Vextir og Innheimtubréf

Nota má vexti og innheimtubéf þegar að bæta á við vöxtum eða senda innheimtubréf til viðskiptavinar.

Velja undir Viðskiptavinur/Skýrslur/Vextir og gjöld

Útgáfa-90 Ath! Ef þú getur ekki séð valmyndaratriðið Viðskiptavinur/Skýrslur/Vextir og gjöld er það vegna þess að slökkt er á aðgerðinni í reitnum Vextir og gjöld undir Fyrirtæki/Viðhald/Val kerfiseininga.

Útgáfa-90 Ath! Innheimtubréfin verða að myndast í tímaröð en hægt er að velja hvaða innheimtubréf á að byrja á. Það er ef þú byrjar innheimtuferli með innheimtubréfi 1 geturðu tilgreint þetta með myndun innheimtubréfa.
Ef þú ert með opnar kröfur sem hafa verið innheimtar á gamla mátann í útgáfu 89 og fyrr, þá verður þú að finna opnar færslur viðskiptavinar og setja hér inn reitinn Síðasta innheimtubréf, og fylla hann út handvirkt með síðustu innheimtubréf sem þú hefur búið til varðandi þessa færslu. Þetta er nauðsynlegt þar sem nýja innheimtuaðgerðin í Uniconta gefur sjálfkrafa næstu innheimtu á eftir þessari þegar þessi skrá er flutt næst.

Athugið! Ekki er hægt að senda vexti og innheimtubréf rafrænt í okkar venjulega Uniconta.

Fara yfir opnar færslur á viðskiptavinum

Áður en vextir og innheimtubréf eru reiknuð er mælt með því að fara yfir allar opnar færslur á viðskiptavinalyklum.
Til dæmis er hægt að gera þetta undir Viðskiptavinur/Skýrslur/Opnar færslur með því að flokka færslum eftir númeri viðskiptavinar og athuga síðan reikninga sem hægt er að jafna gegn greiðslum.

Í listanum yfir opnar færslur er hægt að hoppa í viðskiptavin með F6 í reitnum Reikningur og þaðan er valið ‘Opnar færslur’ þar sem hægt er að jafna opnar færslur sem ekki hafa verið jafnaðar við bókun greiðslna, kreditreikninga o.s.frv.

Undir Viðskiptavinur/Skýrslur/Opnar færslur, er hægt t.d. að flokka opnar færslur eftir lykli.
Lesa meira um „Flokka eftir“ í sniði hér.
Lesa meira um jafnanir hér.

