Hvis et finansbilag er bokført feil, er det vanskelig å ompostere bilaget i bokføringskladden. Bortsett fra at det er vanskelig å ompostere er det også en risiko for igjen å inntaste feil i en manuel ompostering. Derfor er det en funksjon i Uniconta, som annullerer et bilag og danner en motpost. Hvis det er en hel bokføringskladd, som har gått gfeil, er det mulig å annullere hele kladden på én gang.
Alle steder med en finans-posteringsoversikt og knappen Posteringer på bilag:
kan et bilag annulleres via knappen Annuller bilag:
Velg f.eks. Økonomi/Rapporter/Posteringer/Posteringer på bilag og velg det bilag, du vil annullere. Kommentaren brukes som posteringstekst til annulleringen.
Der er nå dannet motposter tilsvarende den opprinnelige postering med:
- Motsatt fortegn
- Avmerking i feltene Rettelse og Annullert
NB! Annullering må kun benyttes til rettelse av feilposteringer, ikke til bokføring av f.eks. kreditnotaer. Kreditnotaer skal bokføres som et nytt separat bilag og med tilhørende dokumentasjon.
Søk etter bilag til annullering
Åpne Økonomi/Rapporter/Posteringer. Listen kan være temmelig lang. Du kan med fordel søke etter posten via Søk feltet oppe i høyre hjørne.
I dette eksempel er det kjøpt parasoller, men de er bokført i feil regnskapsår. I søkefeltet inntastes ”para” og automatisk vises alle poster, hvor teksten ”para” inngår:
Det er en smart funksjon, hvor du kan søke på alle opplysninger, du kjenner om bilaget, kontoen, nummeret, beløpet, teksten, datoen.
Etterhvert som du taster søkekriteriet, innskrenkes søkningen til de som er sammenfallende med søkekriteriet
Filter
NB! Vær evt. oppmerksom på, at det kan være satt opp et Filter for oversikten, slik at postene ligger utenfor dette filter og ikke inngår i listen. Klikk på Filter-knappen i båndet for å etterse filteret eller klikk på Fjern filter-knappen i båndet for å vise alle posteringer.
Som alternativ kan du også benytte filterfunksjonen til å finne bilaget.
Oversikt over annullerte bilag
Under Økonomi/Rapporter/Posteringer kan det dannes en oversikt over annullerte bilag enten via Filterfunksjonen eller ved å sortere oversikten etter feltet Rettelse eller Annullert.
Herunder er listen over posteringer sortert etter feltet Rettelse (Klikk i feltets toppbjelke på den lille svarte pilen til høyre for feltnavnet). Heretter sorteres listen etter hhv. Rettelse og ikke Rettelse.
Slett bokføringskladd
Det er mulig å slette postene i en hel bokføringskladd. Det er hurtigere enn å motpostere alle postene i en ny kladd.
Dette eksempel viser en bokført kladd til senere sletting:
Kladden inneholder poster, som ved en feil er fordelt over flere perioder:
Tilbake på fanen med oversikten over bokførte kladder klikkes på Slett-knappen i båndet for å slette kladden.
Skriv Slet samt en Kommentar (obligatorisk) og klik på OK.
Nå er kladden ajourført med en kommentar, en dato for sletting samt Slettet av (bruker).
Det dannes ikke motposter på posteringsnivå som ved Annuller bilag.
Dokumentasjon for slettet kladd
Det vil alltid være dokumentasjon for en slettet kladd. Hvert bokføringskladd-navn har en oversikt over bokførte kladder med dette navn. For eksempel har kladden Daglig, kladden Lønn osv. hver sin oversikt over bokførte kladder. Hver bokført kladd tildeles et unikt internt fortløpende bokføringsnummer under bokføring. Alle kladder bruker nummerserien i fellesskap. Dette interne bokføringsnummer kan hverken slettes, endres eller rettes av brukeren. Det tildeles automatisk av Uniconta. Hvis postene i kladden slettes, markeres kladden som slettet, men den slettes ikke i oversikten over bokførte kladder.