Vextir og Innheimtubréf

Nota má vexti og innheimtubéf þegar að bæta á við vöxtum eða senda innheimtubréf til viðskiptavinar.

Fara skal í Viðskiptavinir/Skýrslur/Vextir og Gjöld

Ath: Áður en vextir og innheimtubréf eru reiknuð er mælt með því að farið sé yfir allar opnar færslur á viðskiptamannareikningum.

Undir Viðskiptavinir/Skýrslur/Opnar færslur, er hægt t.d. að flokka opnar færslur eftir lykli.
Og þá skal leita eftir reikningum sem jafna má gegn greiðslum.

Lesa meira um “Flokka eftir” í skipulagi hér.

Lesa meira um jöfnun færslna hér.

Tímabilið sem á að færa fyrir er sett í 2 gjalddagareitina.
Frá dagsetningu í fyrsta reitnum og til dagsetningar í öðrum reitnum.

Valmyndin í Vöxtum og Innheimtubréfum

Lýsing hnöppum í tækjaslánni

• Henda færslu
  • Ef ekki á að reikna vexti eða senda innheimtubréf á tiltekin reikning í yfirlitinu er hægt að fjarlægja það hér.
• Stafrænt fylgiskjal
  • Hægt að skoða stafrænt fylgiskjal ef það hefur verið hengt við reikning
• Endurnýja
  • Smella skal á endurnýja eftir að breytingar hafa verið gerðar til að sjá uppfærða stöðu.
    Ath: Þetta mun koma með línur sem hafa verið fjarlægðar með “Henda færslu” aftur í gluggann.
• Sía
  • Hér er hægt að sía eftir ýmsum gildum.
• Hreinsa síu
  • Núllstillir síuna og sýnir allar færslur.
• Snið
  • Möguleiki er á að vista, eyða, breyta eða sækja vistuð snið.
    Sjá leiðbeiningar undir Almennar aðgerðir.
• Bæta við vöxtum
  • Slá inn vaxtahlutfall í reitinn.

Skuldastaða viðskiptavina á listanum uppreiknast nú með vaxtahlutfallinu sem var slegið inn.
Ef leggja á mismunandi vexti á mismunandi viðskiptavini er sían notuð til að velja.

Fjárhæð vaxta birtist nú í dálknum “Upphæð þóknunar”.

Til þess að bóka vextina í fjárhag og bæta þeim við stöðu viðskiptavinar er smellt á hnappinn “Flytja á dagbók” og bókað.

• Búa til innheimtubréf
  • Bæta má við gjaldi vegna innheimtubréfs með því að smella á hnappinn “Búa til innheimtubréf”.

Fjárhæðina sem á að leggja á er slegin inn í reitinn “Bæta við innheimtugjöldum”.

Í reitnum við hliðina á er valinn gjaldmiðill innheimtugjaldsins.
Ef gjaldmiðill er færður inn verða aðeins þeir Viðskiptavinir sem nota þennan gjaldmiðil gjaldfærðir upphæð innheimtugjaldsins.

Greiðslugjald er sett í reitinn “Greiðslugjald”.

Í reitnum við hliðina á er valinn gjaldmiðill greiðslugjaldsins.
Ef gjaldmiðill er færður inn verða aðeins þeir Viðskiptavinir sem nota þennan gjaldmiðil gjaldfærðir upphæð greiðslugjaldsins.

Í reitnum “Per” er hægt að velja að leggja gjald á hverja færslu eða á hvern viðskiptavin.
Gjaldið er sett á allar færslur ef valið er að bóka.
Ef Lykill er valinn mun gjaldið verða gjaldfært einu sinni.

Í reitnum „Innheimtubréf“ er hægt að velja milli þessara:

Allir viðskiptavinir á listanum verða rukkaðir um innheimtugjald. Ef á að leggja mismunandi gjald á mismunandi viðskiptavini er notuð sía til að afmarka.

Það er valið í reitnum Innheimtubréf hér að ofan sem ákvarðar hvers konar innheimtubréf er sent til viðskiptamanna á listanum.

