Stafræn fylgiskjöl (Innhólf)

Það er tilvalið að vista fylgiskjöl á stafrænu formi fremur en í stórum möppum sem rykfalla í hillunni. Vaxandi fjöldi fyrirtækja gefur nú eingöngu út reikninga á stafrænu formi og þegar þú færð reikning á pappír getur þú skannað hann inn eða tekið mynd og vistað á stafrænu formi. Uniconta getur vistað öll fylgiskjöl fyrirtækisins stafrænt og tengt þau við ákveðnar færslur. Þannig eru skjölin eru alltaf við hendina og rekjanleika bókhaldsins er tryggður.

Stafræn fylgiskjöl (Innhólf)

Innhólfið er notað til að skrá gögn um stafrænt fylgiskjal sem eru send eða lesin inn í Uniconta
Lesa meira um hvernig fylgiskjölum er safnað í Innhólfið

Eftir innlestur er gögnum bætt annaðhvort við innhólfið eða í færslubækurnar. Öll gögn sem skráð eru í innhólfið eru flutt í færslubókina (nema reiturinn „Í bið“ sé merktur í línuna.)

Stafræn fylgiskjöl eru fjarlægð úr Innhólfinu við bókun. En aðeins eftir að smellt er á ‘Endurnýja’. Ekki skal eyða fylgiskjalinu úr innhólfinu fyrr en smellt er á ‘Endurnýja’.

EKKI er hægt að flytja sama skjal tvisvar. Ef EKKI er hægt að flytja skjalið er merkt við reitinn „Í bið“ eða skjalið er þegar í óbókaðri dagbók. Sjá reitinn „Flutt á dagbók“ sem ætti að vera hakaður.

Til að auðvelda skráningu er hægt að birta skjalið sem lesið er inn á sérstökum skjá. Til dæmis á öðrum skjá. Smellið á ‘Skoða’ eða F7 til að skoða fylgiskjalið. Fylgiskjalið sem birtist er fylgiskjalið sem bendillinn er í.

Innhólfið samstillir skjáinn sjálfan þegar bendillinn er færður. Þetta gerir þess kleift að fletta í lista yfir fylgiskjölin og um leið birta það. Hægt er að bæta við gögnum í hverri línu.

Innhólfið sýnir skjölin sem hafa verið hlaðin upp og hafa ekki verið bókuð. Hægt er að tengja fylgiskjölin við færslubók en þau hafa enn ekki verið bókuð. Sjá reitinn „Flutt á dagbók“. Ef fylgiskjalið hefur verið flutt í færslubókina er þetta svæði hakað.

Skráning gagna í Innhólfinu

Kerfið stillir sjálfkrafa stofnunardagsetningu, notandanafn og skráargerð. Undir innihald er mögulegt að skrá viðkomandi fylgiskjal. T.d. Reikningur eða kvittun.

Dæmi um skráningu fylgiskjals:

Nú er hægt að færa inn reikningsnúmer og upphæð. Á sama hátt er hægt að bæta við kostnaðarlykli. Lánardrottnalykill getur greint frá því frá hvaða lánardrottni reikningurinn kemur og hvaða greiðslukenni sem er. T.d. Hægt er að færa inn IK-kóða.

Dæmi um skráningu kvittunar á kreditkort fyrirtækis:

Nú er hægt að færa inn upphæðir. Á sama hátt er hægt að bæta við kostnaðarlykli. Ef réttur banki er mótreikningur færslubókarinnar birtist reikningurinn sjálfkrafa í mótlyklinum í færslubókinni og hægt er að bóka línuna.

Flytja stafræn fylgiskjöl á dagbók

Hægt er að flytja stafræn fylgiskjöl beint úr innhólfinu í færslubók. Ný færslubókarlína er stofnuð fyrir hvert stafrænt fylgiskjal. Síðan er smellt á Flytja á dagbók í tækjaslánni.

Næst er slegið inn:

Fara í færslubókina og smella á ‘Bóka dagbók’. Færslurnar eru nú bókaðar og birtast nú fylgiskjölin í bókuðum færslum.

Ath: Smella á ‘Endurnýja’ eftir bókun þar sem fylgiskjalið er enn í innhólfinu. Eftir ‘Endurnýjun’ hverfur það.