Lýsing á tækjaslá

Lýsing á hnöppum í tækjaslá Viðskiptavinur/Skýrslur/Vextir og gjöld

Hnappur	Lýsing
Henda færslu	Ef ekki á að reikna vexti eða senda innheimtubréf á tiltekin reikning í yfirlitinu er hægt að fjarlægja það hér. Athugið að færslunni er ekki eytt af viðskiptavininum heldur er hún einfaldlega fjarlægð úr gildandi innheimtubréfi/vaxtaferli.
Stafrænt fylgiskjal	Hægt að skoða stafrænt fylgiskjal ef það hefur verið hengt við reikning
Endurnýja	Smella skal á endurnýja eftir að breytingar hafa verið gerðar til að sjá uppfærða stöðu. ATH: Þetta mun koma með línur sem hafa verið fjarlægðar með „Henda færslu“ aftur í gluggann.
Sía	Hér er hægt að sía eftir ýmsum gildum.
Hreinsa síu	Núllstillir síuna og sýnir allar færslur.
Snið	Möguleiki er á að vista, eyða, breyta eða sækja vistuð snið.
Bæta við vöxtum	Slá inn vaxtaprósentuna sem óskað er eftir og dagsetningu vaxta. Lesa meira um þetta hér fyrir neðan.
Búa til innheimtubréf	Bæta má við gjaldi vegna innheimtubréfs með því að smella á hnappinn “Búa til innheimtubréf”. Lesa meira um þetta hér að neðan.
Flytja á dagbók	Flytur vexti og innheimtugjöld á dagbók til bókunar í fjárhag. Nánar má lesa um þetta hér að neðan undir lýsingu á vaxta- og innheimtubréfsferlinu.
Senda með tölvupósti	Ef smellt er hér sendast vextir og innheimtugjöld með tölvupósti til viðskiptavinar eftir staðlaðri tölvupóstsuppsetningu. Staðlaða uppsetningu má gera undir Viðskiptavinur/Viðhald/Tölvupóstsstillingar. Einnig er hægt að slá inn netfang. Útgáfa-90 Í tengslum við þessa sendingaraðferð eru reitirnir Síðasta innheimtubréf, Innheimta og Dagsetning síðasta innheimtubréfs uppfært. Við útprentun geturðu valið hvort þú vilt uppfæra þessa reiti eða ekki. Allt: Vaxtareikningar og innheimtubréf eru send öllum viðskiptamönnum á listanum Valdar línur:Aðeins vaxtareikningar eða innheimtubréf eru send til viðskiptamanna og með færslunum sem áður voru valdar með því að halda niðri ctrl-lyklinum og velja línurnar með músinni. Valin færsla: Aðeins vaxtanóta eða innheimtubréf er sent til viðskiptavinsins í valinni línu og aðeins með valda færslu. Á innheimtulistanum eru margar færslur fyrir sama viðskiptavin og síðan er valin færsla þannig að aðeins valin færsla er tekin með í innheimtubréfinu til viðskiptavinsins. Athugið! Vaxtanóta og innheimtubréf eru send tengiliðum viðskiptavina sem hafa hak í innheimtubréfi eða vaxtanótu, eftir því sem við á. Ef enginn tengiliður hefur verið stofnaður til að taka á móti vaxtanótum og innheimtubréfum er tölvupósturinn sendur á tölvupóst viðskiptavinarins í staðinn. Ef villuboð birtast: „Engar línur fundust“ þegar reynt er að senda með tölvupósti skal lesa hér …
Senda tölvupóst frá Outlook	Þegar þessi hnappur er notaður til að senda vaxtareikninga eða innheimtubréf, Outlook opnar tölvupóst með viðhengdu skjali, og þú verður handvirkt að ýta á senda í Outlook til að senda tölvupóst.

Lýsing á reitum

Völdum reitum er lýst hér að neðan.

Bæta við vöxtum

• Fylla út Frá og til gjalddaga og smella á „Leit“
• Listinn sýnir nú allar opnar viðskiptavinafærslur innan valinna gjalddaga.
• Afvelja skal þær færslur sem ekki á að reikna vexti á með því að smella á „Henda færslu“ og/eða „Sía“.
• Veldu hnappinn Bæta við vöxtum og sláðu inn viðkomandi vexti og vaxtadag og velja ‘Í lagi’
  

• Allar færslurnar í listanum eru nú reiknaðar og mun fjárhæð vaxta birtist nú í dálknum „Upphæð þóknunar“.
  Athugið! Skuldastaða viðskiptavina á listanum uppreiknast nú með vaxtahlutfallinu sem var slegið inn. Ef leggja á mismunandi vexti á mismunandi viðskiptavini er sían notuð til að velja.
• Breyta gildinu í Forskoðun prentunar í ‘Ytri’ ef prenta á út vaxtanótu.
• Ef smellt er á prentarahnappinn efst í hægra horninu birtast einstök innheimtubréf og hægt er að fletta milli þeirra eða prenta þau út.
• Smellt er á ‘Senda með tölvupóst’ til að senda vaxtanótu með tölvupósti til viðskiptavina.
  Reiturinn ‘Dagsetning síðustu vaxtanótu’ er uppfærður með dagsetningunni í dag svo að hægt sé að afmarka þennan reit næst þegar vöxtum er uppsafnað.
  Lesa meira um valið undir Senda með tölvupósti efst í þessari grein.
• Smella á ‘Flytja á dagbók‘ til að flytja vaxtaupphæðirnar í dagbók þannig að upphæðirnar séu bókaðar á viðskiptavini.
  Þegar vextirnir eru færðir í dagbókina er hægt að velja hvort flytja eigi vaxtaupphæðir fyrir hverja færslu eða hvern lykil. Ef valið er á pr. lykil, þá myndast aðeins ein lína í dagbók pr. viðskiptavin, með heildarvaxtaupphæðinni.
  Athugið! Allir neikvæðir vextir sem reiknast af greiðslum/kreditnótum eru innifaldir í heildarvaxtaupphæðinni sem færist í dagbók. Þ.e. vextir pr viðskiptavin eru eftirstöðvar viðskiptavinar * vextir.
  Ef þú millifærir vaxtaupphæðirnar pr. færslu, þá eru eingöngu millifærðar vaxtaupphæðir á reikningum, þ.e. neikvæðar vaxtaupphæðir af kreditnótum / greiðslum eru ekki færðar yfir á dagbókina.
  

