Upp koma tilfelli þar sem að pantanir vegna innkaupa liggja ekki fyrir í kerfinu t.d. ef lagt er inn pöntun símleiðis. Eins og sala, geta innkaup átt sér stað “yfir borðið*. Í þessum tilfellum þarf ekki að stofna innkaupapöntun til að geta bókað innkaupareikning. Hægt er að fara í Innkaupareikning og bókað á birgðir með skjótum og skilvirkum hætti. Ef ekki er haldið utan um birgðir má bóka innkaupareikninginn í gegnum dagbók og þannig fengið sömu virkni (tölfræði, greiðsluyfirlit, greiðsluskrá o.s.frv.)
Innkaupareikningur er flýtileið og því er ekki hægt að geyma þær upplýsingar sem slegnar eru inn og bóka síðar. Klára þarf ferlið í einni lotu.
Ef Innkaupareikningi er lokað áður en hann er bókaður munu öll innslegin gögn eyðast.
Að stofna Innkaupareikning (flýtileið)
- Fara skal í Lánardrottinn/Innkaupareikningur og færa skal inn lánardrottinn í reitinn ‘Lykill’ í haus pöntunarinnar. Ef lánardrottinn er ekki á skrá þarf að stofna lánardrottinn (flýtileið: plúsmerkið efst til vinstri á skjánum og Stofna Lánardrottinn) eða velja Lánardrottinn/Lánardrottinn og Bæta við til að stofna.
- Hægt er að fara í innkaupalínur og slá inn innkaupin.
- Valmöguleikarnir Afhendingarstaður, Tilvísun, Pantanir og Víddir eru samandregnir en opnast ef smellt er á þá og þar er hægt að slá inn þær upplýsingar sem þarf. Smella á fyrirsögnina til að opna og slá inn gögn ef bæta á við upplýsingum fyrir lánardrottinn.
- Ef ekki eru færðar inn viðbótarupplýsingar notar kerfið grunnupplýsingar lánardrottins, t.d. greiðsluskilmála þannig að hægt sé að áætla greiðslur.
- Í reitnum Upphæð efst á skjánum er hægt að sjá samtölu reikningsins að undanskildum VSK.
Þegar allar upplýsingar hafa verið slegnar inn er hægt að bóka reikninginn og þar er sett inn bókunardagsetningu og reikningsnúmer lánardrottins. Sniðugt er að keyra hermun á færsluna og ganga úr skugga um að allar allar upplýsingar séu réttar.
Herma innkaupareikning
Til að tryggja að slegið hafi verið inn rétt vörunúmer og verð er hægt að herma innkaupareikning fyrir bókun.
- Smellt er á Stofna reikning efst í tækjaslánni. Hakað er í reitinn Hermun.
- Fyrir lánardrottin er hægt að nota bæði tölur og bókstafi í reikningsnúmer. Lesa meira hér.
- Smella á hnappinn Stofna til að keyra hermun og sjá reikningstillögu. Fara skal yfir reikningstillöguna og stemma af við reikninginn frá lánardrottni. Það er alltaf hægt að fara til baka, leiðrétta og keyra aðra tillögu.
Bóka reikning
Þegar að Innkaupareikningur stemmir við reikning lánardrottins er hægt að bóka reikninginn. Núna er sleppt hakinu í Hermun og slegið er inn dagssetningu og númer reiknings.
Skoða reikning og vörur
Í Lánardrottnum er hægt að skoða reikninginn:
- Undir Lánardrottinn er smellt á hnappinn Færslur eða Reikningar í tækjaslánni
- Undir Lánardrottinn/Skýrslur er valið Færslur eða Reikningar.
Í Birgðum er hægt að skoða birgðafærslur:
- Undir Vörur með því að smella á hnappinn Færslur eða hnappinn Birgðastaða í tækjaslánni.
- Undir Skýrslur er valið Færslur eða Birgðastaða.
Lesa inn rafræna reikninga
- Lesa meira hér