Ef viðskiptamenn eru til dæmis á listanum sem þurfa að hafa innheimtubréf 1 á meðan aðrir verða að hafa innheimtubréf 2 er mælt með því að afmarka í reitnum Innheimtubréf þar sem í þessum reit kemur fram hvaða innheimtubréf var síðast sent. Þetta verður að gera áður en þú velur hnappinn ‘Bæta við’, þannig að áminning er stofnuð fyrir hvern áminningarkóða sem svo sendir þær með tölvupósti í bunka sem samsvarar hverjum áminningarkóða.

Reiturinn ‘Áminning’ verður alltaf talinn með +1 þegar innheimtubréf eru stofnuð fyrir viðskiptamanninn, óháð innheimtubréfskóðanum sem valinn er í reitnum hér að ofan. Þetta þýðir að viðskiptavinurinn hefur ekki fengið innheimtubréf áður og síðan er innheimtukóðinn valinn og þá birtist 1 í reitnum Innheimtubréf jafnvel þótt viðskiptavinurinn hafi fengið innheimtubréf. Það er því mjög mikilvægt að nota síurnar á skjánum til að forðast þetta.

Gjaldið birtist í dálknum “Upphæð þóknunar”.

• Flytja á dagbók
  • Flytur vexti og innheimtugjöld á dagbók til bókunar í fjárhag.

Í “Dagbækur” er valið dagbók.
Ef nauðsyn krefur skal stofna sérstaka dagbók fyrir þennan tiltekna tilgang.

Hægt er að nota reitinn “Mótlykill” fyrir vexti og innheimtugjöld.
Annars er einnig hægt að velja mótlykilinn síðar í sjálfri dagbókinni.

Í reitnum “Texti” er hægt að setja fastan texta.

Í “Dagsetning” er hægt að setja ákveðna dagsetningu bókunar á innheimtugjaldinu.

Þá er hægt að flytja vexti og gjöld á dagbók til bókunar í fjárhag.

• Senda sem tölvupóst
  • Ef smellt er hér sendast vextir og innheimtugjöld með tölvupósti til viðskiptavinar eftir staðlaðri uppsetningu.
    Staðlaða uppsetningu má gera undir Viðskiptavinur/Viðhald/Tölvupóstsstillingar.
    Einnig er hægt að slá inn tölvupóstfang.

Allt: Vaxtareikningar og innheimtubréf eru send öllum viðskiptamönnum á listanum

Valdar línur: Aðeins vaxtareikningar eða innheimtubréf eru send til viðskiptamanna og með færslunum sem áður voru valdar með því að halda niðri ctrl-lyklinum og velja línurnar með músinni.

Valin færsla: Aðeins vaxtareikningar eða innheimtubréf er sent til viðskiptamannsins í valinni línu og aðeins með valda færslu. Á innheimtulistanum eru margar færslur fyrir sama viðskiptamanninn og síðan er valin færsla valin þannig að aðeins valin færsla er tekin með í innheimtubréfinu til viðskiptamannsins

Ath! Vaxtareikningar og innheimtubréf eru send tengiliðum viðskiptamanna sem hafa gátmerki í innheimtubréfi eða vaxtareikningi, eftir því sem við á.

Ef enginn tengiliður hefur verið stofnaður til að taka á móti vaxtareikningum og innheimtubréfum er tölvupósturinn sendur á tölvupóst viðskiptamannsins í staðinn.

ATH: Ef smellt er á prentarahnappinn efst í hægra horninu birtast einstök innheimtubréf.
Þetta birtir valið innheimtubréf á skjánum.
Hér skal vera viss um hvort birta eigi útprentun sem ‘innri’ eða ‘ytri’ í reitnum ‘Prentforskoðun’.
Fyrir valið ‘Innra’ birtist einföld útprentun, með einni línu fyrir hverja vaxta- eða gjaldalínu.

Ef valið er ‘Ytri’ birtist útprentun sem venjulega er send til viðskiptavina. Sjá dæmir hér neðar.
Þetta er góð leið til að fara yfir bréfið og staðfesta sé rétt áður en það er sent.

Hér í “Forskoðun” er einnig hægt að velja að senda bréfið sem tölvupóst.
Þá er smellt á “Umslagið” efst til hægri í forskoðunarglugganum.

ATH: Ekki er hægt að senda vexti og innheimtugjöld sem rafrænan reikning.