Þegar reikningur er sendur á tölvupósti til viðskiptavinar er mikilvægt að pósturinn líti fagmannlega út og að réttur sendandi sé valinn. Þetta er gert undir Viðskiptavinur/Viðhald/Tölvupóststillingar.
Ef tölvupóststilling er ekki notuð, mun eigandi fyrirtækisins fá afrit af öllum tölvupóstum sem verða sendir út.
Ath. ef ekki er notað eigin póstþjón er hámarksfjöldi reikninga sem má senda í einu 50 stk.
ATH.: Pósturinn sendist frá post@uniconta.com og þvi hætta á að hann lendi í ruslpóstsíu viðskiptavinar.
Við mælum með að allir notendur sendi reikninga í gegnum eigin póstþjón.
Þjónustuaðili – Microsoft eða EmailManager.com?
Ef SMTP tölvupósts hefur verið uppsett þarf ekki að velja „þjónustuaðila“ hér.
Ef ekki er valið að setja upp SMTP tölvupósts, er hægt að nota tvo mismunandi þjónustuaðila Uniconta til að senda tölvupóst með; Microsoft og EmailManager.com. EmailManager.com er í forgang en ef ekki er mögulegt að nota það, er notað Microsoft.
Notandinn getur valið hvaða þjónustuaðila hann notar. EmailManager.com hefur þann kost að það getur birt „Nafn sendanda“ (t.d. nafn fyrirtækis), sem Microsoft gerir ekki alltaf.
Hægt er að velja hvort senda eigi frá Microsoft eða frá EmailManager sjálfgefið undir SMTP Host ‘þjónustuaðila.
Lesa meira um SMTP Host.
Stofna tölvupóststillingu
Fara í Viðskiptavinur/Viðhald/Tölvupóststillingar
Stofna skal til tölvupóststillingu fyrir allar tegundir skjala sem sendar eru út frá fyrirtækinu. Fyrir hverja stillingu er hægt að hengja við venjulegt skjal, t.d. er hægt að hengja við afhendingarskilmála með því að velja núverandi stillingu og smella á „Viðhengi“.
Til að stofna tölvupóststillingu skal smella á “Bæta við”.
| Heiti reita | Lýsing |
| Tölvupóststillingar | Hér er hægt að hlaða niður staðlaðri stillingu úr tölvupóststillingum fyrirtækisins. Lesa meira hér. |
| Sendandi pósts | Tölvupóstfang sem birtist sem sendandi |
| Senda tölvupóst frá starfsmanni. | Senda skjalið frá tölvupóstfangi starfsmanns. Athugið: Starfsmaður verður að vera stofnaður undir Fyrirtæki/Starfsmenn með innskráningarkenni og netfang. Hins vegar mun þetta aðeins virka ef notað er SMTP stillingu fyrirtækisins. Athugið: Velja verður starfsmanninn á sölupöntunina til að geta sent pöntun frá þessum starfsmanni. Lesa um sölupantanir hér. |
| Afrit til sendanda | Hak verður að vera í ‘Afrit til sendanda’ ef þú vilt fá afrit af sendum pósti. |
| Heiti sendanda | Nafn sendanda. Athuga: Þetta virkar aðeins ef notað er annaðhvort eigin SMTP stillingu eða EmailManager.com sem þjónustuaðila. Sjá lýsingar efst á síðunni. |
| Svar til | Netfangið sem á senda póstinn til. |
| Bcc | Þú verður að slá inn innra netfang hér til að athuga hvaða tölvupóst fyrirtækið hefur sent. |
| Efni pósts | Textinn í efnisreit tölvupóstsins sjálfs |
| HTML | Ef þú vilt geta hannað tölvupóstinn þinn verður þú að nota HTML. Haka skal við hér og er þá möguleiki að nota HTML-ritil (editor) og sníða texta tölvupósts að vild. |
| Opna HTML-ritil | Opna HTML-ritil, þar sem sett er hak við „HTML“, til að skrifa í skilaboðin sjálf fyrir tölvupóstinn. ATH: Aðeins er hægt að hafa eina tölvupóstuppsetningu opna í einu þegar breytt er tölvupóstinum í ‘HTML-ritil’. |
| Unicode | Ef hakað er í Unicode, neyðist tölvupósturinn til að nota Unicode. Það tryggir t.d. að íslenskir stafir (þæö) berist í tölvupóstsefni og texta. Ef viðtakendur póstsins fá kínversk tákn skal prófa að slökkva á Unicode og sjá hvort það lagar vandamálið. Vandamálið getur komið fram þegar önnur póstforrit eru notuð en MS Outlook. |
| Fjarlægja þæö | Setja hak í ‘Fjarlægja sérstafi’ þæö. Þetta á aðeins við um „Efni pósts“. |
| Bæta við Reitur | Í Efni frá reikningi og Meginmál pósts er hægt að setja eigin reiti Uniconta í gegnum [Bæta við Reitur] (Í Efni verður að afrita reiti úr Meginmál) Til dæmis: Velja DebtorInvoice í fyrsta fellivali og svo InvoiceNumber í öðru fellivali. Smella á svörtu örina til hægri við reitina og eftirfarandi verður sett inn: {DebtorInvoice.InvoiceNumber} í textann sjálfan. Þetta þýðir að reikningsnúmerið sjálft er sett inn í tölvupóstinn. |
| Meginmál pósts | Ef ákveðið er að nota HTML, ætti ekki að rita í þetta svæði nema að eigið HTML er þekkt. Ef staðlaður texti er notaður er ritað beint í þennan reit og það sem sést í reitnum kemur fram í tölvupóstinn. ATH: Ef hakað er í HTML og skrifað beint í þetta svæði, mun línubil ekki vera samþykkt í póstinum, og mun vera ein löng lína í póstinum, þar sem HTML þarf línubilskóða. Fjarlægja skal hakið á HTML ef það gerist. |
HTML dæmi
Ef nota á HTML er til dæmis hægt að nota Microsoft Expression Web til að rita HTML-kóðann og afrita hann síðan í Uniconta.
Hægt er að láta myndir fylgja tölvupóstinum með HTML eins og sést á skjámyndinni hér að neðan:
ATH: Myndir til að nota í tölvupóstinum þurfa að vera aðgengilegar á netinu, t.d. á vefsíðu/vefþjóni.
