Senda Rafrænt

Uniconta getur stofnað og sent rafræn-skjölin Reikningur og Kreditreikningur í eftirfarandi einfaldlega nefnd sem Reikningur.

Hægt er að senda reikningana beint úr Uniconta eða nota annan flutning fyrir sendinguna. Til að geta sent reikninga frá Uniconta þarf að virkja það undir Fyrirtækjaupplýsingar. Lesa meira hér

Algengar spurningar

• Hægt er að senda rafrænt til opinberra og einkafyrirtækja
• Til að nota rafræna reikninga þá þarf að stofna viðkomandi í skeytamiðlun hjá Unimaze. Sem stendur er það gert með því að senda tölvupóst á [email protected]
• Uniconta getur sent til viðskiptavina sem skráðir eru með GLN-númer eða kennitölu
• GLN-númer er einnig þekkt sem EAN-númer
• Rafrænt er stofnað/sent hvað varðar reikningsfærslu í gegnum sölupöntun, flýtireikning, magnuppfærslu eða annars staðar sem hægt er að stofna sölureikninga frá
• Rafræn er einnig hægt að senda/stofna úr reikningabókinni. Það er líka héðan sem Rafrænt er hægt að endursenda
• Hægt er að hengja allt að 10 viðbótarskjöl við Rafrænan reikning
• Rafrænn reikningur hefur, eftir því sem hægt er, sömu upplýsingar og ‘pappírsreikningur’, þó er ekki hægt að setja sérsniðna reiti í rafrænu skrána.
• Uniconta styður viðskipti við sveitarfélögin sem í sumum tilfellum krefjast þess að notað sé Notendakenni
• Hægt er að skilgreina greiðslumáta (FIK, BBAN og/eða IBAN) frjálslega í rafrænu skránni
• Hægt er að tilgreina samþykkt afhendingarauðkenni á viðskiptavininum, sem er innifalið í rafrænu skránni
• Kenni sendanda getur verið Kennitala eða GLN-númer
• Reikningar fyrir viðtakanda eru einnig studdir
• Hægt er að tilgreina mörg GLN-númer fyrir viðskiptavin (tengiliði og/eða uppsetningar)
• Rafræni reikningurinn er staðfestur fyrir sendingu
• Rafrænir reikningar sem eru sendir eru skrifaðir í viðskiptavinakladda. Reikningar sem ekki er hægt að afhenda eða eru gallaðir eru einnig skrifaðir í kladdann.
• Uniconta er með Endurtekninga-stefnu fyrir reikninga sem ekki er hægt að leggja fram (20 tilraunir)
• Rafrænt inniheldur tengil á upprunalega Uniconta reikninginn
• Rafrænt styður bakfærslu
• Hægt er að tilgreina hvaða reikning, kreditreikningur jafnar út

Uppsetning viðskiptavinar

Hér er lýsing á því hvernig viðskiptavinur verður að vera settur upp til að reikningar verði stofnaðir/sendir sem rafrænir.

Viðskiptavinurinn verður að vera skráður í Unimaze til að fá rafræna reikninga. Hægt er að skrá viðskiptavininn með GLN-númeri eða Kennitölu.
Athugið: Að GLN-númer er einnig þekkt sem EAN-númer viðskiptavinar og af sömu ástæðu þekkja margir einnig rafrænan reikning sem EAN-reikning. Hugtakið EAN er þó ekki lengur uppfært og þess vegna notum við í Uniconta hugtakið GLN-númer.

GLN númer: Flestir viðskiptavinir sem skráðir eru í Unimaze eru með GLN-númer
Kennitala: Viðskiptavinurinn getur einnig verið skráður í Unimaze með Kennitölu
rafrænn reikningur: Virkjaðu stofnun/sendingu Rafrænt fyrir einstaka viðskiptavini með því að velja Rafrænn

Athugið að hægt er að slá inn GLN númer á nokkrum stöðum eftir viðskiptavinum og þörfum hans.

Ath: Ef „Reikningur tölvupóstur“ er fylltur út á sama tíma er reikningur fylltur út á PDF-sniði.

