Ef óskað er eftir að nota samþykktarferli í Uniconta þarf að setja upp eftirfarandi í fyrirtækinu.
1) Stofna notendur sem eiga að samþykkja.
2) Stofna starfsmenn aðra en notendur sem nota á í samþykktarferlinu.
3) Setja upp tölvupóstsstillingar fyrir samþykktarferlið.
4) Uppsetning áminninga
1) Stofna notendur
ATH: Móttakandi tölvupósts í samþykktarferlinu verður að vera stilltur sem notandi í Uniconta.
- Fara í Fyrirtæki/Aðgangsstýring notenda og bæta við notendum eftir þörfum. Lesa meira hér um stofnun nýrra notenda…
2) Stofna starfsmenn
- Fara skal í Fyrirtæki/Starfsmenn og bæta við einum starfsmanni fyrir hvern notanda (stofnað undir „Aðgangsstýring notenda“)
- Fylla skal út að minnsta kosti númer, heiti, tölvupóst og notandanafn (sjá „Aðgangsstýring notenda“ fyrir Notandanafn).
- Gátmerki er sett í reitinn „Samþykkt fylgiskjals með tölvupósti“ (sem þýðir, að senda tölvupóst til samþykkjanda þegar hann er valinn í innhólfinu og vistaður)
- Vista starfsmanninn. Lesa um starfsmenn hér…
3) Stofna uppsetningu á tölvupósti fyrir samþykkjanda
Athuga: Þetta skref er nauðsynlegt til að nota samþykktarflæðið. Annars er hætta á að starfsmenn fái ekki tölvupóst með fylgiskjölum til samþykkta.
- Fara í Fyrirtæki/Viðhald/Tölvupóststillingar
- Stofna tölvupóstsendingu
- Nota tölvupóstinn í fyrirtækinu þínu sem þú vilt nota þegar þú sendir samþykktartölvupóst
- Slá inn Númer og Heiti.
- Slá inn SMTP upplýsingar, Lesa meira hér…
- Smella á „Sannreyna uppsetningu“ og senda á tölvupóstfangið þitt.
- Ef þetta virkar þá er allt gott og hægt að vista og halda áfram.
- Ef það virkar ekki, þarf að athuga hvort réttar upplýsingar hafa verið slegnar inn og er því næst reynt aftur.
- Eftir að uppsetningin hefur verið vistuð í Fyrirtæki/Viðhald/Tölvupóststillingar er smellt á hnappinn „Samþykktarregla“ í valmyndinni.
- Hér er valið frá hvaða tölvupóstsfangi á að senda.
4) Setja upp áminningu
Ef senda á áminningartölvupóst til samþykkjenda sem hafa ekki enn samþykkt fylgiskjöl sem þeir hafa áður fengið í tölvupósti til samþykktar er hægt að velja hvaða daga vikunnar á að senda áminningar og er það gert í reitnum Áminningar samþykkta undir Fyrirtæki/Fyrirtækið mitt.
Áminningartölvupósturinn mun innihalda lista með öllum fylgiskjölum sem samþykkjandi hefur enn ekki samþykkt og þeir geta síðan smellt á tenglana á hvert fylgiskjal og samþykkt/hafnað á sama hátt og í venjulegum samþykktartölvupóstum.
Prufusending
- Fara skal í Fjárhagur/Stafrænt fylgiskjal (innhólf). Stofna skal prufufylgiskjal ef nauðsyn krefur með því einfaldlega að draga myndskrá eða annað skjal inn í pósthólfið.
- Velja Samþykkjanda 1 og smella á Vista
- Ef Samþykkjandi 1 samþykkir tölvupóst er allt í góðu.
- Ef samþykkjandi 1 samþykkir ekki tölvupóstinn þarf að fara yfir uppsetninguna fyrir utan ofangreinda lýsingu.