Fara skal í Birgðir/Birgðabók
Velja skal birgðabók þar sem færa á inn færslur.
Lesa hér hvernig á að stofna birgðabók…
Flytja inn skrá
Það er hægt að flytja inn dagbókarlínur með Innlestri úr skrá – t.d. talning gerð í Excel. Setja þarf upp innlestur fyrir notkun.
Lesa hér hvernig setja á upp skrá fyrir innlestur…(ísl.hlekkur kemur inn síðar)
Afrita og líma frá Excel
Það er mögulegt að afrita gögn frá Excel í færslubók. Stundum þarf að breyta gögnum í Excel og flytja þau síðan í birgðabókina. Það skal tekið fram hér að afrita þarf bæði tegund birgðafærslu og kostnaðarverð eða kostnaðarvirðið úr færslubókinni, því vörunúmerið, þegar límt er úr Excel, flettir þessu ekki upp í vörulistanum.
Eyða dagbókarfærslum
Eyða dagbókarfærslum eyðir öllum færslum í dagbókinni.
Færa inn í færslubókina
Dagbókarlínur eru valdar í tækjaslánni.
Bæta við færslu eða smella á F2 til að stofna dagbókarlínur.
Birgðafærsla
Í dagbókarlínunni er valin Birgðafærsla. Tegundin er merkt vörufærslunni.
ATH: Fyrir allar tegundirnar hér að neðan, þar sem flutt er yfir í fjárhag, til að fylla út lykla í birgðabókinni er þessum lyklum stjórnað í stöðluðum uppsetningum.
ATH.: Færslur, aðeins mótteknar en ekki reikningsfærðar, ekki er hægt að vinna í dagbókinni . T.d. flutt.
| Hreyfing | Leiðrétting á birgðum ÁN fjárhagsfærslna. Hægt er að nota þessa tegund hreyfinga við flutninga, eins og lýst er undir tegundinni Flutningur, en án kostnaðarverðs. EKKI nota þessa gerð við birgðaopnun í nýju fyrirtæki Oftast er notuð ein af öðrum hreyfingategundum sem lýst er hér að neðan. |
| Sala | Notað ef óskað er eftir birgðastjórnun án þess að nota sölupantanir Hægt er að færa viðskiptavinalykil inn í birgðabókina Birgðafærsla er stofnuð og mun birtast á viðskiptavininum Sala er skráð með neikvæðu magni, þ.e. stykki sem selt er úr birgðum verður að vera skráð sem -1 í dagbókinni við sölu. Bókað á lyklana sem tilgreindir eru í vöruflokknum í reitunum Vörunotkun og Mótlykill (Birgðabók). |
| Innkaup | Notað ef óskað er eftir birgðastjórnun án þess að nota innkaupapantanir Hægt er að færa lánardrottnalykil inn í birgðabókina Lotu- og raðnr. vörunnar í dagbókinni og úthlutað gildistíma. Lesa meira hér… Birgðafærsla er stofnuð og mun birtast á lánardrottninum Innkaup eru skráð með jákvæðu magni, þannig að stykki sem keypt er í birgðir verður að vera skráð sem +1 í færslubók fyrir innkaup. Bókað á lyklana sem tilgreindir eru í vöruflokknum í reitunum Birgðir, Móttaka (Birgðabók) og Mótlykill (Birgðabók). |
| Aðlögun | Notað fyrir reglubundnar leiðréttingar á birgðum. Ekki notað til innri hreyfinga á lager. Bókað á fjárhagslykill með kerfislyklagerðinni „Birgðaleiðrétting“, ef slíkur kerfislykill hefur verið stofnaður, að öðrum kosti bókað á lykil í reitnum Birgðaleiðrétting í vöruflokknum, og á móti þeim lykli sem tilgreindur er í vöruflokknum í reitnum Mótlykill (Birgðabók). MIKILVÆGT! Ef sjálfgefnir bókhaldslyklar eru uppsettir fyrir kerfislykla eru notaðir, þ.e. að lykill 7570 er tilgreindur sem kerfislykill fyrir birgðaleiðréttingar og reiturinn Mótlykill (birgðabók) er einnig fylltur út með stöðulykli, þá verða báðar færslurnar bókaðar á lykla undir eignum í bókhaldslyklum. Þess vegna, t.d. skal velja að fylla út reitinn Endurmat birgða á vöruflokknum með rekstrarlykli, eða fylla út í reitinn Fjárhagslykill í birgðabókinni með þeim rekstrarlykli sem þú vilt færa leiðréttinguna á. |
