Vextir og Innheimtubréf

Nota má vexti og innheimtubéf þegar að bæta á við vöxtum eða senda innheimtubréf til viðskiptavinar.

Fara skal í Viðskiptavinur/Skýrslur/Vextir og Gjöld

Ath! Ekki er hægt að senda vexti og innheimtubréf rafrænt í Uniconta.

Fara yfir opnar færslur á viðskiptavinum

Áður en vextir og innheimtubréf eru reiknuð er mælt með því að fara yfir allar opnar færslur á viðskiptavinalyklum.
Til dæmis er hægt að gera þetta undir Viðskiptavinur/Skýrslur/Opnar færslur með því að flokka færslum eftir númeri viðskiptavinar og athuga síðan reikninga sem hægt er að jafna gegn greiðslum.

Í listanum yfir opnar færslur er hægt að hoppa í viðskiptavin með F6 í reitnum Reikningur og þaðan er valið ‘Opnar færslur’ þar sem hægt er að jafna opnar færslur sem ekki hafa verið jafnaðar við bókun greiðslna, kreditreikninga o.s.frv.

Undir Viðskiptavinur/Skýrslur/Opnar færslur, er hægt t.d. að flokka opnar færslur eftir lykli.
Lesa meira um „Flokka eftir“ í sniði hér.
Lesa meira um jafnanir hér.

Tækjaslá Vaxta og Greiðslna

Lýsing á hnöppum í tækjaslá Vaxta og Innheimtubréfa

Hnappur	Lýsing
Henda færslu	Ef ekki á að reikna vexti eða senda innheimtubréf á tiltekin reikning í yfirlitinu er hægt að fjarlægja það hér. Athugið að færslunni er ekki eytt af viðskiptavininum heldur er hún einfaldlega fjarlægð úr innheimtubréfi/vaxtaferli.
Stafrænt fylgiskjal	Hægt að skoða stafrænt fylgiskjal ef það hefur verið hengt við reikning
Endurnýja	Smella skal á endurnýja eftir að breytingar hafa verið gerðar til að sjá uppfærða stöðu. ATH: Þetta mun koma með línur sem hafa verið fjarlægðar með „Henda færslu“ aftur í gluggann.
Sía	Hér er hægt að sía eftir ýmsum gildum.
Hreinsa síu	Núllstillir síuna og sýnir allar færslur.
Snið	Möguleiki er á að vista, eyða, breyta eða sækja vistuð snið.
Bæta við vöxtum	Slá inn vaxtaprósentuna sem óskað er eftir og dagsetningu vaxta. Lesa meira um þetta hér fyrir neðan.
Búa til innheimtubréf	Bæta má við gjaldi vegna innheimtubréfs með því að smella á hnappinn “Búa til innheimtubréf”. Lesa meira um þetta hér að neðan.
Flytja á dagbók	Flytur vexti og innheimtugjöld á dagbók til bókunar í fjárhag. Nánar má lesa um þetta hér að neðan undir lýsingu á vaxta- og innheimtubréfsferlinu.
Senda með tölvupósti	Ef smellt er hér sendast vextir og innheimtugjöld með tölvupósti til viðskiptavinar eftir staðlaðri tölvupóstsuppsetningu. Staðlaða uppsetningu má gera undir Viðskiptavinur/Viðhald/Tölvupóstsstillingar. Einnig er hægt að slá inn tölvupóstfang.Athugið! Það er aðeins í sambandi við þessa sendingaraðferð að reitirnir Síðasta innheimtubréf, Innheimtubréf og Dagsetning síðustu vaxtanótu eru uppfærðir. Allt: Vaxtanóta og innheimtubréf eru send öllum viðskiptavinum á listanum Valdar línur: Aðeins vaxtanóta eða innheimtubréf eru send til viðskiptavina og með færslunum sem áður voru valdar með því að halda niðri ctrl-lyklinum og velja línurnar með músinni. Valin færsla: Aðeins vaxtanóta eða innheimtubréf er sent til viðskiptavinsins í valinni línu og aðeins með valda færslu. Á innheimtulistanum eru margar færslur fyrir sama viðskiptavin og síðan er valin færsla þannig að aðeins valin færsla er tekin með í innheimtubréfinu til viðskiptavinsins. Ath! Vaxtanóta og innheimtubréf eru send tengiliðum viðskiptavina sem hafa hak í innheimtubréfi eða vaxtanótu, eftir því sem við á. Ef enginn tengiliður hefur verið stofnaður til að taka á móti vaxtanótum og innheimtubréfum er tölvupósturinn sendur á tölvupóst viðskiptavinarins í staðinn. Ef villuboð birtast: „Engar línur fundust“ þegar reynt er að senda með tölvupósti skal: 1) Athuga hvort viðskiptavinir sem verða rukkaðir hafa verið stofnaðir með netfangi. Lesa hér. 2) Athuga SMTP í uppsetningu tölvupósts. Lesa meira hér. 3) Lesa greinina í heild sinni um „Vexti og innheimtubréf“ hér.