Reikningslykill Ef viðskiptavinalykill er tilgreindur í reitnum Reikningslykill mun þessi viðskiptavinalykill fá Rafræna-reikninginn.
Þess vegna verður Reikningslykill viðskiptavinar að hafa GLN-númer eða Kennitölu sem hægt er að senda til.
Ef reikningslykill var tilgreindur í dæminu hér að ofan, þá mun Cykel A/S vera vöruinnkaupalykilinn/afhendingarlykilinn.

Tengiliður
Hægt er að tilgreina GLN-númer á tengilið. Það er fyrst og fremst notað í tengslum við viðskipti við sveitarfélög, þar sem sveitarfélag hefur yfirleitt eitt GLN númer á stofnun. Nánar má lesa um viðskipti við sveitarfélög neðar í textanum.

Afhendingarstaður
Heimilisfang getur einnig haft GLN númer. Afhendingarstað er hægt að tilgreina á sölupöntuninni. Lesa meira um Afhendingarstað hér

Forgangsröðun EndPoint-ID (GLN-númer,
Kennitala) Uniconta leitar að EndPoint í eftirfarandi forgangsröð

• Afhendingarstaður
• Tengiliður
• Reikningslykill

Lánardrottnalykill
Gildi er alltaf sjálfgefið sett inn í SupplierAssignedAccountID reitinn í AccountingCustomerParty hlutanum.
Það er viðskiptavinalykill sem er sett inn.

Það er auðkenni sem getur vísað í lykil hjá viðtakanda (viðskiptavini). Það eru nokkrir viðskiptavinir sem þurfa umsamið gildi á þessu sviði til að móttaka reikninginn.

Greiðsluhættir

Engin takmörk eru á fjölda Greiðsluhátta í Rafrænum reikningi.
Í Uniconta er hægt að setja upp þrjá greiðsluhætti

• FIK (71, 73, 75 eða 04)
• BBAN (bankareikningsnúmer)
• IBAN

Sjálfgefið er að Rafrænt sækir greiðslumáta úr fyrirtækjaupplýsingum, þær verða skrifaðar í eftirfarandi röð í rafrænu skrána, ef tilgreint er.

1. FIK
2. BBAN
3. IBAN

Til athugunar: Viðtakandakerfin lesa yfirleitt aðeins það fyrsta.

Einnig er hægt að tilgreina greiðsluhætti undir Sniðflokkar.
Ef sniðflokkur er tilgreindur í Reikningshaus eða Viðskiptavini eru bankaupplýsingar sóttar úr sniðflokknum.

Það virkar svolítið öðruvísi en á venjulegum reikningi. Sjá dæmin hér að neðan.

Dæmi 1
Ef sniðflokkur er tilgreindur en allar greiðsluupplýsingar eru auðar eru bankaupplýsingar sóttar í stofngögn

Dæmi 2
Ef sniðflokkur er tilgreindur og aðeins FIK-númer er fyllt út verður aðeins FIK tekið með í Rafrænt – jafnvel þótt BBAN og/eða IBAN séu útfyllt samkvæmt fyrirtækjaupplýsingum

Tilvísun pöntunar

Pöntunartilvísunarhlutinn

KENNI
Til að fylla út reitina Innkaupabeiðnanúmer eða Verknúmer úr Sölupöntunarhaus, ef Beiðninúmer er fyllt út er þetta notað, annars er Verknúmer sett inn ef það er fyllt út.
Til athugunar: Til dæmis í reitnum Innkaupabeiðnanúmer er hægt að færa inn innkaupapöntunarnúmer viðskiptavinarins.
Einnig er hægt að nota beiðninúmer til að færa inn kennitölu í tengslum við númer beiðninnar. Viðtakandi þjónustu. Sum sveitarfélög búast við að CPR númer birtist í DeliveryParty hlutanum (lesa lengra niður). Til að færa kennitöluna í þennan hluta er nauðsynlegt að forskeyti sé með Kennitölu:

SalesOrderID
Uniconta sölupöntunarnúmer

IssueDate
Dagsetning reiknings

Athugasemd/minnispunktar

Reiturinn Athugasemdir í sölupöntunarhausnum er innifalinn í Rafræna-hausnum.