| Talning
| Notað fyrir birgðatalningu. Birgðatalningar er hægt að færa beint í birgðabók eða í gegnum Birgðir/Skýrslur/Talningarlisti og þaðan eru þær bókaðar í birgðabók. Í síðara tilvikinu eru dagbókarlínurnar sjálfkrafa gefnar tegundin Talning. Skráð sem mismunur milli skráðra birgða í vöruhúsi og birgðatalningar. Bókað á fjárhagslykil með kerfislyklagerðinni „Lykill rekstrarniðurstöðu“ og á lykilinn sem er tilgreindur í vöruflokknum í reitnum Mótlykill (Birgðabók). Ef kerfislykill fyrir rekstrarniðurstöðu hefur ekki verið skilgreindur er bókað í staðinn á lykilinn sem er tilgreindur í reitnum Hagnaður/Tap í vöruflokknum. |
| Hagnaður/Tap | Notað fyrir skráningu hagnað/taps. Tap er skráð sem neikvæð tala, t.d. tap af vöruhúsi og verður að vera skráð sem -1 í dagbók. Hagnaður af vöruhúsi verður að vera skráður með jákvæðri tölu, þ.e hagnað af vöruhúsi, og verður að taka það fram sem +1 í dagbókinni. Bókað á fjárhagslykil með kerfislyklagerðinni „Lykill rekstrarniðurstöðu“ og á lykilinn sem er tilgreindur í vöruflokknum í reitnum Mótlykill (Birgðabók). Ef kerfislykill fyrir rekstrarniðurstöðu hefur ekki verið skilgreindur er bókað í staðinn á lykilinn sem er tilgreindur í reitnum Hagnaður/Tap í vöruflokknum. |
| Úrelding | Notað til að stjórna úreltum og útrunnum vörum sem eru í birgðum. Úrelt vara er skráð með neikvæðri tölu, þ.e. tap fyrir vöruhúsið og það verður að skrá sem -1 í dagbókinni fyrir úrelta vöru. Bókað á fjárhagslykil með kerfislyklagerðinni „Lykill rekstrarniðurstöðu“ og á lykilinn sem er tilgreindur í vöruflokknum í reitnum Mótlykill (Birgðabók). Ef kerfislykill fyrir rekstrarniðurstöðu hefur ekki verið skilgreindur er bókað í staðinn á lykilinn sem er tilgreindur í reitnum Hagnaður/Tap í vöruflokknum. |
| Bóka tilbúið | Notað til að skrá framleiðsluuppskrift sem tilbúna Í reitnum ‘magn’ skal slá inn magn sem á að skrá tilbúið. |
| Innifalin í uppskrift | Þegar uppskriftir eru niðurbrotnar eru vörurnar sem eru innifaldar í uppskriftinni af þessari gerð |
| Opnunarstaða | Notað til að setja birgðir á vöruhúsið í tengslum við gangsetningu eða stofnun. Engar færslur er bókaðar í Fjárhag í tengslum við þessa tegund færslna. |
| Flutningur | Notað til að flytja vörur frá einu vöruhúsi og/eða staðsetningu til annars. Varan flyst með kostnaðarverðinu. Í dagbókinni, skal fylla út reitina Í vöruhús og Staðsetning til með geymslustaðnum og staðsetningunni sem varan á að flytja til. Í reitina Vöruhús og Staðsetning skal velja frá hvaðan varan er að flytjast. Slá inn +1 ef þarf að færa 1 stk. til nýja vöruhússins/staðsetningar. Einnig er hægt líka færa á milli vídda. Flutningur myndar fjárhagslegar færslur ef víddirnar breytast. |
Opnun vöruhúss / hvernig eru vörur settar á lager?
Þegar gangsett er vöruhús er mögulegt að afrita/líma birgðir úr excel eða csv skrá inn á vöruhúsið.
Lesa meira um hvernig á að flytja inn frá Excel hér.