Útgáfa 90 – Uppfærsla á Síðasta innheimtubréfi

Í tengslum við útgáfu 90 af Uniconta hefur orðið breyting á því hvernig innheimtubréf er úthlutað.
Aðgerðin er sjálfvirkari en áður og á opnum viðskiptavinafærslum hefur verið bætt við nýjum reit sem heitir Síðasta innheimtubréf þar sem hægt er að sjá hvaða innheimtubréf var búið til síðast fyrir viðskiptavin m.t.t. núverandi færslna.

Ef þú ert með opnar viðskiptavinafærslur sem hafa verið innheimtar í útg. 89 eða fyrr, þá vantar gildi í þessar færslur í reitnum Síðasta innheimtubréf. Hins vegar er reiturinn Innheimtubréf uppfærður með því hversu oft færsla hefur verið innheimt og reiturinn Dagsetning síðasta innheimtubréf er einnig uppfærður með því hvenær færslan var síðast innheimt.
Gildi sem vantar í reitinn Síðasta innheimtubréf verður að uppfæra handvirkt áður en hægt er að búa til innheimtubréf í útg. 90 með viðeigandi innheimtukóðum.

Þú verður því að gera eftirfarandi til að uppfæra þennan reit:

• Velja Viðskiptavinur/Skýrslur/Opnar færslur
• Sláðu í reitina Innheimtubréf, Síðasta innheimtubréf og Dagsetning síðasta innheimtubréf. Hægt er að slá inn í reitina með ALT+F
• Í reitnum Innheimtubréf er nú síað þannig að þú birtir aðeins opnar færslur með gildi í þessum reit. Þetta er hægt að gera með því að halda músinni á Fyrirsögn og smella á litlu trektina sem birtist og velja hér ‘(Gildi)’
• Veldu nú flipann Breyta öllu og hnappinn Breyta öllu
• Fylltu út í reitinn Síðasta innheimtubréf með nafni innheimtunnar sem samsvarar númerinu í reitnum Innheimtubréf. Ef það eru færslur með gildið 1 í Innheimtubréf reitnum skaltu skrifa áminningu í reitinn Síðasta innheimtubréf. Ef þú ert með færslur með gildið 2 í Innheimtubréf reitnum, skrifaðu þá Áminningu 1 í reitinn Síðasta innheimtubréf o.s.frv.
  Það er hægt að nota aðgerðina „Úthluta nýju svæðisgildi“ ásamt síu á reitinn Innheimtubréf til að uppfæra margar færslur í einu ef þú ert með margar opnar færslur sem áður hafa verið innheimtar.
• Veldu Vista í tækjaslánni.
• Það minnir nú á eins og það er gert í útgáfu 90 og áfram. Sjá lýsingu á þessu hér að neðan.

Búa til innheimtubréf/setja á innheimtugjöld

Athugið! Mælt er með því að gera innheimtubréf pr gjaldmiðil ef þú vilt setja á innheimtugjöld, þar sem aðeins er hægt að reikna innheimtugjöld fyrir einn gjaldmiðil í einu.

