Uppsetning dagbóka
Hægt er að stofna margar dagbækur með mismunandi nöfnum og tilgangi (daglegar færslur, greiðslur, mánaðarlegar færslur, banki, gjaldmiðlar o.s.frv.) Hverja dagbók er hægt að sérsniða m.t.t. meðhöndlunar gagna og innsláttar. Hér förum við yfir uppsetningu dagbóka en ekki eiginleika þeirra en þeim er lýst í öðrum greinum. Uppsetning dagbóka gildir fyrir alla notendur óháð einstaklingsbundinni uppsetningu.
Dagbækur geta haft mismunandi tilgang og hægt er að setja þær upp til að þjóna þeim tilgangi sem best. T.d. hvort fylgiskjalsnúmerum sé úthlutað sjálfkrafa og hvort VSK kóðar eigi við o.s.frv.
Virkni dagbókaruppsetningar
Uppsetning gildir aðeins fyrir hverja sérgreinda dagbók í fyrirtæki og þá fyrir alla notendur þess fyrirtækis. Uppsetning virkar þannig ekki fyrir dagbók með sama nafni í öðru fyrirtæki.
Á upphafssíðu dagbóka má sjá helstu valkostina við uppsetninguna. Að auki er hægt að sjá hversu margar línur eru í dagbók.
Uppsetning bókhaldsdagbóka
- Veldu fyrirtæki sem þú hefur aðgang að efst í tækjaslánni.
- Veldu Fjárhagur/Dagbækur. Veldu þá dagbók sem þú vilt setja upp og smelltu Setja upp dagbók í tækjaslánni.
| Reitir í dagbókaruppsetningu | |
| Dagbók | Heiti. Hægt að breyta að vild. Allar bókaðar dagbækur og færslur þeirra breytast í samræmi við það. Engin vandamál koma upp við breytingu á heiti dagbókar. |
| Heiti | Dagbókarnafn sem gefur til kynna tilgang dagbókar. |
| Númeraröð | Númeraröð til útdeilingar fylgiskjalsnúmera í dagbók. Nauðsynlegt er að velja númeraröð en þær finnur þú undir Fjárhagur/Viðhald/Númeraraðir. Margar dagbækur geta haft sömu númeraraðir. ATH: Ef margar dagbækur nota sömu númeraröð og dagbók er ekki bókuð jafnóðum og önnur dagbók er fyllt út, munu færslurnar nota sömu númeraröð. Til dæmis, ef skipt er upp bókun á fjárhagsgögnum í margar dagbækur eftir tegund eða notenda, geta þær auðveldlega deilt sömu númeraröð. Ekki nota númeraðar kaup- og sölupantanir í dagbókum og ekki breyta númeraröð eftir að byrjað er að nota dagbók. |
| Handvirk úthlutun | Fylgiskjalsnúmerum er útdeilt með handvirkum hætti í dagbók. |
| Úthlutun fylgiskjalsnúmers í dagbókum við bókun | Fylgiskjalsnúmerum er úthlutað sjálfkrafa við bókun eftir “næsta númer” í valdri númeraröð. Þegar dagbókin er bókuð fær hvert fylgiskjal sitt númer sjálfkrafa. Merkja skal svo númerin á pappírsfylgiskjölin eftir á í stað þess að merkja áður eða meðan bókun á sér stað. Þessi aðferðir tryggir að engin göt verði í númeraseríum. Reiturinn Fylgiskjalsnúmer hverfur þá úr dagbókarlínum. |
| Bóka allar færslur fjárhags með sama fylgiskjalsnúmeri | Eins og ofangreind Úthlutun fylgiskjalsnúmers í dagbókum við bókun fá öll fylgiskjöl sama númer. |
| Lokað | Dagbókin er lokuð fyrir færslur. Notið ef ekki á að nota dagbókina oftar. Það er ekki hægt að eyða dagbók sem hefur verið notuð til bókunar en hægt að loka henni í staðinn. |
| Sjálfvirk vistun | Ef hakað er í sjálfvirk vistun mun dagbókin vera stöðugt vistuð sjálfkrafa. |
