Tímaskráning er notuð til að skrá færslur starfsmanns. Í starfsmannaskránni, t.d. undir Verk/Viðhald/Starfsmenn þarf að tengja einstaka starfsmann við uniconta innskráningu í reitinn Innskráningarauðkenni, því annars veit kerfið ekki tímadagbók hvers starfsmanns á að birtast þegar valmyndin Verk/Dagbækur/Tímaskráning er valin.
Með öðrum orðum, tímaskráningin opnar tímadagbók núverandi uniconta notanda fyrir yfirstandandi viku. Með því að nota Til baka og Áfram í tækjaslánni geturðu farið yfir í fyrri vikur og síðari vikur.
Nú er hægt að skrá tíma á dag fyrir hvert verk/verkefni
Í tímaskráningu er aðeins hægt að velja og skrá tíma á þau verk sem eru ekki læst og hafa áfangana ‘Stofnað’, ‘Samþykkt’ eða ‘Í vinnslu’.
Efri hluti skjámyndar skráir tímana. Útgáfa-90 Alt+enter í tímadagbók býr til nýja línu í textareitnum.
Í neðri hlutanum eru tímarnir lagðir saman. Dagvinnutími á dag er sýndur og mismunurinn talinn. Dagvinnutími er aðeins sýndur ef starfsmaður hefur verið tengdur við hefðbundið tímadagatal undir Verk/Viðhald/Tímaskráning/Setja upp dagatal.
Dagvinnutímar VERÐA að vera uppfylltir, þ.e. fjöldi klukkustunda á dag sem stendur sem dagvinnutími áður en hægt er að samþykkja tímaskráningardagbókina og bóka hana.
Ef ekki er næg útskuldun á tímum til að uppfylla dagvinnutímakvótann er annað hvort hægt að:
- Stofna eitt eða fleiri ‘ekki reikningshæft, ‘Innri’, ‘Sveigjanlegt’ o.s.frv. verk eða
- Stofna dagatal með ‘0’ klukkustundum sem dagvinnutíma.
NB! Muna að innri/óútskuldanlegir launaflokka þarf að setja upp án þess að haka í ,,reikningshæft“ í launaflokki og innri verkflokkur ætti ekki að vera reikningshæfur.
Skráning á vinnusvæði og verkefni
Ef vinnusvæði og/eða verkefni eru sett upp er hægt að skrá á þau í tímadagbók.
Ef það er launaflokkur á verkefninu og verkefnið er valið, þá er launaflokkurinn settur á línunni. Ef eftirstöðvar fjárhagsáætlunar eru notaðar er þeim flett upp í gegnum verkefnið. Lesa meira hér.
Villuleita tímaskráningu
Þegar dagbókarlínur í tímaskráningarbókinni eru fyllt út skal athuga færslubókina með því að nota hnappinn Villuleita í tækjaslánni. Þegar þú skoðar tímaskráningardagbókina skaltu athuga eftirfarandi:
Verk
- Verður að vera útfyllt á línunni
- Ekki má loka á verkinu
Launaflokkur
- Verður að vera útfyllt á línunni
- Tilgreina þarf tegund verks í Launaflokknum
- Ef valin er launaflokk þar sem reiturinn Innri gerð er fyllt út skal athuga hvort verkið á línunni í tímaskráningarbókinni sé jafnt verkinu sem fyllt er út í reitinn Innra verk á launaflokknum.
Reikningshæft
- Það er Verkflokkur sem ákveður hvort Verk sé reikningshæft eða ekki
- Verktegund ákvarðar hvort Gerð verks, varan og/eða launaflokkurinn eru reikningsfærð eða ekki.
- Ef stilla á reikningshæfa tegund sem óreikningshæfa, þá verður að sækja reitinn reikningshæt með sniði og valið fjarlægt
Akstur
- Heimilisfang frá og til þarf að fylla út
- Tilgangi verður að vera lokið. Útgáfa-90 Texti úr dagbókarlínu er settur inn sem Tilgangur.