• Fylltu út Frá gjalddaga og Til gjalddaga og smella á Leit í tækjaslánni.
• Yfirlitið sýnir nú alla opnar viðskiptavinafærslur innan valinna gjalddaga
• Afvelja hvaða færslur sem þú vilt ekki innheimta í gegnum hnappinn Fjarlægja færslur og/eða með því að sía út þessar færslur, ef einhverjar eru í gegnum hnappinn Sía
• Veldu hnappinn Bæta við innheimtubréf og sláðu inn/fylltu út eftirfarandi reiti og veldu Í lagi:
  

  Pr. Dagsetning	Veldu hvaða dagsetningu færslurnar á að innheimta. Athugið! Ef ekki eru fleiri dagar en dagsetning síðasta innheimtubréfs + fjöldi daga sem tilgreindur er í reitnum Fjöldi daga frá síðusta innheimtubréfi, þá er reiturinn Nýr innheimtubréf á færslunni ekki fyllt út og þýðir það að færslan mun ekki verða innheimt að þessu sinni.
  Búa til innheimtubréf	Sláðu inn innheimtugjald í reitnum Innheimtugjald. Merktu hvaða reitinn Innheimtugjald til áminningar, ef einnig á að setja á gjald til áminningar. Athugið! Ef þú vilt setja á innheimtugjöld og ert með viðskiptavin í öðrum gjaldmiðlum en sjálfgefnum gjaldmiðli, þá verður þú að innheimta alla þessa viðskiptavini í sérstökum „bunka“, þ.e. sía á þetta fyrst og slá svo inn innheimtugjald + gjaldmiðil í reitinn fyrir gjaldið. Athugið! Valfrjálst er hvort rukka eigi innheimtugjöld og greiðslugjöld. Ef gjaldmiðilsreiturinn við hliðina á gjöldunum er fylltur út verða aðeins opnar færslur í völdum gjaldmiðli rukkað innheimtugjald.
  Innheimtugjald	Sláðu inn hvaða innheimtugjald í reitinn Innheimtugjald. Lestu lýsingu hér að ofan varðandi reitinn Innheimtugjald miðað við gjaldmiðil o.fl. Þú getur ekki valið að reikna aðeins innheimtugjaldið. Ef einungis á að setja á eitt gjald þarf það að vera innheimtugjaldið.
  Gjald til áminningar	Útgáfa-90 Ef þessi reitur er ekki merktur eru engin gjöld innheimt af áminningum heldur aðeins af hinum innheimtubréfunum.
  Fyrsta innheimtubréf	Útgáfa-90 Innheimtukóðunum er úthlutað í tímaröð og byrjar á innheimtukóðanum sem valinn er í þessum reit. Ef þú t.d. viltu ekki að fyrsta innheimtubréfið sem myndast á færslu sé innheimta, þá verður þú að velja Innheimtubréf 1 í þessum reit.
  Per	Veldu hvort viðskiptavinir eigi að greiða innheimtugjöld pr færslu eða pr lykil. Ef t.d. það eru 3 opnar færslur fyrir viðskiptavin og gjaldið er ákveðið 100 krónur, þá verða 300 krónur í gjald fært í ‘Færslur’ (100 kr. á hverja færslu), og 100 krónur verða færðar til „Lykils“ (100 kr. fyrir fyrstu færslu).
  Innheimtubréf	Í reitnum velurðu hvaða innheimtubréf þú vilt mynda í tengslum við þessa keyrslu.

  