Athugasemdareiturinn er settur hér í Rafrænt.

Athugasemdir pöntunarlínu eru teknar með sem athugasemdir reikningslínu í Rafrænt, eins og sýnt er hér að neðan.

Textalínur færðar inn sem reikningslínur, þ.e. línur án vörunúmers og magns eru innifalin sem reikningslínur í Rafrænt.
Þetta þýðir að textinn er innifalinn í <cbc:Description> undir <cac:Invoiceline>\<cac:Item>, á sama hátt og texti á öðrum reikningslínum.

Afhendingarkenni

Reitinn Afhendingarauðkenni er að finna á Viðskiptavini og Afhendingarstaður

Ef þú þarft að slá inn auðkenni fyrir afhendingarstað, annaðhvort í stað afhendingaraðseturs, eða ásamt afhendingaraðsetri, er það tilgreint í reitnum Afhendingarkenni (reiturinn í Rafrænt Delivery.DeliveryLocation.ID).

Þetta getur verið auðkenni sem er tengt við opinberan lista, t.d. GLN númer, eða auðkenni sem aðilar koma sér saman um.

Það er fyrst og fremst notað af viðskiptavinum sem eiga viðskipti við verslanakeðjur.

Einkenni þeirra er að það er gerti í gegnum reikningagerð. Rafræni reikningurinn er sendur á aðalskrifstofuna og varan er afhent í einstaka verslun.

Í Rafræna reikningnum mun aðalskrifstofan yfirleitt hafa kenni sem auðkennir einstaka verslun sem tekur á móti vörunni.

Afhendingarauðkenni er hægt að tilgreina á viðskiptavini og/eða afhendingarstað, ef ekkert gildi er tilgreint í auðkenni, þá er GLN númer afhendingarlykils (ef tilgreint) sett inn, annars er afhendingarlykilnúmer.

Setja afhendingarkenni inn í Rafræna skrá

Afhendingarkenni (Viðtakandi)

Viðtakandi getur t.d. verið aðili sem sveitarfélagið veitir aðstoð en gerir sjálfur samning um aðlögun o.fl. við birgja. Birginn sendir reikninginn beint til sveitarfélagsins, sem getur þá lokað styrkmálinu miðað við kennitöluna.

Tilgreina verður kennitölu í reitinn Afhendingarkenni og forskeyti með CPR:

Reiturinn í Rafrænu skránni Delivery.DeliveryParty.PartyIdentification.ID með schemeID=“DK:CPR“

Setja kennitölu í Rafræna skrá

Ath: Það koma upp aðstæður þar sem ofangreind lausn er ekki ákjósanleg. Þess í stað er hægt að færa inn kennitölu fyrir viðtakandann í reitinn Innkaupabeiðni í pöntunarhausnum. Lesa meira í hlutanum Innkaupabeiðni.

Afhendingarkenni (P-númer)

Það eru líka nokkrir aðilar sem nota númer framleiðslueiningar (P) til að auðkenna eininguna sem verslað er með. Tilgreina verður P-númer í svæðinu Afhendingarkenni og forskeyti með P:

P-númer verður að vera 10 tölustafir. Ekki þarf að tilgreina núll fremst, eins og Uniconta sjálft gerir það í tengslum við myndun Rafrænt.

Það þarf ekki að vera gilt P-númer, þú getur líka slegið inn verslunarnúmerið o.s.frv. Það fer eftir því hvað þú samþykkir með viðtakandann.

Reiturinn í Rafrænu skránni Delivery.DeliveryParty.PartyIdentification.ID með schemeID=“DK:P“

Setja P-númer inn í Rafrænu skránna

Sölupöntunarreiturinn Starfsmaður og tilvísun okkar

Ef starfsmannareiturinn er fylltur út í sölupöntunarhausnum er reiturinn Tilvísun okkar ekki notaður.