Bæta við vöxtum

• Fylla út Frá og til gjalddaga og smella á „Leit“
• Listinn sýnir nú allar opnar viðskiptavinafærslur innan valinna gjalddaga.
• Afvelja skal þær færslur sem ekki á að reikna vexti á með því að smella á „Henda færslu“ og/eða „Sía“.
• Velja „Bæta við vöxtum“ og slá inn vaxtaprósentuna og vextina og velja „Í lagi“

• Allar færslurnar í listanum eru nú reiknaðar og mun fjárhæð vaxta birtist nú í dálknum „Upphæð þóknunar“.
  Ath! Skuldastaða viðskiptavina á listanum uppreiknast nú með vaxtahlutfallinu sem var slegið inn. Ef leggja á mismunandi vexti á mismunandi viðskiptavini er sían notuð til að velja.
• Breyta gildinu í Forskoðun prentunar í ‘Ytri’ ef prenta á út vaxtanótu.
• Ef smellt er á prentarahnappinn efst í hægra horninu birtast einstök innheimtubréf og hægt er að fletta milli þeirra eða prenta þau út.
• Smellt er á ‘Senda með tölvupóst’ til að senda vaxtanótu með tölvupósti til viðskiptavina.
  Reiturinn ‘Dagsetning síðustu vaxtanótu’ er uppfærður með dagsetningunni í dag svo að hægt sé að afmarka þennan reit næst þegar vöxtum er uppsafnað.
  Lesa meira um valkostina undir Senda með tölvupósti ofar hér í greininni.
• Til þess að bóka vextina í fjárhag og bæta þeim við stöðu viðskiptavinar er smellt á hnappinn „Flytja á dagbók“ og bókað. Þegar vextirnir eru færðir í dagbókina er hægt að velja hvort flytja eigi vaxtaupphæðir fyrir hverja færslu eða hvern lykil. Ef valið er á hvern lykil er aðeins ein lína í dagbókinni fyrir hvern viðskiptavin stofnuð með heildarvöxtum.

Stofna innheimtubréf og bæta við innheimtugjöldum

Ekki er hægt að búa til innheimtubréf og bæta við innheimtugjöldum í sama verkflæði, jafnvel þótt bæði séu gert í sömu skjámynd. Því þarf að keyra allt vaxta- eða innheimtubréfaferlið hvert fyrir sig.

Ferli innheimtubréfs verður að fara í gegnum hvert innheimtubréf sem á að stofna. Þ.e.a.s. viðskiptavinirnir sem þurfa innheimtubréf 1 verða sent fyrst. Eftir það verða þeir sem þurfa innheimtubréf 3 send áminning, síðan innheimtubréf 2 o.s.frv.
Til að gera þetta verður hvert stofnað innheimtubréf að afmarka í reitnum ‘Innheimtubréf’ sem sýnir hversu oft hver færsla hefur verið send. Færslan er uppfærð þegar innheimtubréf eru send með tölvupósti með því að smella á ‘Senda með tölvupósti’.