- Tilgreina þarf taxta fyrir launaflokkinn fyrir akstur
- Einungis má skrá launaflokkinn með Innri gerð = Akstur í kaflann Akstur
- Ef Verkið er tilgreint á Launaflokkinn má einungis skrá þetta
Lýsing á tækjaslá
| Hnappur | Lýsing |
| Bæta við færslu | Bætir við tímaskráningarlínu eða akstursskráningarlínu eftir því hvort þú ert í tímaskráningarbókinni eða í skjámynd akstursskráningar neðst (birtist aðeins ef þú hefur valið Birta akstur í tækjaslánni) |
| Afrita færslu | Afritar færsluna sem þú ert staðsettur í. |
| Eyða færslu | Eyðir færslunni sem þú ert staðsettur í. |
| Vista | Vistar innslegnar upplýsingar |
| Endurnýja | Endurnýjar upplýsingarnar í dagbókinni. |
| Snið | Lesa meira um möguleika á að breyta/vista sniði hér. |
| Birta akstur/Fela akstur | Birta akstur er aðeins notað ef þú ert með launaflokk þar sem reiturinn Innri gerð er fylltur út með Akstur. Veldu þennan hnapp ef þú vilt birta skjámynd aksturskráningar neðst á skjánum í tengslum við tímaskráningardagbók. Til að loka skjámyndinni aftur skaltu velja Fela akstur. Þessi hnappur er valinn þegar þú vilt láta stofna akstursskráningar á sama tíma og tímaskráningu þína. Lesa meira um skráningu aksturs í tímaskráningardagbókinni, í sérstökum kafla um akstur í þessari grein. |
| Bæta við akstur | Þessi hnappur er aðeins notaður ef þú hefur fyrst valið hnappinn Birta akstur |
| Í dag | Veldu þennan hnapp ef þú vilt hoppa í vikubókina með núverandi dagsetningu |
| Til baka | Veldu þennan hnapp til að hoppa yfir í vikulegar dagbækur fyrri vikna |
| Áfram | Veldu þennan hnapp til að hoppa yfir í vikulegar dagbækur næstu vikur |
| Villuleita | Veldu þennan hnapp til að athuga línurnar sem þú hefur slegið inn í tímaskráningardagbókina. Lestu meira um það sem er villuleitað í sérstökum kafla Villuleita í tímabók í þessari grein. Í reitnum Kerfisupplýsingar í einstakri línu á skjámynd tímaskráningar sem og skjámynd akstursskráningar má sjá villuboð ef dagbókin er ekki í lagi. Ef þú hefur skráð yfirvinnu þá getur kerfið sjálfkrafa myndað yfirvinnulínur í færslubókinni. |
| Skýrslur | Hér er hægt að skoða persónulegar skýrslur. Þ.e. skýrslur sem sýna eingöngu færslur sem eru skráðar á starfsmann. Skýrslurnar sem hlaðið er niður eru:
|
| Skrá tilbúið | Skráðu dagbókina tilbúna þegar þú hefur lokið við skráningu vikutíma. Aðeins er hægt að skrá tímaskráningardagbók tilbúna ef engar villur eru í dagbók. Sjá villuboðin í reitnum Kerfisupplýsingar á einstakri línu í færslubókinni. Ef ekki er hægt að velja tilbúið í tímaskráningardagbók, athugaðu starfsmannaskrá fyrir núverandi starfsmann. Á starfsmanni þarf að koma fram dagsetning fyrir fyrstu tímaskráningu í reitnum Skrá tilbúið dagsetning. Þessi reitur er síðan uppfærður sjálfkrafa í hvert sinn sem vikubók er tilbúin. Ef þú hefur skráð yfirvinnu þá getur kerfið sjálfkrafa myndað yfirvinnulínur í færslubókinni. |
| Enduropna | Þessi hnappur er aðeins notaður ef tímaskráningarbókin hefur verið skráð og þú vilt opna hana aftur, til að gera breytingar og skrá tilbúið aftur. |
| Samþykkja | Þessi hnappur er aðeins notaður ef tímaskráningarbók er tilbúin og ef starfsmaður hefur rétt til að samþykkja eigin tímaskráningarbækur. Ef starfsmaður fær ekki að samþykkja eigin tíma þarf samþykkjandi þess í stað að samþykkja tímaskráningardagbók undir Verk/Dagbækur/Samþykkja tímaskráningar. Ef ekki er hægt að samþykkja tímaskráningardagbók skal athuga starfsmannaskrá fyrir núverandi starfsmann. Á starfsmanni þarf að koma fram dagsetning fyrir fyrsta samþykki í reitnum Samþykkt dagsetning. Þessi reitur er síðan uppfærður sjálfkrafa í hvert sinn sem vikubók er samþykkt. |
| Eftirstöðvar áætlunar | Hér er fjárhagsáætlun fyrir Verk/Vinnusvæði/Verkefni. Magnreiturinn sýnir áætlaðan fjölda klukkustunda sem vantar í verkefnið