Samþykki stafrænna fylgiskjala

Stafræn fylgiskjöl (Innhólf) er hægt að setja upp þannig að tilteknir notendur sem valdir eru sem ‘Samþykkjandi 1’ eða ‘Samþykkjandi 2’ geti samþykkt fylgiskjöl. Einnig er hægt að nota staðalgildi til að þvinga fram samþykki áður en flutt er í færslubókina.
Hægt er að tilgreina bæði samþykkjanda 1 og samþykkjanda 2. Ath! Hér er ekki um stigveldissamþykki að ræða, þ.e. að samþykkjandi 2 gæti vel samþykkt fylgiskjalið áður en hann samþykkir 2.
Ef óskað er eftir stigveldissamþykktarferli verður að gera það handvirkt með því að tilgreina aðeins samþykkjanda 1 og þegar samþykkjandi 1 hefur samþykkt fylgiskjalið þarf fyrst að færa samþykkjanda 2 inn á fylgiskjalið.

Hægt er að samþykkja fylgiskjöl frá:

• Fjárhagur/Stafræn fylgiskjöl (Innhólf)
• ‘Samþykkja’ virknin er undir ‘Notandastillingum’ efst í Uniconta valmyndinni. Lesa meira hér.
• Tölvupóstinum. Lesa meira hér.
• Fyrirtæki/Starfsmenn. Lesa meira hér.

Starfsmaður getur stillt fylgiskjal á ‘Samþykkt’, ‘Hafnað’, eða ‘Bið’. Eftir því hvað er valið færist fylgiskjalið í möppu sama nafns í innhólfinu svo endurskoðandinn geti séð hvað gerðist.

Stafræn fylgiskjöl hafa tvö svæði dagsetninga/tíma fyrir ‘Samþykkt’. Einnig er hægt að færa inn athugasemd í samþykktarferlinu sem vistast í reitnum ‘Athugasemd’.

Hnappurinn ‘Endursenda póst til samþykkjanda’ gerir kleift að senda samþykktarbeiðni aftur. Þetta gerir endurskoðandanum kleift að biðja starfsmann um samþykki og skrifa viðbótarskilaboð í tölvupóstinum. Ef skrifað eru skilaboð verður tölvupósturinn merktur með „háum“ forgangi.

Þessi tölvupóstur er sendur samþykkjanda óháð því hvort „Senda tölvupóst til samþykktar skjals“ hefur verið merktur við starfsmanninn. Lesa meira hér.

Ath! Af öryggisástæðum er ekki hægt að eyða stafrænu fylgiskjali sem hefur verið samþykkt samdægurs og það var fært inn. Það er hægt að gera það daginn eftir í fyrsta lagi.

Bíður samþykktar

Lesa má um ‘Bíður samþykktar’ hér.
Lesa meira um uppsetningu starfsmanna til notkunar ‘Bíður samþykktar’ hér.

Lýsing á reitum í innhólfinu

Lýsing á hnöppum

Eyða

Hægt er að eyða fylgiskjölum úr innhólfinu ef t.d. fylgiskjal var sent í innhólfið fyrir mistök.

Bent er hins vegar á að ef fylgiskjal hefur verið flutt úr Innhólfinu í dagbók án þess að færslubókin sé bókuð er ekki hægt að eyða fylgiskjalinu.
Eyddu línunni í færslubókinni eða fjarlægðu tengilinn í stafræna fylgiskjalinu í línunni í færslubókinni fyrst og síðan er hægt að eyða fylgiskjalinu úr innhólfinu eftir á.
Einnig skal hafa í huga að fylgiskjölin í innhólfinu eru sjálfkrafa fjarlægð úr innhólfinu þegar færslan í dagbókinni er til dæmis bókuð. Það er, þegar fylgiskjalið hefur verið tengt bókuðu skjali, birtast þau ekki lengur í innhólfinu. Með öðrum orðum, þú átt ekki að eyða fylgiskjölum handvirkt í innhólfinu þínu nema þau hefðu aldrei átt að vera hlaðin innhólfinu í fyrsta lagi.

Fjarlægja úr innhólfinu

Stafræn fylgiskjöl eru merkt með því hvort þau eigi að birtast í innhólfinu eða ekki. Þegar bókuð er færslubók með stafrænum fylgiskjölum sem viðhengi, þá er fjarlægt þetta gátmerki að skjalið eigi að birtast í innhólfinu.