• Öllum færslum/viðskiptavinum á listanum er nú úthlutað innheimtugjaldi í reitnum Gjalda-stærð, eftir því hvort þú valdir á hvern lykil eða á hverja færslu.
• Í reitnum Nýr innheimtubréf er hægt að sjá hvaða innheimtubréf verður búin til varðandi einstaka færslu. Ef það er færsla sem þú vilt ekki innheimta geturðu annað hvort valið hnappinn Fjarlægja færslu eða fjarlægt gildið í reitnum Nýr innheimtubréf
• Veldu hnappinn með litla prentaratákninu efst í hægra horninu ef þú vilt prenta innheimtubréfin þín.
  Þú verður spurður hvort þú viljir uppfæra færslurnar með „Síðasta innheimtubréf“.
  Ef þú svarar þessu Nei, þá munu útprentanir sem myndast teljast „dagbók/Bráðabirgða innheimtubréf“.
• Smelltu á Senda sem tölvupóstur eða Senda tölvupóst úr Outlook til að senda innheimtubréfin með tölvupósti til viðskiptavina þinna.
  Lestu meira um valkostina undir lýsingu á hnappinum Senda sem tölvupósti undir lýsingunni annars staðar í þessari grein. MIKILVÆGT! Ekki velja hnappinn Endurnýja ef þú hefur millifært innheimtugjöld yfir á dagbókina þína.
  Veljið hnappinn Flytja á dagbók til að fá innheimtugjöldin færð yfir í dagbók þannig að upphæðirnar séu bókaðar á viðskiptavininn. Þegar þú færir gjöldin yfir á dagbókina geturðu valið hvort gjöldin eigi að flytja á hverja færslu eða á hvern lykil.
  Ef valið er eftir lykli er aðeins ein lína í dagbókinni fyrir hvern viðskiptavin mynduð með heildargjaldi innheimtubréfs.
  Í reitnum Mótlykill er valinn sá fjárhagslykill sem gjöldin verða bókuð á.
  Í reitnum Texti er hægt að velja texta sem settur hefur verið upp undir Fjárhagur/Dagbækur og hnappurinn Fasttextar þannig að þessi texti sé notaður í öllum færslum sem stofnaðar eru í færslubókinni.
  

• Þegar þú endurnýjar skjáinn eftir að innheimtubréfin hafa verið send með tölvupósti eða prentaðar er reiturinn Innheimtubréf uppfærður með +1, þannig að þú getur séð hversu oft þú hefur sent innheimtubréf fyrir viðeigandi færslu. Reiturinn Síðasta innheimtubréf er uppfærður með innheimtubréf sem var sent/útprentað og reiturinn Síðasta innheimtubréf er uppfært með dagsetningu.
  Í Innheimtubréfaskránni undir t.d. Viðskiptavinur/Skýrslur/Innheimtubréfaskrá er hægt að sjá skrá yfir það hvenær búið er að innheimta, af hverjum og með hvaða innheimtukóða. Lestu meira um innheimtubréfaskrá síðar í þessari grein.

Prentun/forskoðun vaxtanótu/innheimtubréfa fyrir skjá/prentara

Efst í hægra horni Uniconta er hægt að velja lítið teikn með prentara á því og prenta vaxtanótu/innheimtubréf á skjáinn. Muna þarf að velja Ytri í reitnum Forskoðun útprentunar áður en hnappurinn Prentun er valinn.

Þegar útprentunin hefur verið mynduð á skjánum er nú hægt að senda í útprentun, vista á tölvuna o.s.frv.

Athugið! Það er aðeins ef þú velur Já til að uppfæra „Síðasta innheimtubréf“ í tengslum við útprentun sem reitirnir Dagsetning síðasta innheimtubréf, Síðasta innheimtubréf, Innheimtubréf verða uppfærð.

Sendu tölvupóst úr forskoðun
​​Frá forskoðunarmyndinni geturðu líka valið að senda eyðublaðið sem tölvupóst. En ef þetta er gert eru reitirnir EKKI uppfærðir fyrir síðustu innheimtubréf.

Innheimtubréfaskrá

Útgáfa-90 Undir Viðskiptavinur/Skýrslur/Vextir og gjöld/Innheimtubréfaskrá birtist skrá yfir hvern og hvenær opin viðskiptavinafærslur hefur verið innheimt.
Einnig er hægt að skoða innheimtubréfaskrána með samnefndum hnappi frá Viðskiptavina-yfirliti sem og viðskiptavinafærslum og opnum viðskiptavinafærslum.

Athugið! Ef þú getur ekki séð valmyndaratriði varðandi innheimtubréf, þá gæti það verið vegna þess að það er ekkert val í reitnum Vextir og gjöld undir Fyrirtæki/Viðhald/Val kerfiseininga