Hægt er að ákveða hvaða 5 möguleg innheimtubréf á að nota og er hægt t.d. að velja að nota Áminning, Innheimtubréf 1 og Innheimtubréf 2, t.d. þannig að Innheimtubréf 3 og Innheimta séu aldrei notuð.

• Fylla út Frá og til gjalddaga og smella á „Leit“
• Listinn sýnir nú allar opnar viðskiptavinafærslur innan valinna gjalddaga.
• Henda færslunum sem ekki á að taka með í innheimtubréfin með því að smella á „Henda færslu“ og/eða „Sía“.
• Smella á „Búa til innheimtubréf“ og velja dagsetningu innheimtubréfs, innheimtugjald + gjaldmiðil, greiðslugjald + gjaldmiðil. Velja hvort innheimta eigi viðskiptavini með pósti eða á hvern lykil ásamt því hvaða innheimtubréf á að senda til viðskiptavina. Síðan er valið „Í lagi“.
  Ath!
  Valfrjálst er hvort rukka eigi innheimtugjöld og greiðslugjöld.
  Ef gjaldmiðilsreiturinn við hliðina á gjöldunum er fylltur út verða aðeins opnar færslur í völdum gjaldmiðli rukkað innheimtugjald.
• Öllum færslum/viðskiptavinum á listanum verður nú úthlutað innheimtugjaldi í reitinn Greiðslugjald eftir því hvort valið var á hvern lykil eða hverja færslu.

• Breyta gildinu í reitnum Forskoða útprentun í ytra
• Velja hnappinn með litla prentaratákninu efst í hægra horninu og innheimtubréfin prentast á skjánum svo hægt sé að fletta á milli þeirra og/eða prentað þau út.
• Velja ‘Senda með tölvupósti’ til að senda innheimtubréf með tölvupósti til viðskiptavina.
  Þegar innheimtubréfin eru send í tölvupósti er reiturinn Innheimtubréf uppfærður um +1 til að sjá hversu oft hefur verið sent og reiturinn Síðasta innheimtubréf er uppfært með núgildandi dagsetningu.
  Lesa meira um valið undir Senda með tölvupósti efst í þessari grein.
• Smella á ‘Flytja á dagbók’ til að flytja vaxtaupphæðirnar í dagbók þannig að upphæðirnar séu bókaðar á viðskiptavini. Þegar gjöld eru flutt á dagbókina er hægt að velja hvort flytja eigi gjöld fyrir hverja færslu eða hvern lykil.
  Ef valið er eftir lykli er aðeins ein lína í dagbókinni fyrir hvern viðskiptavin mynduð með heildargjaldi innheimtubréfs.
  Í reitnum Mótlykill er valinn sá fjárhagslykill sem gjöldin verða bókuð á.
  Í reitnum Texti er hægt að velja texta sem settir hafa verið upp undir Fjárhagur/Dagbækur og smella á Fasttextar þannig að þessi texti sé notaður í öllum færslum sem stofnaðar eru í dagbókinni.
  

Prenta vaxtanótu/innheimtubréf á skjá/prentara

Efst í hægra horni Uniconta er hægt að velja lítið teikn með prentara á því og prenta vaxtanótu/innheimtubréf á skjáinn. Muna þarf að velja Ytri í reitnum Forskoðun útprentunar áður en hnappurinn Prentun er valinn.

Þegar útprentunin hefur verið mynduð á skjánum er nú hægt að senda í útprentun, vista á tölvuna o.s.frv.

Athugið! Það er aðeins í sambandi við aðferðina „Senda sem tölvupóstur“, að reitirnir Síðasta innheimtubréf, Innheimtubréf og Dagsetning síðustu vaxtanótu eru uppfærðir. Þetta er vegna þess að í grundvallaratriðum getur þú valið að eyða tölvupósttillögunni sem er búin til í stað þess að senda hana í Outlook og Outlook getur ekki sent upplýsingar til baka til Uniconta, um hvort pósturinn sé sendur eða ekki og hvenær.

Hér í „Forskoðun“ geturðu einnig valið að senda eyðublaðið með tölvupósti.
Þá er smellt á „Umslagið“ efst til hægri í forskoðunarglugganum.