Innheimtukerfi

Ef þú kýst að nota kröfukerfi banka til að innheimta viðskiptakröfur þarf að virkja kerfiseininguna Innheimtukerfi undir Fyrirtæki / Viðhald / Val kerfiseininga.

Greiðsluskrársnið

Áður en þú setur upp Greiðsluskrársnið þarftu að virkja bankareikninginn sem kröfur eru greiddar inn á í gegnum Afstemming banka.

Smella skal á „Bæta við bankareikningur“.

Hér er valið þann bókhaldslykil sem viðeigandi bankareikningur á við um og gefið honum nafn.

Undir „Banki“ er svo fyllt út bankareikningsupplýsingar og þá er sniðið í raun tilbúið, en hægt er að setja meiri upplýsingar inn undir „Annað“.

Smellt er  á „Vista“.

Næst er farið í Viðskiptavinur/Viðhald/Greiðsluskrársnið.

Smellt er á „Bæta við greiðslusnið“

Hér er sniði gefið heiti og undir ‘Stillingar’ er sett inn auðkenni banka, greiðslusnið, bókhaldslykil banka og dagbók.

Kröfuauðkenni (3ja stafa):

• Landsbankinn – 037
• Arion – 001
• Íslandsbanki – IAA

Hægt er að lesa meira um bankadaga hér.

Smellt er næst á „Valkostir“ og þá birtist skjámyndin hér að neðan:

Hér er valið viðskiptabankann og bókunarstýringu fyrir dráttarvexti, fjármagnstekjuskatt og seðilgjald.

Sett er inn bankanúmer og kröfuauðkenni viðeigandi banka.

Svo má velja að setja upp eftirfarandi reiti:

• Eindagaregla – dagafjöldi við viðbótar við gjalddaga sem myndar eindaga
• Breytingaregla – dagafjöldi frá gjalddaga sem þú hefur til að breyta kröfu í gegnum Uniconta
• Lágmarksupphæð – segir til um að ekki stofnist krafa ef skuldastaða er lægri en tiltekin fjárhæð

Uppsetning viðskiptavina

Á viðskiptavinaspjaldi þarf að velja ‘Greiðslusnið’ og tilgreina ‘Seðilgjald’ ef við á. Þú getur líka skráð seðilgjald í viðskiptavinaflokki.

Gott er að nota Sniðmáta fyrir staðlaða uppsetningu viðskiptavina. Lesa meira um sniðmát hér.

Þegar þú hefur sett upp greiðsluskrársnið og tengt það við þá viðskiptavini sem eiga að fá kröfur í innheimtukerfi RB getur þú hafist handa.

Innheimtukerfi

Fara skal í Viðskiptavinur/Skýrslur/Innheimtukerfi.

Hér er hægt að velja opnar færslur út frá gjalddaga eða að birta allar opnar færslur með því að smella á Leit.

Dálkurinn ‘Greiðslustaða’ segir til um hvort krafa hafi verið stofnuð eða móttekinn. Hægt er að nota dálkasíur til að sía út færslur án merkinga.

‘Greiðsludagur’ er sá dagur sem verður að gjalddaga í innheimtukerfinu.

Ef verið er með marga reikninga á sama viðskiptavin með sama greiðsludag er hægt að nota aðgerðina ‘Sameina greiðslur‘ til að gera eina kröfu fyrir marga reikninga.

Lýsing á dálkum:

Þegar búið er að skilgreina kröfumengið sem senda á í banka er smellt á ‘Flytja út“ í tækjaslánni og Uniconta myndar kröfuskrá sem hægt er að sækja með því að smella á ‘Birta skráarsafn‘ í tækjaslánni.

Þaðan er hægt hlaða skránni niður á tölvuna þína og þaðan inn í fyrirtækjabankann. Nýjasta skráarsafnið er með skráða dagsetningu í reitnum ‘Stöðuupplýsingar“ og fyrir aftan hana mun standa „Stofnað“, „Flutt út“ eða „Í bið“ allt eftir aðgerð.

Þegar hlaða á skránna niður á tölvuna þína, þá er smellt á „Flytja út skrá“ í tækjaslánni og valið hvar á að vista hana. Næst er hægt að skrá sig í fyrirtækjabankann og lesa þaðan inn skránna.

Þegar kröfur hafa verið greiddar er sótt kröfugreiðsluskránna frá bankanum. Farið er í ‘Birta skráarsafn‘ valmyndina og greiðsluskráin hlaðin inn. Næst er farið aftur í aðalvalmynd innheimtukerfis og smellt á ‘Flytja inn‘. Þá stofnast dagbókarlínur með færslum: debet banki, kredit viðskiptavinur og færslur seðilgjalda, dráttarvaxta og fjármagnstekjuskatts ef við á.

ATH. rafrænar kröfuvinnslur eru í þróunarferli og verða aðgengilegar innan skamms í Uniconta. Grunnvirkni verður eins að því undanskildu að ekki þarf að nota valmyndina ‘Birta skráarsafn‘ til að vinna með textaskrár til og frá banka.

Lýsing á tækjaslá innheimtukerfis

Villuleita

Með því að smella á þennan hnapp mun kerfið fara í gegnum röð villuleitar fyrir hverja færslu sem tengist gildandi greiðslusniði. Til dæmis eru afhendingarfrestir eða virkt umboð og fjöldi annarra villuleita kannaður. Niðurstöðuna má sjá í dálknum ‘Kerfisupplýsingar’. Aðeins þær greiðslur sem hafa „Í lagi“ verður hægt að senda.

Flytja út

Allar valdar greiðslur þar sem staða er ‘Autt’, verða sendar. Villuleit er sjálfkrafa framkvæmd áður en hún er send.

