Det er tillatt å oppbevare bilag i elektronisk format i stedet for papirbilag i store tykke ringbind på reolen. I dag utveksles bilag ofte i elektronisk form. Men skulle du motta et papirbilag kan det scannes eller fotograferes og lagres i elektronisk form. Uniconta kan oppbevare virksomhetens elektroniske bilag, og bilagene vedlegges og vises på posteringer. Det betyr, at bilaget alltid er tilgjengelig, hvis du skal bruke det. Det er mange måter å uploade bilagene på, og det er mange måter å tilknytte bilagene på. De kan tilknyttes eller endres etter bokføring, hvis bilaget skulle være forsinket eller feil. I stedet for å ta bilagsmappen under armen og avlevere til regnskapsfører eller revisor, kan alle bilag i stedet sendes i elektronisk format til Uniconta. Eller, hvis du selv bokfører, når revisor skal revidere regnskapet, kan revisor se bilder av bilagene i Uniconta. Alle bilag kan eksporteres til en zip-fil, hvis du skal vise dem til noen, som ikke har adgang til å se dem Uniconta.

Hva er bilag i elektronisk format?

• Fotos av bilag
  Fotos av bilag, bonger, kvitteringer og fakturaer, som du har tatt med din smartphone. Fotos sender du som mail fra din smartphone direkte til Uniconta. Eksempelvis har du utlegg for firmaet, når du reiser, så kan du fotografere alle små bonger eller kvitteringer og sende dem direkte til Uniconta. Så husker du å få det med.
• PDF-filer
  Fakturaer, hvis du mottar fakturaer og betalingsanmodninger pr. mail fra leverandører, kan du enten videresende dem til Uniconta eller be leverandøren sende dem direkte til Uniconta.
• Scannede bilag
  Fakturaer og betalingsanmodninger du mottar pr. brev, kan scannes, uploades og lagres i Uniconta. Alternativt sendes direkte til Uniconta via mail.
• Bankkontoutdrag
  Bankkontoutdrag, som du har eksportert fra din bank, kan videresendes til Uniconta, innleses i bokføringskladden og bokføres. Hvis du benytter ekstern regnskapsfører, som ikke har adgang til din bank, kan du eksportere bankbevegelsene, sende filen til Uniconta, hvoretter din regnskapsfører kan innlese postene direkte til bokføringskladden og bokføre.
• Kontoutdrag, andre
• Hva du ellers mottar av kontoutdrag (f.eks. fra leverandører) kan videresendes til Uniconta og benyttes til avstemming av leverandørkonti. Hvis det skulle være påløpet gebyrer, som ikke er bokført, brukes kontoutdraget som vedlagt elektronisk bilag til gebyrposteringen.

Alle formater kan brukes

Uniconta kan uploade vedlegg og vise bilag i alle formater for elektroniske bilag.

• PDF
• MS Word
• MS Excel
• CSV, TXT
• JPG, GIF, BMP, PNG
• Osv..

Elektroniske bilag i Uniconta letter bokføringen – en mengde funksjoner

• Mail eller upload bilag til Uniconta, send f.eks. bilag og bankkontoutdrag fra din PC eller smartphone (bilder, andre filer etc) til Uniconta, så ligger de klar til bokføring og bankavstemming hos regnskapsfører eller revisor. Du kan også selv logge på Uniconta og uploade bilagene til innboksen.
• Ingen ventetid mens bilag uploades. Upload av bilag skjer i bakgrunnen, mens du eller din regnskapsfører arbeider videre. Upload bilagene, klikk på OK, og fortsett ditt arbeide. Du skal ikke vente på at bilagene blir innlest, før du kan fortsette, da det skjer i bakgrunnen.
• Et til mange, mange til et, flere posteringer kan dele samme bilag, flere bilag kan dele samme postering.
• Masse-rediger fysiske bilag etter upload, så de er forberedt til bokføring. Når bilagene vedlegges, følger opplysningene automatisk med, f.eks. dato, art, konto, beløp, tekst, betalingsdato etc.
• Mange måter å uploade bilag, faktisk kan du alltid uploade et elektronisk bilag: hent fra et drev, send via e-mail direkte til Uniconta (bla. ZIP-filer, som utpakkes automatisk), upload under bokføring, upload etter bokføring, eller samtidig med bankavstemming.
• E-mail bilag og opplysninger utfylles automatisk i bilags-innboksen.Mailen scannes for f.eks. fakturanummer, beløp etc.
• Masse-overfør til bokføringskladden. Alle bilag fra innboksen kan masseoverføres til bokføringskladden på én gang i stedet for å hente dem fra bokføringskladden ét for et.
• Direkte parring i bokføringskladden. Hvis du f.eks. har importert et bankkontoutdrag til bokføringskladden og uploadet fysiske bilag til innboksen, kan du parre dem direkte med hverandre.
• Fysiske bilag kan også vedlegges etter bokføring, du behøver ikke vente på bilag, før du bokfører, bilaget kan  vedlegges etter bokføring.
• Utskift bilag. Har du vedlagt et feil bilag, kan det rettes.

