Þegar reikningur er sendur á tölvupósti til viðskiptavinar er mikilvægt að pósturinn líti faglega út og réttur sendandi sé valinn. Þetta er gert undir Viðskiptavinur/Viðhald/Tölvupóstsstillingar.
Mikilvægt varðandi uppsetningu tölvupósts
Athugið! Við mælum með að allir notendur sendi reikninga í gegnum eigin póstþjón. Ef þú fyllir ekki inn upplýsingar um þinn eigin SMTP netþjón þá eru tölvupóstar sendur í gegnum ‘mailmailmail.net’ með sendanda-netfanginu mail@unicontamail.com sem getur leitt til þess að þessir tölvupóstar lendi í ruslpóstsíu viðtakanda .
Athugið! Ef uppsetning tölvupósts er ekki sett upp fær tölvupóstur sendanda (þ.e. tölvupóstur notanda) afrit af öllum tölvupóstum sem sendir eru frá fyrirtækinu.
Athugið! Ef uppsetning tölvupósts með SMTP er ekki sett upp þá er hámarksfjöldi tölvupósta sem hægt er að senda t.d. í tengslum við fjöldauppfærslu 50 stk.
Stofna tölvupóststillingu
Fara í Viðskiptavinur/Viðhald/Tölvupóststillingar
Stofna skal til tölvupóstsstillingu fyrir allar tegundir skjala sem sendar eru út frá fyrirtækinu. Fyrir hverja stillingu er hægt að hengja við venjulegt skjal, t.d. er hægt að hengja við afhendingarskilmála með því að velja núverandi stillingu og smella á „Viðhengi“
Til að stofna tölvupóststillingu skal smella á „Bæta við“
Lýsing á reitum
| Heiti reits | Lýsing |
| Heiti | Uppsetning tölvupósts verður að hafa heiti og er nafnið slegið inn í þennan reit. Stofna þarf eina uppsetningu tölvupósts fyrir hverja tegund eyðublaðs sem verið er að senda. Ef t.d. bæði reikningur og hreyfingayfirlit viðskiptavinar fyrir bæði íslenska og sænska viðskiptavini frá Uniconta, þá eru búnar til fjórar tölvupóstuppsetningar, t.d. með nöfnunum Reikningur-IS, Reikningur-SE, Hreyfingayfirlit-IS og Hreyfingayfirlit-SE. |
| Email Type | Hér velur þú hvaða eyðublað í Uniconta sem þessi tölvupóstsuppsetning á að eiga við. Velja t.d. Reikningur, ef uppsetning tölvupósts er fyrir sölureikninga. |
| Tungumál | Með því að velja tungumál er t.d. Íslenska, allir viðskiptavinir/lánardrottnar með tungumálið íslenska munu sjálfkrafa nota þessa tölvupóstsuppsetningu. Það á við um öll tungumál. Ef þú velur Sjálfgefið, munu þeir viðskiptavinir/lánardrottnar sem hafa tungumál þar sem uppsetning tölvupósts hefur ekki verið búin til nota þessa tölvupóstsuppsetningu. |
| Sjálfgefið | |
| Tölvupóststillingar | Mælt er með því að stofna tölvupóstuppsetningu fyrirtækis undir Fyrirtæki/Viðhald/Tölvupóstsstillingar og vísa einfaldlega í uppsetningu fyrirtækjatölvupósts í þessum reit. Ef þessi reitur er skilinn eftir auður mun kerfið í staðinn nota stmp uppsetninguna úr reitunum hér að neðan. Lestu meira um uppsetningu fyrirtækjatölvupósts hér. |
| SMTP – Host | Reitunum undir SMTP – Host er lýst í þessari grein: SMTP Host… |
| Veita | Ef ekki tekst að setja upp SMTP – host í Uniconta getur kerfið sjálfkrafa notað tvær mismunandi þjónustuveitur til að senda tölvupóst með; Microsoft og EmailManager.com. Sjálfgefið Emailmanager.com / Microsoft EmailManager.com hefur þann kost að það getur sýnt „Nafn sendanda“ (t.d. nafn fyrirtækis), sem Microsoft gerir ekki alltaf. Að koma í veg fyrir að pósturinn þinn fari í ruslpóst viðkomandi ef þú notar ekki þitt eigið SMTP. Smelltu hér. Við uppsetningu á eigið SMTP Þegar sjálfgildið er valið er pöntunin á sendingunni frá: 1) tölvupóstuppsetning SMTP |
