Vextir og Innheimtubréf

Nota má vexti og innheimtubéf þegar að bæta á við vöxtum eða senda innheimtubréf til viðskiptavinar.

Fara skal í Viðskiptavinur/Skýrslur/Vextir og Gjöld

Ath! Ekki er hægt að senda vexti og innheimtubréf rafrænt í okkar venjulega Uniconta.

Fara yfir opnar færslur á viðskiptavinum

Áður en vextir og innheimtubréf eru reiknuð er mælt með því að fara yfir allar opnar færslur á viðskiptavinalyklum.
Til dæmis er hægt að gera þetta undir Viðskiptavinur/Skýrslur/Opnar færslur með því að flokka færslum eftir númeri viðskiptavinar og athuga síðan reikninga sem hægt er að jafna gegn greiðslum.

Í listanum yfir opnar færslur er hægt að hoppa í viðskiptavin með F6 í reitnum Reikningur og þaðan er valið ‘Opnar færslur’ þar sem hægt er að jafna opnar færslur sem ekki hafa verið jafnaðar við bókun greiðslna, kreditreikninga o.s.frv.

Undir Viðskiptavinur/Skýrslur/Opnar færslur, er hægt t.d. að flokka opnar færslur eftir lykli.
Lesa meira um „Flokka eftir“ í sniði hér.
Lesa meira um jafnanir hér.

Tækjaslá Vaxta og Greiðslna

Lýsing á hnöppum í tækjaslá Vaxta og Innheimtubréfa

Bæta við vöxtum

• Fylla út Frá og til gjalddaga og smella á „Leit“
• Listinn sýnir nú allar opnar viðskiptavinafærslur innan valinna gjalddaga.
• Afvelja skal þær færslur sem ekki á að reikna vexti á með því að smella á „Henda færslu“ og/eða „Sía“.
• Velja „Bæta við vöxtum“ og slá inn vaxtaprósentuna og vextina og velja „Í lagi“

• Allar færslurnar í listanum eru nú reiknaðar og mun fjárhæð vaxta birtist nú í dálknum „Upphæð þóknunar“.
  Ath! Skuldastaða viðskiptavina á listanum uppreiknast nú með vaxtahlutfallinu sem var slegið inn. Ef leggja á mismunandi vexti á mismunandi viðskiptavini er sían notuð til að velja.
• Breyta gildinu í Forskoðun prentunar í ‘Ytri’ ef prenta á út vaxtanótu.
• Ef smellt er á prentarahnappinn efst í hægra horninu birtast einstök innheimtubréf og hægt er að fletta milli þeirra eða prenta þau út.
• Smellt er á ‘Senda með tölvupóst’ til að senda vaxtanótu með tölvupósti til viðskiptavina.
  Reiturinn ‘Dagsetning síðustu vaxtanótu’ er uppfærður með dagsetningunni í dag svo að hægt sé að afmarka þennan reit næst þegar vöxtum er uppsafnað.
  Lesa meira um valkostina undir Senda með tölvupósti ofar hér í greininni.
• Til þess að bóka vextina í fjárhag og bæta þeim við stöðu viðskiptavinar er smellt á hnappinn „Flytja á dagbók“ og bókað. Þegar vextirnir eru færðir í dagbókina er hægt að velja hvort flytja eigi vaxtaupphæðir fyrir hverja færslu eða hvern lykil. Ef valið er á hvern lykil er aðeins ein lína í dagbókinni fyrir hvern viðskiptavin stofnuð með heildarvöxtum.

Stofna innheimtubréf og bæta við innheimtugjöldum

Ekki er hægt að búa til innheimtubréf og bæta við innheimtugjöldum í sama verkflæði, jafnvel þótt bæði séu gert í sömu skjámynd. Því þarf að keyra allt vaxta- eða innheimtubréfaferlið hvert fyrir sig.

Ferli innheimtubréfs verður að fara í gegnum hvert innheimtubréf sem á að stofna. Þ.e.a.s. viðskiptavinirnir sem þurfa innheimtubréf 1 verða sent fyrst. Eftir það verða þeir sem þurfa innheimtubréf 3 send áminning, síðan innheimtubréf 2 o.s.frv.
Til að gera þetta verður hvert stofnað innheimtubréf að afmarka í reitnum ‘Innheimtubréf’ sem sýnir hversu oft hver færsla hefur verið send. Færslan er uppfærð þegar innheimtubréf eru send með tölvupósti með því að smella á ‘Senda með tölvupósti’.

