Til þess að virkja innkaupagjöld þarf að fara í Fyrirtæki/Viðhald/Val kerfiseininga og haka við ‘innkaupagjöld’.
Gerð innkaupagjalda er stofnuð undir Lánardrottnar/Viðhald/Uppsetning innkaupagjalda
Hvað er innkaupagjald í Uniconta?
Innkaupagjaldið er notað til að dreifa kostnaði í hlutfalli við innkaupsverðið og þar með hækka kostnaðarverð vörunnar.
Gjaldið verður að vera fært inn á reikninginn eða á innkaupapöntunina.
Innkaupagjaldið á reikningnum er notuð þegar farmbréfið hefur verið móttekið eftir að reikningurinn hefur verið bókaður. Þetta þýðir að það er bókað sem kostnaður í rekstri og, þegar innkaupagjaldið er notað, er kostnaðurinn frá rekstri færður yfir í birgðirnar.
Innkaupagjaldið er notað við innkaupin þegar fraktin er hluti af innkaupareikningnum. Hér með er fraktin bókuð sem hluti af vörunotkun beint inn á birgðir. Þegar fraktin er hluti af innkaupareikningi.
Með öðrum orðum, þegar varan er seld er flutningsfraktin sem greitt var fyrir þegar varan var keypt nú innifalin í kostnaði vörunnar sem á að selja.
Til dæmis er hægt að nota innkaupagjaldið við innkaup á vöru, þar sem reikningur með tollum eða frakt sem settur er á af flutningsaðila er bætt við á kostnaðarverð vörunnar.
Hægt er að nota gjaldið bæði fyrir og eftir að pöntun hefur verið reikningsfærð. Ef varan er skráð og sett í birgðir, til dæmis með uppfærslubeiðni, er aðferðin að auka kostnaðarverði með því að nota Innkaupagjöld.
Mikilvægt! Innkaupagjaldið er aðeins notað ef á að færa kostnaðinn á vörunotkun í stað beins kostnaðar á frakt/toll lykil!
Hvaða valkosti býður innkaupagjaldið
Mögulegt er að úthluta innkaupagjaldi á kostnaðarvirði, þyngd, rúmmál eða öskju (karton). Einnig er hægt að velja hvort aðeins eigi að nota gjaldið á eina vöru. Ef dreifa á fleiri en eina vöru, en samt ekki á allar, þarf bara að stofna fleiri gjaldalínur.
Ef dreifingin „Kostnaðarvirði“ er notuð er hægt að úthluta henni á „%“ eða „Upphæð“.
Ef notað er dreifinguna „Þyngd“, „Rúmmál“ eða „Öskju“ má aðeins nota „Upphæð“.
Dæmi um innkaupagjöld dreift eftir þyngd
Innkaup:
10 stk. af vöru A á 8 kr/stk og hver vara vegur 3 kg. = þyngd samtals 30 kg.
5 stk. af vöru B á 5 kr/stk og hver vara vegur 2 kg. = þyngd samtals 10 kg.
Innkaupagjöld er bókað, svo sem frakt á 50 kr., sem er dreift eftir þyngd.
Innkaupagjaldið verður reiknað á eftirfarandi hátt: 50 kr. / 40 kg = 1,25 kr. á hvert kg.
Kostnaðarverð á vöru A verður sem hér segir: 8 kr. + (3 kg. * 1,25 til viðbótar á kg = 3,75 kr.) = 11,75 kr.
Kostnaðarverð á stykki af vöru B verður sem hér segir: 5 kr. + (2 kg. * 1,25 til viðbótar á hvert kg = 2,5 kr.) = 7,5 kr.
Innkaupagjald á innkaupapöntun
Stofna innkaupapöntun með pantanalínum. Lesa meira.
Hér að neðan sjást vörulínur innkaupapantana. Vinsamlegast athugið að kaupverðið er 1.990 kr. og 596 kr.,- sem vörurnar sem keyptar eru inn.
Í vöruhúsinu sjáum við einnig að kostnaðarverð er 1.990 kr. og 596 kr., eftir því sem við á,-.
Áður en er reikningsfært, hugsanlega með því að uppfæra birgðirnar með uppfærslubeiðni, er hægt að nota hnappinn ‘Innkaupagjöld’ í tækjaslánni.
Ath: Áður en hægt sé að nota innkaupagjaldið verður að stofna innkaupagjaldsgerðina, lesa meira hér.
Hér hefur innkaupagjaldið verið stofnað fyrir frakt, sem sett er upp til að taka tillit til kostnaðarlykils 2165, sjá gerð innkaupagjalds sem stofnaður er.