„Fjarlægja úr innhólfinu“: Þetta gerir kleift að fjarlægja það úr innhólfinu. Fylgiskjalið er þá aðeins í Fjárhagur/Skýrslur/Stafræn fylgiskjöl.

Undir Fjárhagur/Skýrslur/Stafræn fylgiskjöl er einnig mögulegt að skjal birtist í innhólfinu aftur með því að nota hnappinn „Sýna innhólf“. Lesa meira hér.

Skipta pdf-skjali í mörg pdf-skjöl

Til dæmis ef 30 blaðsíðna fylgiskjali á að skipta í 30 mismunandi fylgiskjöl (gert í 30 línum í stafræna innhólfinu), er hægt að gera það á tvo mismunandi vegu. Báðum er lýst hér á eftir:

1. Með hnappnum ‘Skipta í mörg pdf’
2. Með hnappnum ‘Bæta við’

Dæmi með ‘Skipta í mörg pdf’:

Dæmi með hnappnum ‘Skipta í mörg pdf’:

• Fara í Fjárhagur/Stafræn fylgiskjöl (innhólf)
• Smella á ‘Vista’ áður en skipt er til að vista gögn sem þegar hafa verið færð inn
• Velja fylgiskjalið sem sent var í Stafræn fylgiskjöl (Innhólf) í gegnum netfangið sem er tengt fyrirtækinu. Lesa má um senda tölvupóst í Stafræn fylgiskjöl hér…

• Smella á „Skipta í mörg PDF“ og yfirlit yfir skjalið birtist með tilheyrandi síðum þess
• Smellið t.d. á síðu 9 hægra megin á skjánum ef skipta á PDF í tvö skjöl, pdf með síðum 9-10 og annað pdf með síðum 1-8
• Einnig er hægt að rita 1,2,3,4,5-10 í textareitinn fyrir ofan skjölin og skipta skjölunum í 5 skjöl, síða 1 og síða 2 og síða 3 og síða 4 og síður 5-10.

• Smella á ‘Skipta’
• Upp kemur spurning hvort „Eyða eigi færslunni?“

• Ef Já er valið, verður upprunalega PDF eytt á sama tíma og tvö ný skjöl eru búin til.
• Ef valið er Nei verður upprunalega PDF áfram í innhólfinu, en nýju skjölin tvö eru búin til, þannig að það verða því 3 skjöl. Þetta kann að skipta máli ef á að nota upprunalega fylgiskjalið fyrir eitthvað annað, eða aðeins að eyða því síðar.
• Til að skipta öllum síðum skal velja fyrstu síðuna og skruna síðan á síðustu síðu, SHIFT+CTRL er haldið niðri og síðasta síða er valin.
  Nú er hægt að skoða allar síður í textareitnum. Smella á ‘Skipta’.
  

Dæmi um skiptingu með hnappinum ‘Bæta við’ :

• • Fara í ‘Fjárhagur/Stafræn fylgiskjöl (Innhólf)’
  • Smella á ‘Bæta við’
  • Haka skal í ‘Skipta upp í mörg PDF’
  • Smella á ‘Fletta’
  • Velja skránna
  • Fylla út aðrar upplýsingar í forminu.
  • Smella á ‘Vista’
  • Fylgiskjalinu er nú sjálfkrafa skipt þannig að hver síða í PDF er orðin lína í innhólfinu.

Afrita/Flytja viðhengi undir Stafræn fylgiskjöl (Innhólf)

Fylgiskjöl í Stafræn fylgiskjöl (Innhólf) er hægt að afrita eða flytja til Viðskiptavinar, Lánardrottins, Sölupöntunar, Innkaupapöntunar og Tilboðs.

Velja skjalið sem á að afrita eða flytja. Aðeins má velja eitt fylgiskjal.

Valið er ‘Afrita/Flytja viðhengi’ í tækjaslánni.

ATH! Fylgiskjal sem er afritað/flutt í innkaupapöntun birtist ekki í færslunum. Sjá næstu lýsingu í þessari grein undir ‘Innkaupanúmer’.

Velja skal hvort eigi að afrita eða flytja.

Með afritun er skjalið áfram í innhólfinu og það er hægt að afrita / flytja það í aðrar möppur.

Þegar það er flutt hverfur skjalið úr innhólfinu.

Velja nú gerðina – Hægt er að velja Viðskiptavin, Lánardrottinn, Sölupöntun, Innkaupapöntun og Tilboð.