Upplýsingarnar eru settar inn í hlutann Tengiliður í AccountingSupplierParty og SellerSupplierParty

Starfsmannareiturinn fylltur út
ContactPerson.Id
Kenni fyllt út með tölvupósti starfsmanns ef það er fyllt inn á annan hátt ‘na’ (ekki tiltækt)

ContactPerson.Name
Nafnið er fyllt út með nafni starfsmannsins.

ContactPerson.Phone
Sími fylltur út með farsímanúmeri starfsmanns ef hann er fylltur út annars símanúmer fyrirtækis

Starfsmannareiturinn auður
ContactPerson.Id
Kenni er fyllt út með Tilvísun okkar ef fyllt er út annars er tölvupóstur fyrirtækisins settur inn ‘na’ (ekki tiltækt)

ContactPerson.Email
Tölvupóstur er fylltur út með tölvupósti fyrirtækisins ef tilvísun okkar er ekki fyllt út eða skilin eftir auð.

ContactPerson.Phone
Sími fylltur út með símanúmeri fyrirtækis

Viðskipti við sveitarfélög

Sveitarfélag krefst vísbendinga um notandakenni. Notandakenni er hér kenni starfsmanns í sveitarfélaginu. Hún samanstendur yfirleitt af samsetningu tölustafa og bókstafa, til dæmis NN99.
Athugið að aðeins þarf að slá inn viðkomandi notandakenni í reitinn – ekkert annað – til dæmis NN99. Reikningnum verður hafnað ef það stendur ‘Hans Hansen: NN99’ eða ‘UserID: NN99’ í reitnum.

Notandakenni er sett inn í reitinn Tengiliður á viðskiptavini og verður þá sett inn á réttan stað á rafrænum reikningi.

Nokkrar sveitarfélög stofnuð á sama viðskiptavin
Sveitarfélög hafa að jafnaði eitt GLN númer á hvert sveitarfélög/stofnun.

Tengiliður verður t.d. að vera stofnaður fyrir hverja stofnun.

• Leikskólinn Poppy
• Leikskólann Frydenlund
• Hvíld hjúkrunarheimili

Setja inn GLN-númer og tilvísunarkenni. Óskað er eftir upplýsingum frá sveitarfélaginu/stofnun.

Tilvísunarkenni
Sveitarfélag krefst vísbendinga um notandakenni. Notandakenni er hér kenni starfsmanns í sveitarfélaginu. Hún samanstendur yfirleitt af samsetningu tölustafa og bókstafa, til dæmis NN99.

Að ofan eru stofnanirnar þrjár settar upp sem tengiliðir

Á sölupöntuninni sjálfri skal færa inn umbeðinn tengilið/stofnun

Viðhengd skjöl

Hægt er að hengja við samtals 10 skjöl í Rafrænum reikningi.
Unimaze styður að eftirfarandi skjalagerðum öllum öðrum gerðum verði hafnað

• PDF
• JPEG
• TIFF
• PNG
• XLSX
• CSV
• XLSX
• ODS

Fjöldi og stærð viðhengdra skjala eru sem hér segir:

• Hámark 10 viðhengd skjöl
• Hámarksstærð á skjal er 10 MB
• Hámarksstærð heildarskjala er 10 MB

Dæmi um leyfðar samsetningar:

• Tvö skjöl af 5 MB hvor
• 10 MB skjal
• 10 skjöl á 1 MB

Ath: Skjöl eru aðeins felld inn í Rafæna reikninginn ef skjalið er merkt sem „Reikningur“.
Lesa meira hér.

Tengill á frumrit reiknings

Tengill er settur inn í Rafrænt svo að viðtakandinn geti séð upprunalega Uniconta reikninginn. Hann er settur inn sem ytri tengill eins og sjá má hér að neðan:

Hér er dæmi um skoðun á reikningi.

VSK

Rafrænt getur innihaldið eitt eða fleiri af vsk-hlutföllunum hér að neðan.

Bakfærð gjöld
Reikningslínur með VSK-kóðum sem eru með VSK-aðgerðina S8 hafa kóðann Bakfærsla.