Hægt er að ákveða hvaða 5 möguleg innheimtubréf á að nota og er hægt t.d. að velja að nota Áminning, Innheimtubréf 1 og Innheimtubréf 2, t.d. þannig að Innheimtubréf 3 og Innheimta séu aldrei notuð.

• Fylla út Frá og til gjalddaga og smella á „Leit“
• Listinn sýnir nú allar opnar viðskiptavinafærslur innan valinna gjalddaga.
• Henda færslunum sem ekki á að taka með í innheimtubréfin með því að smella á „Henda færslu“ og/eða „Sía“.
• Smella á „Búa til innheimtubréf“ og velja dagsetningu innheimtubréfs, innheimtugjald + gjaldmiðil, greiðslugjald + gjaldmiðil. Velja hvort innheimta eigi viðskiptavini með pósti eða á hvern lykil ásamt því hvaða innheimtubréf á að senda til viðskiptavina. Síðan er valið „Í lagi“.
  Ath!
  Valfrjálst er hvort rukka eigi innheimtugjöld og greiðslugjöld.
  Ef gjaldmiðilsreiturinn við hliðina á gjöldunum er fylltur út verða aðeins opnar færslur í völdum gjaldmiðli rukkað innheimtugjald.
• Öllum færslum/viðskiptavinum á listanum verður nú úthlutað innheimtugjaldi í reitinn Greiðslugjald eftir því hvort valið var á hvern lykil eða hverja færslu.

• Breyta gildinu í reitnum Forskoða útprentun í ytra
• Velja hnappinn með litla prentaratákninu efst í hægra horninu og innheimtubréfin prentast á skjánum svo hægt sé að fletta á milli þeirra og/eða prentað þau út.
• Velja ‘Senda með tölvupósti’ til að senda innheimtubréf með tölvupósti til viðskiptavina.
  Þegar innheimtubréfin eru send í tölvupósti er reiturinn Innheimtubréf uppfærður um +1 til að sjá hversu oft hefur verið sent og reiturinn Síðasta innheimtubréf er uppfært með núgildandi dagsetningu.
  Lesa meira um valið undir Senda með tölvupósti efst í þessari grein.
• Smella á ‘Flytja á dagbók’ til að flytja vaxtaupphæðirnar í dagbók þannig að upphæðirnar séu bókaðar á viðskiptavini. Þegar gjöld eru flutt á dagbókina er hægt að velja hvort flytja eigi gjöld fyrir hverja færslu eða hvern lykil.
  Ef valið er eftir lykli er aðeins ein lína í dagbókinni fyrir hvern viðskiptavin mynduð með heildargjaldi innheimtubréfs.
  Í reitnum Mótlykill er valinn sá fjárhagslykill sem gjöldin verða bókuð á.
  Í reitnum Texti er hægt að velja texta sem settir hafa verið upp undir Fjárhagur/Dagbækur og smella á Fasttextar þannig að þessi texti sé notaður í öllum færslum sem stofnaðar eru í dagbókinni.
  

Prenta vaxtanótu/innheimtubréf á skjá/prentara

Efst í hægra horni Uniconta er hægt að velja lítið teikn með prentara á því og prenta vaxtanótu/innheimtubréf á skjáinn. Muna þarf að velja Ytri í reitnum Forskoðun útprentunar áður en hnappurinn Prentun er valinn.

Þegar útprentunin hefur verið mynduð á skjánum er nú hægt að senda í útprentun, vista á tölvuna o.s.frv.

Athugið! Það er aðeins í sambandi við aðferðina „Senda sem tölvupóstur“, að reitirnir Síðasta innheimtubréf, Innheimtubréf og Dagsetning síðustu vaxtanótu eru uppfærðir. Þetta er vegna þess að í grundvallaratriðum getur þú valið að eyða tölvupósttillögunni sem er búin til í stað þess að senda hana í Outlook og Outlook getur ekki sent upplýsingar til baka til Uniconta, um hvort pósturinn sé sendur eða ekki og hvenær.

Hér í „Forskoðun“ geturðu einnig valið að senda eyðublaðið með tölvupósti.
Þá er smellt á „Umslagið“ efst til hægri í forskoðunarglugganum.