjöl”.
Svo opnast nýr gluggi með tveimur völdum PDF skjölum. Hér er smellt á “Sameina” neðst í hægra horninu.