Undanþegið VSK
Reikningslínur þar sem eftirfarandi á við munu hafa kóðann án vsk

• Engir VSK-kóðar
• VSK-kóðar með VSK-aðgerð s2
• VSK-upphæð = 0

Skattskyldur
Allar aðrar reikningslínur verða með kóðann Sjálfgefið.

Verð

PricingReference-hlutinn er prentaður. Í PriceAmount er brúttó einingaverð tilgreint.

Aukastafir

Í OIOUBL skjali eru engar takmarkanir á fjölda aukastafa á verði og umreikningsstuðlum miðað við verð. Eins margir markverðir tugastafir og hægt er eru því notaðir í aðstæðum þar sem vandamál geta verið við að slétta tugabrot.

4 aukastafir eru stöðugt notaðir þegar ‘Verð eru með virðisaukaskatti’ á pöntuninni, þar sem það veldur oft auramun þegar reiknað er til baka og hér duga 2 aukastafir ekki.
Það er venjulega smásala sem notar „Verð með virðisaukaskatti“ og vandamálið er að nettóverðið verður að vera reiknað með því að draga frá virðisaukaskattinum, sem gefur oft eitthvað „skekkt“ verð með meiri hættu á aukastaf og
námundunarvillu.

Kennitölu staðfesting

Eftirfarandi er staðfest, sem þarf að uppfylla til að stofna/senda rafrænan reikning.

Kennitala sendanda
Færa þarf inn gilda kennitölu undir Fyrirtækjaupplýsingar. Gild kennitala verður að vera 10 stafa langt til að vera samþykkt.

Kennitala (PartyLegalEntity) er sett inn í eftirfarandi hluta Rafræna skjalsins

• AccountingSupplierParty (upplýsingar um fyrirtæki)
• SellerSupplierParty (fyrirtækjaupplýsingar) – (aðeins reikningsskjal)

Athugið: Sérstaklega fyrir færeyska reikninga.
Ef landsnúmerið = ‘Færeyjar’ mun Uniconta sjálfkrafa bæta tveimur upphafsnúllum við CVR-númerið (kennitölu) þar sem færeyskt CVR-númer hefur aðeins 6 tölustafi.
Ef landsnúmerið = ‘Danmörk’, en færeyskt CVR-númer er tilgreint, verður þú sjálfur að bæta við tveimur fremstu núllum.

Grænlenskt fyrirtækir er meðhöndlað á sama hátt og danskt miðað við CVR-númer.

Kennitala viðtakanda
Ekki er gerð krafa um að kennitala sé fyllt út á viðtakanda. Mælt er með því að gera það þar sem það auðveldar viðtakandanum.
Það þarf að sjálfsögðu að fylla út ef viðtakandi er skráður með kennitölu sínu í stað GLN númers í Unimaze.
Ef kennitala er fyllt út þarf það að vera 10 tölustafir að lengd.

Kennitala (PartyLegalEntity) er sett inn í eftirfarandi hluta Rafræna skjalsins

• AccountingCustomerParty (Reikningslykill)
• BuyerCustomerParty (Afhendingarlykill)
• PayeeParty (Viðtakandi greiðslu – aðeins sett inn fyrir Kreditnótu)

Athugið: BuyerCustomerParty, Party/EndPointId er sleppt þegar Land <> Danmörk og Grænland og EndPointId er CVR númer. Upplýsingar er enn að finna í PartyIdentificaton/ID og PartyLegalEntity/CompanyId. Hér er það tilgreint, eins og sýnt er hér að neðan.

Sendir í gegnum Unimaze

Með því að virkja færibreytuna hér að neðan undir Fyrirtækjaupplýsingar er hægt að senda hana í gegnum Unimaze. Svæðið er aðeins sýnilegt Danmörku, Grænlandi og Færeyjum.

Hægt er að senda Rafrænt með Unimaze í tengslum við

• Reikningur er stofnaður (Sölupöntun, Flýtireikningur, Magnuppfærsla og annars staðar sem hægt er að stofna sölureikning frá)
• Beint úr Reikningabókinni.