Í reitnum skal slá inn fjölda klukkustunda sem vantar í verkefnið sem er lokið. Þegar verkefninu er lokið skaltu slá inn 0
Áætluð nýting komandi tímabils má nú sjá í Áætlun. Lesa meira hér. |
| Skilvirkniprósenta | Gildi reitsins er reiknað sem: (Reikningshæfir tímar / (Reikningshæfir tímar + óreikningshæfir tímar)) ATH! Verkfærslur með launaflokkum sem hafa reitinn ‘Innri gerð’ útfyllta verða ekki teknar með. |
| Orlof/Án orlofs | Þessir upplýsingareitir á tækjaslánni birtast aðeins ef búið er til launaflokk þar sem reiturinn Innri gerð er fyllt út með Orlof og án Orlofs. Við hlið orðanna Orlof og Án orlofs birtist fjöldi orlofs- og án orlofsstunda. Lestu meira um orlof í þessarri grein. |
| Yfirvinna/Sveiganlegur tími | Þessir upplýsingareitir í tækjaslánni birtast aðeins ef stofnaðir er launaflokkar þar sem reiturinn Innri gerð er fyllt út með Yfirvinnu og Sveigjanlegum tíma. Við hlið orðanna Yfirvinna og Sveigjanlgur tími birtist fjöldi yfirvinnu og sveiganlegra tíma. |
| Akstur | Þessi upplýsingareitur í tækjaslánni birtist aðeins ef stofnaður er launaflokkur þar sem reiturinn Innri gerð er fylltur út með Akstur. Við hlið orðsins Akstur birtist heildarfjöldi ekinna kílómetra. |
| Allir reitir | Þegar þessi hnappur er valinn birtast gildin í öllum reitum á núverandi línum, óháð því hvort reitirnir eru sýnilegir á skjánum eða ekki. |
Akstur
Velja hnappinn ‘Birta akstur‘ til að birta mynd neðst í tímaskráningarbókinni með aksturslínum.
Til að fjarlægja myndina aftur skal velja ‘Fela akstur‘.
Til að skrá akstur skal fyrst slá inn línu með verkinu sem á að hlaða með akstri. Ef notandi hefur til dæmis verið í heimsóknum hjá viðskiptavinum skal velja verk viðskiptavinarins og færa inn fjölda stunda sem varið var í heimsókn til viðskiptavinar.
Veljið svo hnappinn Birta akstur, til að skrá einnig ferðina í tengslum við heimsóknina. Smella síðan á ‘Bæta við akstur‘ til að skrá akstur í tengslum við heimsóknina. Skjámynd eins og sú sem sjá má hér að neðan birtist.
Kerfið leggur sjálfkrafa til að ekið hafi verið frá aðsetur fyrirtækisins til aðseturs viðskiptavinarins en í reitunum Frá og Til er hægt að velja á milli Fyrirtækja, Viðskiptavinar, Einka (aðsetur starfsmannsins úr starfsmannabókinni) eða Annað. Ef Annað er valið er aðsetur fært inn handvirkt í aðseturssvæðið.
Fylltu alltaf út reitinn Tilgangur með tilgangi akstursins og reitinn Skráningarnúmer með skráningarnúmeri bílsins þar sem þessa reitir VERÐA að vera útfylltir.
Útgáfa-90 Reiturinn Tilgangur fyllist sjálfkrafa út með texta úr tímaskráningarlínunni, þ.e. ef þú t.d. slærð inn 2 tíma á verk með textanum „Fundur varðandi X við Y“ í vikubókinni og bæta svo akstri við línuna, þá er tilgangstexti um aksturinn fylltur út með sama texta. Hins vegar er auðvelt að breyta textanum ef þú vilt mismunandi texta í tímum og á akstri.
Góður punktur! Reiturinn Skráningarnúmer fyllist sjálfkrafa út í tengslum við akstursskráningu ef samnefndur reitur er fylltur út á starfsmann í starfsmannaskrá.
Ef þú hefur ekið bæði fram og til baka skaltu haka í reitinn Til baka og þá skráir kerfið sjálfkrafa bæði ú og heimakstur.
Kerfið leggur til, ef mögulegt er, hversu marga km. það eru á milli tveggja heimilisfönga í reitunum á einstökum dögum, þ.e. þá daga sem þú hefur skráð þig til að vera í viðskiptavinaleit í tengslum við tímaskráninguna. Þ.e.a.s. ef þú hefur heimsótt viðskiptavininn bæði mánudag og fimmtudag og hefur skráð hann á sömu línu í tímaskráningarbókinni er lagt til fjölda km bæði mánudag og fimmtudag.
Ef þú hefur aðeins heimsótt viðskiptavininn á mánudögum og einfaldlega framkvæmt hina tímana á málinu frá skrifstofunni, þá eyðir þú einfaldlega tillögunum um kílómetrafjölda fyrir þá daga sem þú hefur ekki ekið. Einnig er hægt að færa inn fjölda km handvirkt. Sem upphafspunkt eru km færðir inn aðra leiðina.