| Senda tölvupóst | Tölvupósturinn sem birtist sem sendandi |
| Senda tölvupóst frá starfsmanni. | Senda skjalið úr tölvupósti starfsmanns. Athugið:Starfsmaður verður að vera stofnaður undir Fyrirtæki/Starfsmenn með innskráningarkenni og netfang. Hins vegar mun þetta aðeins virka ef notað er SMTP stillingu fyrirtækisins. Athugið: Velja verður starfsmanninn á sölupöntunina til að geta sent pöntun frá þessum starfsmanni. Lesa um sölupöntun hér. |
| CC til sendanda | Haka verður að vera í ‘Afrit til sendanda’ ef þú vilt fá afrit af sendum pósti. |
| Heiti sendanda | Nafn sendanda. Athuga: Þetta virkar aðeins ef notað er annaðhvort eigin SMTP stillingu eða EmailManager.com sem þjónustuaðila. Sjá lýsingar efst á síðunni. |
| Svar til | Netfangið sem hægt er að senda svar við. |
| Bcc | Þú verður að slá hér inn netfangið til að athuga hvaða tölvupóst fyrirtækið hefur sent. |
| Efni pósts | Textinn í efnisreit tölvupóstsins sjálfs |
| HTML | Ef þú vilt geta mótað tölvupóstinn þinn verður þú að nota HTML. Haka skal við hér og er þá möguleiki að nota HTML-editor og sníða texta tölvupósts að vild. |
| Opna HTML-editor | Opna HTML-editor, þar sem sett er hak við „HTML“, til að skrifa í skilaboðin sjálf fyrir tölvupóstinn. ATH: Aðeins er hægt að hafa eina tölvupóstuppsetningu opna í einu þegar breytt er tölvupóstinum í ‘HTML-editor’. |
| Unicode | Ef hakað er í Unicode, neyðist tölvupósturinn til að nota Unicode. Það tryggir t.d. að íslenskir stafir (þæö) berist í tölvupóstsefni og texta. Ef viðtakendur póstsins fá kínversk tákn skal prófa að slökkva á Unicode og sjá hvort það lagar vandamálið. Vandamálið getur komið fram þegar önnur póstforrit eru notuð en MS Outlook. |
| Fjarlægja þæö | Setja hak í ´Fjarlægja sérstafi’ þæö. Þetta á aðeins við um „Efni pósts“. |
| Bæta við Reitur | Í Efni frá reikningi og skilaboð með tölvupósti er hægt að setja eigin reiti Uniconta í gegnum [Bæta við reit] (Í Efni verður að afrita reiti úr Skilaboð) Til dæmis: Velja DebtorInvoice í fyrsta fellivali og svo InvoiceNumber í öðru fellivali. Smella á svörtu örina til hægri við reitina og eftirfarandi verður sett inn: {DebtorInvoice.InvoiceNumber} í textann sjálfan. Þetta þýðir að reikningsnúmerið sjálft er sett inn í tölvupóstinn. |
| Meginmál pósts | Ef ákveðið er að nota HTML, ætti ekki að rita í þetta svæði nema að eigið HTML er þekkt. Ef staðlaður texti er notaður er ritað beint í þennan reit og það sem sést í reitnum kemur fram í tölvupóstinn. ATH: Ef hakað er í HTML og skrifað beint í þetta svæði, mun línubil ekki vera samþykkt í póstinum, og mun vera ein löng lína í póstinum, þar sem HTML þarf línubilskóða. Fjarlægja skal hakið á HTML ef það gerist. |
Dæmi – Feitletrað letur í undirskrift tölvupósts
Dæmi – Merki/mynd í undirskrift tölvupósts
Hægt er að láta myndir fylgja tölvupóstinum með HTML eins og sést á skjámyndinni hér að neðan:
Hægt er að afrita myndtextann héðan, þar sem x-inu er skipt út fyrir hlekkinn á myndina:
<img src=“x“>
Athugið! Myndir sem nota á í tölvupósti þurfa að vera aðgengilegar á netinu, t.d. á vefsíðu/vefþjóni.
Að öðrum kosti er hægt að draga mynd inn með Opna HTML ritil.