ATH: Rafrænt er ekki sent til reikningsfærslu ef gátmerki er í ‘Lokaðu fyrir sendingu tölvupósts’.

Hér er niðurröðun á þessum tveimur sendingaraðferðum.

Áfram í gegnum reikningabók
Hnappurinn ‘Senda sem rafrænt’ verður sýnilegur ef færibreytan ‘Senda rafrænan sölureikning frá gagnaþjóni’ er virkjuð undir Fyrirtækjaupplýsingar.

Athugið: Enn er hægt að flytja út Rafræna skrá – jafnvel þótt Unimaze sé virkt. Lesa lýsinguna neðar í skjalinu.

Hnappurinn virkar eins og þegar tölvupóstur er sendur, þ.e. það eru valdar línur sem reynt verður að senda.

Í svarglugganum er tilgreint hversu margir reikningar verða sendir.

Dálkurinn GLN-númer gefur til kynna GLN-númerið sem sent er til.
Athugið: Viðskiptavinur getur einnig verið skráður í Unimaze með kennitölu

Dæmigerð villuleit er gerð áður en sent er.

• EndPointID viðtakandi er athugað í Unimaze
• Upplýsingar um sendanda kannaðar

Senda í tengslum við reikningagerð
Reiturinn ‘Senda sem rafrænt’ er sjálfkrafa stillt ef reiturinn ‘Reikningur í Rafrænt’ á viðskiptavininum er valið.

Þegar sending hefur tekist, verður dagsetningin „Rafrænn hefur verið sendur“ í reikningsbókinni fyllt út.

Kladdi

Öll Rafræn skjöl sem eru send eru skrifuð í viðskiptavinakladda. Lesa meira hér.

Meðhöndlun villna

Eftirfarandi villuskýrsla er tilkynnt tafarlaust. Þær stafa af öllum uniconta-villuuppsetningum:

• Óþekktur viðtakandi. GLN-númer eða Kennitala er ekki þekkt í Unimaze
• Óþekktur sendandi. GLN-númer eða Kennitala er ekki rétt fyllt út undir Fyrirtækjaupplýsingar
• Skematron staðfestingarvilla. Villur eru í Rafræna skjalinu.

Stefna endursendinga
Flestar aðrar villur stafa af ytri kerfum og geta verið tímabundnar. Uniconta reynir að afhenda reikninginn 20 sinnum – á klukkutíma fresti. Ef það tekst ekki eftir 20 tilraunir verður villa tilkynnt um sendinguna.

Hér er listi yfir villur sem geta yfirleitt komið upp:

• Ekki er hægt að fletta upp í Unimaze
• Ekki er hægt að búa til DNS fyrir hýsilheiti viðtakanda
• Gagnaþjónn viðtakanda svarar hvorki né hafnar
  o Þjónninn liggur tímabundið niðri
  o Þjónninn er ofhlaðinn
  o Vandamál með skírteini

Ef eitthvað hefur farið úrskeiðis í sendingunni er OIO-villusvæðið valið í reikningsbókinni og dagsetningin ‘OIO hefur verið send’ er ekki fyllt út með dagsetningu.
Einnig er hægt að skoða öll villuboð í viðskiptavinakladdanum.

Handvirk lesning Rafrænt

Hægt er að flytja Rafræna skrá beint út úr reikningsbókinni. Það er fyrst og fremst notað til að senda rafræna reikninga með öðrum flutningsaðila en Uniconta.

Eftir reikningagerð þarf að finna reikninginn sem á að stofna og senda sem Rafrænan reikning.
Til að mynda Rafrænu skrána er smellt á ‘Stofna rafrænt’.

Síðan er tilgreint í hvaða möppu skrárnar á að setja. Rafræna skráin fær heitið Reikningur_ < Reikningsnúmer > .xml

Einnig er hægt að búa til tiltekna möppu til að flytja út Rafrænu skrárnar.
Uppsetning í „Minn prófíll“ lesa meira hér