Það fer eftir vali á gerðinni, er hægt að fletta upp skránni sem var valin t.d. Viðskiptavinar.

Byrja á því að slá inn nafn viðskiptavinar eða reikning og Uniconta mun nú hefja leit í skránni.

Velja viðskiptavininn sem afrita á fylgiskjalið í.

Fylgiskjalið er nú afritað/flutt í skránna sem var valin.

Í dæminu afritum við til viðskiptavinarins Storevangskolen og við getum nú fundið fylgiskjalið í gegnum aðgerðina Viðskiptavinur/Viðskiptavinur/Viðhengi – velja Skjalið.

Flytja til fyrirtækis

Hægt er að flytja fylgiskjöl í stafræna fylgiskjöl (innhólf) til annars fyrirtækis.

Velja/tilgreina fylgiskjalið sem á að flytja. Aðeins má velja eitt fylgiskjal.

Í listanum skal velja fyrirtækið sem flytja á fylgiskjalið í.

Sameina PDF skjöl

Í stafrænum fylgiskjölum er nú hægt að sameina tvö PDF skjöl. Þetta er gert með því að setja eitt PDF inn í hitt. Þar sem aðeins er hægt að tengja skrá við eitt færsluskjal er hægt að nota þennan eiginleika til að sameina PDF skjöl í eina skrá svo hægt sé að tengja mörg PDF skjöl.

Undir „Stafræn fylgiskjöl (Innhólf)“ er hægt að velja PDF fylgiskjöl sem á að sameina. Það er gert með því [Ctrl] að halda niðri og velja PDF viðhengi með músinni.

Smella síðan á hnappinn „Sameina PDF skjöl“.

Svo opnast nýr gluggi með tveimur völdum PDF skjölum. Hér er smellt á „Sameina“ neðst í hægra horninu.

Stofna umslag

Hægt er að safna saman fylgiskjölum í umslagi með því að nota hnappinn Stofna umslag í tækjaslánni.

• Veldu Stofna umslag
• Velja skrárnar sem bæta á við umslagið
• Smella á ‘Næst’ og nefna skal umslagið í neðra vinstra horninu
• Smelltu á ‘Ljúka’
• Umslagið er nú ný lína í fylgiskjalalistanum og hægt er að velja það og tengja við bókunarlínu í færslubók. Lesa meira hér.

Möppur í innhólfi

Í innhólfinu eru möppur þar sem hægt er að setja stafræn fylgiskjöl áður en eru bókuð og hverfa úr innhólfinu.
Þegar Stafræn fylgiskjöl (Innhólf) eru opnuð birtast öll fylgiskjöl í möppunni ‘Allt’. Það er, öll fylgiskjöl sem eru í möppunum: Innhólf, Bíður samþykktar, Samþykkt, Hafnað, Bið, osfrv.

Eigin möppur (sýndar sem Möppur notanda 1-5 á þessum skjá) er hægt að búa til með því að smella á möpputáknið á listanum ‘Möppur’. ATH! Ekki er hægt að eyða möppu ef fylgiskjöl eru í henni.

Annað hvort er hægt að:

• draga fylgiskjöl af listanum í möppu sem þú vilt, eða;
• Reiturinn ‘Mappa’ er valinn (lesa um Snið hér) og mappan valin úr fellivalmyndinni. Sjá skjámynd hér:

Ekki er hægt að breyta heitum þessara mappa.

Þú getur notað ‘Birta möppur’ í tækjaslánni til að birta eða fela þessar möppur.

Hengja við stafræn fylgiskjöl í tengslum við innlestur á skrá til bókunar færslubókar

Hvert fylgiskjal hefur einkvæmt kenni sem birtist m.a. í innhólfinu og í listanum yfir stafræna fylgiskjöl:

Ef þú flytur bankayfirlit inn á dagbók getur þú bætt dálk fyrir einkvæmt kenni í skránna sem þú lest inn.

Dagbókin parar þá fylgiskjölin sjálfkrafa við línurnar og notar til þess einkvæmt kenni fylgiskjals. Ef einkvæm kenni fylgiskjala liggja fyrir við innlestur skráar er einfaldara og fljótlegra að slá það inn í dálk í skránni heldur en að para línu fyrir línu eftir að skráin hefur verið lesin inn.