Þegar skjámyndin af keyrslunni er fyllt út er smellt á ‘Í lagi‘ og þá stofnar kerfið sjálfkrafa aksturslínur í aksturskjámyndinni neðst í tímaskráningarbókinni.
Hér er hægt að skrá bæði á innri og ytri verk, ef reiturinn innra verk er ekki fylltur út í launaflokki fyrir akstur. Lestu meira um þetta hér.
Yfirvinna
Sjá uppsetningu launaflokka fyrir yfirvinnu hér.
Hermun. Eins og sýnt er við uppsetningu launaflokka er yfirvinna reiknuð með tveimur mismunandi töxtum. Lesa meira hér.
ATH: Ef það eru fleiri en ein yfirvinnulína og þú eyðir einni, þá getur sjálfvirkingin ekki alltaf gert það rétt þegar þú smellir á Villuleita. Sama á við ef leiðrétt er í yfirvinnulínunni. Sjálfvirknin reynir að bæta upp umframtímana samkvæmt rökfræðinni sem lýst er hér að ofan.
Því er mælt með því að eyða öllum yfirvinnulínum ef leiðrétt er.
Heildaryfirlit yfir vinnutíma starfsmanna
Ef sjá á heildaryfirlit yfir heildartíma starfsmannsins undir „Tímaskráning“, skal muna að setja gerðirnar upp undir „Launaflokkar“.
Orlof og án orlofs
Í Tímaskráningu geta starfsmenn fylgst með stöðu orlofs og án orlofs reiknað í klukkustundum, ef launategundir hafa verið stofnaðar fyrir það, og eru þessar launategundir útfylltar með Innri gerð = Orlof og Án orlofs.
Úthlutun orlofs og án orlofs
Starfsmaður vinnur sér að jafnaði 2,08 orlofsdaga pr. mánuði sem þýðir að hækka þarf orlofsstöðu launþega um 15,4 klst mánuði. Þessi uppfærsla á orlofsstöðu starfsmanns er gerð með því að bóka verkbókun með orlofslaunategund starfsmanns í verkdagbók. Mundu að fjölda klukkustunda sem úthlutað er verður að færa inn með neikvætt formerki, því frí er vistað í mínus og notkun í plús.
Mælt er með því að stofna verkdagbók undir Verk/Dagbækur/Dagbók í þessu skyni og við uppsetningu færslubókarinnar að tilgreina að línunum eigi ekki að eyða við bókun, þannig að hægt sé að bóka færslubókina í hverjum mánuði með nýrri dagsetningu.
Þegar nýir starfsmenn byrja þarf einfaldlega að setja línu í þessa verkbók og þegar starfsmaður hættir er lína þeirra í verkbókinni eytt fyrir orlofsúthlutun.
Gera má samsvarandi verkdagbók m.t.t orlofslausu stundirnar sem eru úthlutaðar á sama hátt, bara með launategundinni fyrir án orlofs.
Notkun á orlofi/án orlofs
Starfsmaður getur nýtt orlofið sitt með því að setja inn línu í tímadagbók með innra verknúmeri og launategund orlof/án orlof og færa síðan inn fjölda tíma sem notaður er af stöðu orlofs eða án orlofs.
Starfsmaður setur númerið inn með jákvætt formerki þar sem vistuð staða er bókuð með neikvætt formerki.
Eftirstöðvar orlofs og án orlofs um áramót
Stöður orlofs og án orlofs sem sýndar er í tímadagbók eru aðeins summa orlof og án orlofs frá d. 1/1 xx til dagsins í dag.
Það er að segja að færa þurfi orlofs- og án orlofsstöðuna handvirkt frá gamla almanaksári yfir á nýtt almanaksár skv. áramótum.
Þetta er gert með því að slá inn eina línu pr starfsmaður í verkdagbók, t.d. d. 31/12 2022 með orlofs-launategund og með orlofsstöðu launþega í plús ef starfsmaður átti orlof til ársloka 2022, og færa jafnframt samsvarandi línu með dagsetningu 1/1 2023 og með orlofsstöðu sem þarf að millifæra til næsta almanaksárs. Síðasta línan er færð inn með neikvæðri tölu ef starfsmaður á orlof til góða.
Þá er verkdagbók bókfærð.
Góður punktur! Staða orlofs/án orlofs starfsmanna er að finna undir Verk/Skýrslur/Færslur með því að afmarka tímabilið 1/1 22 – 31/12 22 sem og launategundir fyrir orlof og án orlofs. Flokkaðu síðan færslurnar pr starfsmaður og pr launategund og þú hefur lista yfir stöður orlofs og án orlofs starfsmanna pr 31/12 22.