Flytja inn

Uniconta flytur inn skrá úr tölvunni þinni sem þú hefur tekið úr bankanum. En fyrst þarf að hlaða skránni inn úr tölvunni í gegnum „Birta skráarsafn“ í tækjaslánni, þar er happur „Flytja inn skrá“.
Ath: Ýta verður á leit áður en hægt er að hlaða inn skrám

Greiðslur
Allar móttökugreiðslur verða fluttar í dagbók.

Það geta komið upp aðstæður þar sem kerfið finnur ekki reikninginn til að jafna sig við. Þetta kann að vera vegna þess að reikningurinn hefur verið jafnaður með annarri greiðslu. Við þessar aðstæður er alltaf hægt að finna greiðsluna í dagbókinni og meðhöndla hana síðan handvirkt.

Það geta einnig komið upp aðstæður þar sem greiðslan er önnur en upphafleg reikningsupphæð. Greiðslurnar sem eru ólíkar verða ekki bókaðar sjálfkrafa heldur verða þær í dagbókinni og hægt er að meðhöndla þær handvirkt. Fráviksupphæðin verður færð inn í dálkinn ‘Hlutagreiðsla’.

Mælt er með því að stöðuupplýsingar séu skoðaðar í skráasafni. Hér verða allar villur tilgreindar. Nánar má lesa um þetta í hlutanum Skráasafn.

Sameina greiðslur

Hægt er að sameina greiðslur með sömu greiðsludagsetningu. Lengri lýsing er á aðgerðinni neðar í textanum.

Breyta staða

Greiðslustaðan verður uppfærð sjálfkrafa en einnig er hægt að breyta henni handvirkt.

Flytja á dagbók

Uniconta flytur gjöldin sjálfkrafa í dagbókina þegar tekið er á móti skrám.

Hugsanlegt er að færslur séu fluttar handvirkt með þessari aðgerð.

Aðgerðin flytur valdar færslur í dagbók. Svarglugginn hér að neðan verður sýndur.

Svarglugginn verður fylltur út með sjálfgefnum gildum sem tilgreind eru undir ‘Greiðsluskrársnið’. Í dæminu hér að ofan verða gjöldin flutt í ‘Dagsbókina og mótfærð á bankareikning 7810.

Afmörkun á greiðslum

Hægt er að velja greiðslur eftir Gjalddaga með því að nota eftirfarandi dagsetningarafmörkun.

Hægt er að nota mismunandi síur sem eru tiltækar í Uniconta. Hér hefur dálkafmörkun verið gerð í dálkunum Greiðslustaða og Reikningur.
ATH: Aðeins þær greiðslur sem leitað hefur verið að verða fluttar út í greiðsluskránni.

ATH: Snið/Tengdir reitir geta sótt reiti úr töflunni MandateRef. Hér að neðan er sett inn umboðskenni og umboðsstaða. Eftir það er hægt að sía á virk umboð.

Ath: Notaðu allar frekari upplýsingar sem þú vilt, nota má athugasemdadálkinn til að merkja færslur til afmörkunar.

Í dæminu hér að neðan er kóði ‘x’ skrifaður á greiðslurnar sem á að prenta. Þetta þýðir að það er auðvelt að sía á þeim.

Staða ‘Í bið‘
Staðan ‘Í bið’ er einnig hægt að nota til að leita í greiðslum. Smella á ‘Breyta staða’ til að breyta stöðu valinna greiðslna. Greiðslur með stöðuna ‘Í bið’ verða ekki teknar með í greiðslukeyrslunni.

Birta Stöðuupplýsingar

Hægt er að lesa stöðuupplýsingarnar beint í dálknum en til að fá betri yfirsýn er hægt að birta þær neðst á skjánum.

Texti reiknings

Þetta er aðeins notað fyrir greiðsluþjónustu. Í þessum reit eru textar greiðslulista viðskiptavinarins.

Sameina greiðslur

Safngreiðslur gera ráð fyrir sameiningu greiðslna á Viðskiptavin á hverja greiðsludagsetningu. Það getur verið stjórnunar- og kostnaðarsparandi aðgerð ef þú ert með marga reikninga fyrir sama viðskiptavin.

Safngreiðslur eru virkjaðar með því að smella á ‘Sameina greiðslur’. Uniconta mun nú reyna að safna saman reikningum. Mælt er með því að flokka allar greiðslur sem þú vilt ekki innheimta á þessum tíma. Þetta er hægt að gera með því að færa inn gjalddaga eða nota aðrar síur í Uniconta.

Allar innheimtur verða kannaðar fyrir sameiningu, ef það eru einhverjir rangir reikningar þá verða þeir settir í flokkinn ‘Afvalið’ – lesið meira um flokkinn ‘Afvalið’ hér að neðan.

Hægt er að hætta við sameina greiðslur með því að smella aftur.

Kreditreikningur eða svipað
Kreditreikningar eða aðrar færslur með gagnstæðu formerki eru einnig teknar með í safngreiðslum.
Aðeins er hægt að innheimta færslur sem eru með reikning á bak við hann.

‘Útvíkka allt‘
Þessi hnappur verður virkur ef notaðar eru safngreiðslur. Allir flokkar verða útvíkkaðir með því að smella á þennan hnapp.

Hnappurinn ‘Loka öllu‘
Þessi hnappur verður virkur ef notaðar eru safngreiðslur. Allir flokkar verða lokaðir með því að smella á þennan hnapp.

Hnappur – ‘Villuleita‘
Mun athuga hverja greiðslu í flokknum og ef ein greiðslan er röng verður hún ekki innifalin í safngreiðslunni. Villulýsinguna er að finna í dálknum ‘Kerfisupplýsingar’.