Sniðug, einföld og fljótleg aðferð. Athugaðu að þú þarft að aðlaga sniðmát fyrir innlestur skráar þannig að kerfið viti í hvaða dálki einkvæma kennið er. Ef einkvæmt kenni fylgiskjala við einhverjar línur liggur ekki fyrir getur þú fært inn þau kenni sem er þekkt, og parað hinar línurnar eftir innlestur.

Tengja stafrænt fylgiskjal við línu í dagbók

Meðan unnið er í dagbók er hægt að velja línu frá innhólfinu, sem verður síðan hengt við línuna í dagbókinni

• Opnaðu dagbók og bættu við línu.
• Smelltu á Stafrænt fylgiskjal í tækjaslá dagbókar
• Til að hengja við fylgiskjal úr innhólfinu skaltu velja Hengja við. Við það opnast Innhólfið:
• Vinstra megin birtast fylgiskjölin í innhólfinu, hægra megin birtist svo forskoðun á fylgiskjalinu. Í listanum sýnir dálkurinn „Meðfylgjandi“ hvaða Stafræn fylgiskjöl eru þegar tengd en ekki bókuð.
• Veldu fylgiskjal eða möppu með mörgum fylgiskjölum til að hengja við og smelltu á hengja við-hnappinn. Nú hengist fylgiskjalið við dagbókarlínuna og það hak kemur í reitinn Stafrænt fylgiskjal í línunni. Ef ekkert hefur verið slegið inn í dagbókarlínuna flytjast upplýsingarnar úr innhólfinu. Það sem hefur verið slegið inn í dagbókarlínu áður en fylgiskjalið er hengt yfirritast ekki með upplýsingum fylgiskjals úr innhólfinu.

Hengja við stafræn fylgiskjöl við margar línur í dagbók

Ef bankayfirlit eru til dæmis flutt inn í færslubókina eða færslubókarlínur færðar inn handvirkt og stafræn fylgiskjöl hlaðið upp rafrænt eru nokkrar færslubókarlínur og fjöldi stafrænna fylgiskjala sem þarf að passa saman eftir á.

Það er sérstök skjámynd fyrir þetta, þar sem þú ert með stafrænt fylgiskjal hér að ofan (þú hefur flutt inn, sent tölvupóst eða vistað) og neðst ertu með færslubókarlínur sem þú hefur flutt inn úr banka eða slegið inn handvirkt. Þannig er einfalt og fljótlegt að para línur og fylgiskjöl.

• Í tækjslánni skal velja Fjárhagur/Dagbækur og Para fylgiskjal og dagbókarlínu við færslubókarlínur:
• Efst (Stafræn fylgiskjöl): Merktu við fylgiskjal. Neðst (dagbókarlínur): Merktu við þá línu sem fylgiskjalið á að tengjast.
  Góður punktur! Ef nauðsyn krefst skaltu velja Skoða viðhengi á tækjaslánni og draga stafræna fylgiskjalið á annan tölvuskjá. Þá er hægt að hoppa frá línu til línu með stafrænum fylgiskjölum á efri hluta fylgiskjals skjámyndarinnar, en myndin af stafræna fylgiskjalinu breytist á öðrum skjá án þess að þurfa að opna/loka skjánum með mynd af stafræna fylgiskjalinu.
• Þegar þú hefur valið fylgiskjal og dagbókarlínu – smelltu á Hengja við í tækjaslánni. Nú eru fylgiskjalið og dagbókarlínan pöruð.
• Haltu áfram að merkja og hengja við þangað til að þú hefur parað öll fylgiskjöl sem við viðeigandi dagbókarlínur.

Tengja stafrænt fylgiskjal við bókaða færslu

Ef þú hefur bókað fylgiskjal án þess að hafa hengt við stafræna fylgiskjalið er þetta auðveldlega gert á eftirfarandi hátt:

• Finna færsluna sem á að tengja stafræna fylgiskjalið við, til dæmis undir Fjárhagur/Skýrslur/Færslur
• Velja Færslur fylgiskjals í tækjaslánni
• Velja Stafrænt fygliskjal/Hengja við í tækjaslánni (Athugið að það eru tveir hnappar sem kallast Stafrænt fylgiskjal. Velja verður þann með örinni sem undirvalmyndin er til staðar með)
• Við það opnast listi yfir stafræn fylgiskjöl í innhólfinu
• Velja fylgiskjalið sem á að tengja við gildandi færslu og smella á Hengja við.
• Velja ef færslan á að tengjast öllum færslum í færslunni.