| Eyða línum eftir bókun | Allar línur eyðast úr dagbók við bókun. Ef ekki er hakað í reitinn eru línurnar áfram til staðar í dagbókinni og hún verður “standandi dagbók” þar sem hægt er að bóka sömu færslur ítrekað með nýrri dagssetningu og fylgiskjalsnúmerum. Þetta hentar vel fyrir fasta liði eins og laun og húsaleigu. |
| VSK kóði fyrir bæði lykil og mótlykil | Hægt er að slá inn VSK kóða fyrir bæði lykil og mótlykil. Hentar við lokun tímabila þar sem flytja á færslur á milli lykla þar sem báðir lyklar hafa VSK kóða ólíkt því sem á við í venjulegum færslum þar sem almennt annar lykillinn hefur VSK kóða. |
| Nota VSK kóða viðskiptavinar/lánardrottins | Ef hakað er við þennan valkost er VSK kóði viðskiptavinar/lánardrottins notað í dagbókinni. ATH! Eftir að texti hefur verið skráður í dagbókinni, verður að velja fjárhagslykil fyrst og síðan nota viðskiptavin/lánardrottin sem mótlykil. Lesa meira um bókun á viðskiptavin/lánardrottin hér. |
| Stofna nýja línu með upphæð mótfærslu | Hér er hægt að láta kerfið stofna ný línu sjálfkrafa fyrir mótfærslu í stað fyrir að bóka á mótlykil í sömu línu. |
| Næsta lína án dags. ef færsla er ekki jöfnuð | Dagssetningareiturinn í næstu línum verður tómur ef dagbókin er ójöfn og telst þá ójöfnuðurinn tilheyra fyrstu línu fyrir ofan með dagssetningu. |
| Fara í ójafnaðan lykil | Ef hakað er í reitinn færist bendilinn í reitinn „Lykill“ í næstu línu ef það er ójöfnuður í dagbókinni. Þetta er fljótlega leið til að slá færslur inn í dagbókina án mótlykils. |
| Setja færslu á bið ef enginn lykill er valinn | Ef reiturinn „Lykill“ er tómur bókast línan ekki og þú færð ekki villumeldingu. |
| Dagbókarlína þarf samþykkt | Haka skal við þennan valkost ef samþykkja þarf dagbókarlínur. Allar dagbókarlínur munu þá vera með samþykktar dálki. Línan getur aðeins verið bókuð eftir samþykkt. |
| Tengja stafrænt fylgiskjal við greiðslu | Haka þarf við þennan valkost ef stafrænt fylgiskjal frá innhólfi á að tengjast við greiðsluna. |
| Bókunarregla dagssetninga | ’Færa inn dagssetningu’: Dagssetning fylgiskjals skal slegin inn. ’Dagurinn í dag’: Öll fylgiskjöl bókast á kerfisdagssetningu tölvunnar. Dagssetningarreiturinn birtist ekki í dagbókarlínum. ’Valin dagssetning’: Öll fylgiskjöl bókast á valda dagssetningu sem er slegin inn við bókun. Dagssetningarreiturinn birtist ekki í dagbókarlínum. |
| Reikniaðferð VSK Uppfæra þarf Uniconta í Útgáfu-85 svo þessi valmynd birtist | Ef valið er „Mynda vsk-færsla“ þá er VSK reiknaður. Þetta er staðlað og ætti alltaf að nota ef það eru engar sérstakar forsendur eins og næstu tveir kostir. Ef „Enginn“ er valinn er VSK ekki reiknað út í dagbókinni, en upphæðin sem Uniconta hefði reiknað út kemur fram á færslunni. VSK – upphæðin er ekki færð yfir á virðisaukaskattslykla. Ef valið er „Innslegin VSK fjárhæð, þá reiknast VSK ekki sjálfkrafa í dagbókinni. Færa þarf handvirkt VSK upphæðina í reitinn „Innsleginn VSK fjárhæð“ í færslunni. VSK – upphæðin er ekki færð yfir á virðisaukaskattslykla. Síðustu tveir valkostirnir eru ætlaðar í tengslum við innflutning gagna, þar sem virðisaukaskattur hefur verið reiknaður fyrir. ATH: Muna skal að bóka ekki daglegar færslur án virðisaukaskatts. Því það er ekki hægt að leiðrétta eftir á, það þyrfti því að færa aftur inn aðra færslu. |