Þegar vörur eru fluttar inn á vöruhús skal velja ‘Opnunarstaða’ í dálknum ‘Birgðafærsla’ undir Birgðir/Birgðabók og ‘Dagbókarlínur’, eins og lýst er hér að neðan. Engar færslur eru stofnaðar í Fjárhag þegar valið er ‘Opnunarstaða’, þar sem fjárhagsfærslur hafa þegar verið færðar inn.
Dæmi um opnunarstöður
Ef varan er í Excel eða CSV skrá, þá verður þetta að innihalda eftirfarandi reiti: (fyrirsagnirnar verða að vera eins og á myndinni hér að neðan)
Þessi gögn eru valin í Excel, afrituð og límd í dagbókina.
Bóka svo dagbókina og verða þá birgðirnar tilbúnar til notkunar.
Dæmi um flutning (hægt að nota hreyfingu á sama hátt)
Það er hægt að flytja vörur á milli staðsetninga.
Ef vörur hafa ekki verið settar á staðsetningu við opnun, er hægt að gera það á eftirfarandi hátt.
Hér er aðeins eitt vöruhús, en einnig er hægt að nota staðsetningu.
Dæmi um Aðlögun/Hagnaður/Tap
Hér er dæmi um hvernig á að taka út vöru af vöruhúsi. Til dæmis, fyrir innri not eða sem tap.
Birgðabók verður að setja upp undir Birgðir/Birgðabók sem kallast, t.d. Hagnaður/Tap eða Aðlögun. Hér er hægt að velja Fjárhagslykil og Mótlykil til sjálfvirkrar bókunar í dagbókinni.
Fjárhagslykill fyrir Hagnað/Tap er hægt að setja sem kerfislykil í bókhaldslyklum eða í vöruflokkum.
- Í Dagbókarlínum Birgðabókar skal velja ‘Hagnaður/Tap’ eða ‘Aðlögun’ sem ‘Birgðafærslu’ Nú notar Uniconta sjálfkrafa þennan ‘Fjárhagslykil’ og ‘Mótlykil’ frá uppsetningu birgðabókar (sjá dæmi 1 hér að neðan, þar sem ‘Mótlykill’ og ‘Fjárhagslykill’ eru tómir í reitunum í dagbókalínum). Einnig er hægt að setja Mótlykil og Fjárhagslykil í birgðalínur og kerfið hér að ofan yfirskrifar birgðabókarlyklana sem er í uppsetningunni á birgðabókinni (sjá dæmi 2)
- Í birgðabókinni, er slegið inn magn vöru sem á að taka út. Það verður að slá það inn með mínus ‘-‘. Í þessu dæmi er það vara 20-0003 sem er tekin út með því að setja ‘-1’ í ‘Magn’. Hér verður að taka með kostnaðarverðið (annað hvort sjálfvirkt eða handvirkt).
Dæmi 1 – Sjálfvirk notkun bókhaldslykla til að aðlagast í birgðabókinni
Smella á ‘Bóka dagbók’ og herma eftir færslum til að sjá ‘Fjárhagslykla’ og ‘Mótlykla’ sem eru notaðir sjálfkrafa.
Dæmi 2 – Slá inn handvirkt bókhaldslykla í dagbókarlínur birgðabókar
Einnig er hægt að slá inn fjárhagslykil og mótlykil á dagbókarlínur birgðabókar og kerfið hér að ofan yfirskrifar þessa sjálfvirku bókhaldslykla. Í dæminu hér að neðan velur notandinn lyklana 2220 (Birgðabreyting) og 7560 (Vörunotkun (birgðakerfi)) beint á birgðabókarlínunni, sem yfirskrifar valið sem er í dagbókarstillingum.
Smella á ‘Bóka dagbók’ og herma eftir færslum.
Bóka með Lotu eða raðnúmeri
Ef ákveðin vara með tilteknu lotu-eða raðnúmeri vöru á að skrá í gegnum Birgðabók, er hægt að gera það beint í Birgðabókinni.
Bæta við reitinn ‘Lotu-/raðnúmer’ og reitinn ‘Vara’ í Sniði.
Velja vöru og skrá Lotu-/raðnúmer.
Lesa meira um lotu og raðnúmer hér.