Nú er pöntunin reikningsfærð:
Reikningurinn lítur svona út:
Færslurnar fyrir reikninginn birtast hér að neðan, þar sem flutningsgjaldið er kredit á flutningslykil (lykill 2165) og debet á vörubirgðir (lykill 7530).
Þessi bókun eykur virði vörunnar í stað bókunarinnar sem gerð var á kostnaðarlyklinum þegar fraktin var greidd.
Vörurnar í birgðum hafa nú fengið kostnað sinn gjaldfærðan með hlutfallslegu flutningsvirði.
Við vörusölu, vörunotkun þ.m.t. Innkaupagjald og birgðir eru kreditfærðar.
Lánardrottnafærslur
Ef merkt er við ‘Lánardrottnafærslur’ þegar innkaupagjaldið er stofnað (lesa meira hér) er valið að kreditfæra lánardrottinn með gjaldinu (t.d. frakt) í stað þess að kreditfæra kostnaðarlykil innkaupagjaldsins sem valinn er í gerð innkaupagjaldsins. Í þessu dæmi myndi það gefa eftirfarandi bókun:
Úthlutun innkaupagjalds eftir uppfærslu innkaupareiknings
Ef innkaupareikningurinn hefur verið uppfærður og ekki hefur enn verið tekið á móti heimflutningskostnaði er hægt að skrá hann síðar.
Það er gert undir Lánardrottinn/Skýrslur/Reikningar í tækjaslánni undir „Innkaupagjöld“.
ATH! Muna þarf að það verður að vera vara sem er stofnuð í Uniconta á reikningnum ef uppfæra á kostnaðarverðið með því að nota innkaupagjaldið.
Frakt með VSK
Hafa skal í huga að innkaupsgjöld eru ekki hluti af reikningsfærslunni, þau eru bara dreifing á flutningskostnaði.
Ef t.d. er um aukningu á flutningskostnaði vörunnar og bókun VSK á frakt þarf bæði að:
- slá inn innkaupalínu fyrir frakt (þar sem VSK er reiknaður af Uniconta samkvæmt VSK kóðanum sem var valinn við uppsetningu lykilsins) og;
- nota aðgerðina ‘innkaupagjöld’ (þar sem upphæðin er færð inn án VSK fyrir dreifingu í birgðum)
Muna að varan ‘Frakt’ hefur ‘Vörutegund’, ‘Þjónustu’ og verður að hafa sérstakan vöruflokk þar sem ‘Innkaupalykill’ er stilltur sem kostnaðarlykill frakts.
Í þessu dæmi kaupum við ‘Blómapott’ fyrir 1.999 kr. m.VSK og borgum 500 kr. í frakt auk VSK. (Frakt er stofnuð í birgðum sem þjónusta með sérstakan vöruflokk með ‘Innkaupalykill’ sem er kostnaðarlykill með VSK.)
Bætt er við þessum tveimur innkaupalínum:
Hins vegar bendir þetta dæmi til þess að flutningskostnaði sé dreift á birgðir en ekki skráður sem útgjöld. Þess vegna er búið til ‘Innkaupagjald’ í innkaupapöntunarhausnum með því að nota hnappinn ‘Innkaupagjöld’.
Þegar þetta er vistað og farið aftur í innkaupalínur og innkaupin reikningsfærð fáum við eftirfarandi niðurstöðu:
Það er að segja, bókuð eru innkaup á vöru og frakt (með VSK) og í sama bókunarfylgiskjali er fraktkostnaðurinn fluttur af kostnaði yfir á birgðir.
Endurútreikningur á kostnaðarverði
Mikilvægt – að uppfæra kostnaðarverð vörunnar og endurreikna kostnaðarverðið:
Ef kostnaði er dreift með því að uppfæra innkaupapöntunina, er kostnaðarverð vörunnar uppfært sjálfkrafa ef það hefur verið valið í uppsetningunni – sjá undir Fyrirtæki/Viðhald/Valkostir.
Ef EKKI er úthlutað kostnaði við reikningsuppfærsluna er kostnaðarverð vörunnar ekki uppfært.
Þegar sölupöntun er stofnuð er kostnaðarverðið sótt án kostnaðargjalds og þegar sölupöntunin er reikningsfærð er vörunotkun og frádráttur birgða bókaður með því kostnaðarverði.
Þess vegna er mjög mikilvægt að keyrt er endurútreikningur á kostnaðarverði. Endurútreikningurinn sækir síðan kostnaðarverðið þar sem kostnaður og vörunotkun/birgðafrádráttur er uppfærður með nýju gildi.