Nota má tilboð þegar að viðskiptavinur eða viðfang (í CRM) óskar eftir tilboði í vöru eða þjónustu. Í þessari grein er því lýst hvernig á að:
- Stofna tilboð
- Breyta tilboði í pöntun
- Stofna reikning og bóka pöntunina
- Eyða tilboði
Fara skal í Viðskiptavinur/Sala/Tilboð.
Lýsing aðgerða í tækjaslá tilboðs
Stofna tilboð: Bætir við nýju tilboði.
Breyta: Breyta tilboði.
Endurnýja: Uppfærir töfluna með öllum breytingum sem hafa verið gerðar.
Snið: Möguleiki er á að vista, eyða, breyta eða sækja vistuð snið. Lesa meira um snið hér.
Tilboðslínur: Opnar valið tilboð þar sem hægt er að bæta við, eyða og breyta línum.
Tilboð: Stofnar tilboðið og hverjum það á að senda.
Breyta tilboði í pöntun: Hér er hægt að breyta samþykktu tilboði í pöntun.
Afrita innkaupa-/sölupantanir: Stofnar innkaupa-/sölupöntun úr tilboðinu. Lesa meira um innkaupa/sölupöntunar hér.
Birgðafærslur: Sýnir birgðafærslur.
Tengiliðir: Bæta við tengiliðum hér.
Viðhengi: Gerir notandanum kleift að hengja athugasemd eða skjal við.
Tækifæri: Gerir notandanum kleift að fylgja eftir tilboðum.
Stofna tilboð
Fara skal í Viðskiptavinur/Sala/Tilboð og smella á ‘Stofna tilboð’. Fylla út formið, sem sýnt er á skjámyndinni hér að neðan.
Smella á ‘Vista’ til að vista tilboðið eða ‘Vista og fara í línur’ til að vista tilboðið og skoða línurnar.
Skjámyndin hér að neðan sýnir dæmi um tilboð fyrir vörunúmerið 1001 (Vasi fyrir blóm) og magn 5 stk fyrir 1.199 krónur stykkið, samanlagt 5.995 krónur.
Athugið að allir afslættir sem færðir eru inn í myndina hér að ofan verða sýndir á skjánum ‘Tilboð’ eins og lýst er hér að neðan.
Smella á ‘Vista’ og fara svo aftur á flipann ‘Tilboð’, eins og sýnt er á skjámyndinni hér að neðan.
Í ‘Tilboð’ er smellt á ‘Endurnýja’ í tækjaslánni og tilboðið birtist í nýrri línu. Ef afsláttur var færður inn í tilboðsformið þá má sjá hann hér. Til dæmis er 10,00 í ‘Fastur afsláttur %’ sýnt hér að neðan.
Til að stofna og senda tilboðið skal smella á ‘Tilboð’ í tækjaslánni, eins og sýnt er á skjámyndinni hér að ofan. Spjaldið hér að neðan birtist.
Athuga viðeigandi reiti sem birtast á skjámyndinni hér að ofan fyrir ‘Senda með tölvupósti’, ‘Forskoðun’ og slá inn ‘Tölvupóstur’ til að senda tilboðið til. Ef aðeins á að senda tilboðið á þennan tölvupóst en ekki í tölvupóstinn sem skráður er fyrir tilboðum undir tengiliðum fyrirtækisins skal velja ‘Senda eingöngu á þetta póstfang’.
Lesa um fyrirtækistengilið í viðtakanda fyrir tölvupósti hér.
Smella á ‘Stofna’ í skjámyndinni hér að ofan til að stofna tilboðið. Mun það birtast eins og sýnt er í dæminu hér að neðan.
Umbreyta tilboði í pöntun
Tilboðið er nú tilbúið til að umreiknast yfir í pöntun. Til að breyta henni er farið í flipann ‘Tilboð’ og tilboðslínan auðkennd.
Smellt er á ‘Breyta tilboði í pöntun’ í tækjaslánni til að breyta tilboðinu í pöntun, eins og sýnt er á skjámyndinni hér að neðan.
Eftirfarandi skilaboð birtast:
Smella á ‘OK’ á skjámyndinni hér að ofan.
Pöntunin er nú á listanum yfir sölupantanir, undir Viðskiptavinur/Sala/Sölupantanir, eins og sýnt er á skjámyndinni hér að neðan.
Lesa meira um sölupantanir hér.
Notandinn getur einnig stofnað og sent ‘Pöntunarstaðfestingu’, ‘Afhendingarseðil’, Tiltektarlista’ og ‘Reikning’ hér, með því að nota hnappinn ‘Uppfæra skjal’ í tækjaslánni, eins og sýnt er á skjámyndinni hér að neðan.
Þegar viðskiptavinurinn samþykkir tilboðið getur notandinn samþykkt og breytt pöntuninni með því að smella á ‘Pantanalínur’ í Sölupöntunum, eins og sýnt er á skjámyndinni hér að neðan.
Stofna reikning
Til að stofna reikning fyrir pöntunina skal fara í Viðskiptavinur/Sala/Sölupantanir smella á ‘Stofna reikning’ í tilboðinu sjálfu, eins og sýnt er á skjámyndinni hér að neðan.
Þegar reikningurinn er stofnaður hefur notandinn möguleika á að framkvæma ‘Hermun’ af reikningnum áður en hann er sendur, eins og sýnt er í ‘Stofna reikning’ skjámyndinni hér að neðan. Þetta er gagnlegt ef notandinn vill athuga reikninginn áður en hann er sendur og bókaður.
‘Dagsetning’ sem birtist er uppástunga, en hægt er að breyta henni. Velja hvort eigi að prenta ‘Forskoðun’, ‘Senda með tölvupósti’, slá inn ‘Tölvupóstur’. Velja hvort ‘Senda eingöngu á þetta póstfang’ eða í tölvupóstinn sem valinn er fyrir reikninga í tengiliðum fyrirtækisins.
Lesa um viðtakendur tölvupósts fyrirtækisins hér.
Þegar reikningur er tilbúinn til að senda og bóka, skal taka hakið af ‘Hermun’ og smella á ‘Stofna’.
Pöntunin hefur nú verið bókuð.
Lesa meira um sölupantanir hér.
Eyða tilboði
Til að eyða tilboði er farið í Viðskiptavinur/Sala/Tilboð.
Finna og auðkenna tilboðið sem á að eyða.
Smella á ‘Breyta’ í tækjaslánni, eins og sýnt er á skjámyndinni hér að neðan.
Smella á ‘Eyða’ í tækjaslánni eins og sýnt er á skjámyndinni hér að neðan og síðan ‘Endurnýja’ í ‘Tilboð’. Tilboðið verður nú fjarlægt af lista yfir tilboð.