| Kanna hvort reikningsnúmer er bókað | Ef hakað er við þennan valkost þá athugar dagbókin hvort viðkomandi reikningsnúmer frá lánardrottni hefur verið bókað áður. |
| Áskilin jöfnun hver dagssetning | Dagbók skal stemma per dagsetningu Ef þessu er ekki fullnægt fær notandinn villuna „Summan á dagsetningu er ekki núll“. |
| Áskilin jöfnun hvert fylgiskjal | Dagbókin skal stemma við hvert fylgiskjal. Ef þessu er ekki fullnægt fær notandinn villuna „Summan á dagsetningu er ekki núll“. |
| Rakningslykill | Stöðulykill sem sýnir hlaupandi stöðu á gefnum lykil í dagbók eins og hún lítur út eftir bókun. ’Rakningslykill’ birtisti í dagbókarlínu. Allir rakningslyklar birtast neðst í dagbók. Uppsöfnuð staða breytist línu fyrir línu eftir því sem fært eða flett er í dagbókinni. Stöðulyklar gilda aðeins í viðkomandi dagbók. ATH: Rakningslykill virkar aðeins ef VSK grunnur er nettó fjárhæð. |
| Sjálfgefin gildi | Gerð lykils, lykill og virðisaukaskattur eru sjálfgefin gildi sem sem fyllast sjálfkrafa út í öllum dagbókarlínum. Þetta er hentugt við innlestur úr banka þar sem hægt að er setja banka sem sjálfgefin mótlykil eða við innborganir þar sem að gerð lykils er alltaf viðskiptavinur. Hægt er að yfirskrifa sjálfgefin gildi í dagbókarlínum ef þau eiga ekki við. |
| Víddir | Birtist eingöngu ef víddir eru uppsettar og virkar. Alltaf er hægt að yfirskrifa sjálfgefin víddargildi í dagbókarlínum. |
| Bóka án vsk – einungis fyrir útgáfu-84 | Notað í umbreytingu þar sem VSK hefur verið fært inn og VSK kóði óskast. Hægt er að bóka án vsk. ATH! Ætti aðeins að nota við umbreytingu. |
Aðrir eiginleikar við uppsetningu dagbóka
Flytja inn hreyfingayfirlit banka
Sjá Innlestur bankahreyfinga
Flytja inn úr skrá: Færsluskrá má flytja beint inn í dagbók.
Eyða dagbókarfærslum: Eyðir öllum merktum færslum.
Fasttextar: Undir föstum textum er hægt að búa til fasta texta fyrir dagbókina.
Sjálfgefnir mótlyklar: Hægt er að búa til sjálfgefna mótlykla.
‘Bæta við færslu’: Hægt er að setja inn þann bókhaldslykil sem notaður er til að bóka á móti bókhaldslyklinum sem verið er að stofna.
Með því að velja ‘Bæta við færslu’ er uppsetningunni gefið nafn.
Nafni uppsetningar má breyta að vild með því að smella á , ‘Breyta Heiti’.
Magn og Tilvísun:
Í fellilista er hægt að haka við „Magn“ og Tilvísun“, sem birtast þá í dagbókinni til að fylla út.
Einnig mun „Magn“ birtast í verkefni. Í fyrirtækjaskránni þarf að velja að nota skal „Magn“ í fjárhagsfærslum.
Ekki er hægt að nota „Magn“ í stöðulista efnahags.
ATH! Í uppsetningu fyrirtækisins „Fyrirtækið mitt“ þarf að haka við „Nota „magn“ í dagbókum“ ef „Magn“ á að birtast í fjárhagsfærslum.