Hvor finnes e-bilagene i Uniconta, en oversikt

Økonomi/Fysiske bilag (Innboks)

Under Finans/Fysiske bilag ligger ikke-bokførte bilag i en slags innboks, hvor du kan se bilagene og angi mange parametre til bruk for bokføring og betaling.

Du behøver ikke uploade alle bilagene til innboksen, før de vedlegges posteringer. Både i Bokføringskladden og Bankavstemming kan du uploade bilag ét for ét, som er lagret i elektronisk format, f.eks. på et drev eller i skyen. Men har du mange elektroniske bilag er det best å benytte innboksen.

Fysisk bilag-knappen i båndet

Fysisk bilag-knappen i båndet er overalt, hvor et fysisk bilag kan sees, vedlegges, importeres eller fjernes. Det gjelder bokføringskladden, bankavstemming, posteringer. Her kan de forhåndsvises og velges fra en oversikt over innboksen.

Vis bilag-knappen

Vedlagte bilag kan sees via Vis bilag-knappen i båndet, som finnes i alle skjermbilder og posteringslister hvor fysiske bilag inngår i en postering.

Rapport

Finans/Rapporter/Fysiske bilag er en oversikt/rapport over samtlige fysiske bilag, bokførte og ikke-bokførte. Oversikten kan filtreres, søkes og sorteres valgfritt.

Eksport

Bilagene kan eksporteres under Finans/Rapporter/Fysiske bilag.

Upload bilag til Uniconta uten ventetid

Det er flere måter å uploade fysiske bilag til Uniconta:

• Upload til innboksen
• E-mail til innboksen
• Upload mens du bokfører
• Upload under bankavstemming
• Upload/utskift etter at du har bokført

De forskjellige upload-måter kan brukes i kombinasjon. Den ene måten utelukker ikke den andre. Selvfølgelig skal samme bilag ikke uploades på mer enn en måte.

En av de riktig smarte og hurtige funksjoner er upload av bilag i bakgrunnen, mens du arbeider videre i Uniconta. Uanset hvilke funksjoner du bruker, når bilag er valgt til upload, så uploades bilagene hurtig i bakgrunnen uten å blokere for annet arbeide.

Når brukes hvilken upload-metode?

Det finnes ingen faste retningslinjer for når hvilken metode brukes. Det er opp til brukeren og dennes ønsker og rutiner, den ene metoden utelukker ikke den andre.

• Straks ved mottakelse,
• Ad-hoc f.eks. som mail direkte til innboksen,
• Periodevis i større mengder ad gangen.

Alle bilag lagres i oversikten over fysiske bilag, uansett hvilken upload metode, som brukes.

Upload til innboksen

1. Velg Økonomi/Fysiske bilag (Innboks)/Tilføy
2. Klikk på gjennomse, for å velge filene
   
3. Velg filene til upload. Klikk på Åpne.
   
   
   
4. Utfyll evt. beskrivelser og lagre.
   
   
   Bemerk, at alle bilag/linjer får samme beskrivelse, hvilket nok ikke er hensiktsmessig, hvis det er bilag fra forskjellige kreditorer, dokumentdatoer og forskjellige beløp. Men etterpå kan du tilføye disse opplysninger i bilagsoversikten. Opplysningene overføres automatisk til bokføringskladden.
5. Heretter kan du arbeide videre i Uniconta, mens bilagene uploades i bakgrunnen, uten at det sinker ditt arbeide. Kort etter er bilagene i Fysiske bilag (Innboks), hvor du kan tilføye opplysninger og tilknytte dem i bokføringskladden.

Samme hurtige upload finnes også hvis du uploader direkte fra et drev, mens du bokfører i bokføringskladden eller arbeider med bankavstemmingen.

E-mail til innboksen og data overføres automatisk til Uniconta

Når du mailer elektroniske bilag til ditt regnskap, kan du i mailteksten tilføye noen verdier om bilaget som automatisk overføres til det fysiske bilag, og dermed har du spart tid på å angi opplysningene etterpå.

Her har vi pr. mail mottat en faktura fra Havneby Boghandel: Den videresendes til Demo Alt til havets mailadresse til scannede bilag (emailadressen til ditt regnskap finner du i firmakartoteket).

Uniconta undersøker mailinnholdet for opplysninger om bilaget.

Mailadressen til regnskapets innboks finner du under Firma/Firmaoplysninger i feltet E-mail til Fysiske bilag.

E-mailte bilag havner i Økonomi/Fysiske bilag (Innboks). Bilaget fra ovenstående eksempel er nå mailet til innboksen.

Upload mens du bokfører eller bankavstemmer

Du kan uploade og vedlegge elektronisk bilag direkte til en linje i bokføringskladden eller bankavstemming fra din pc eller en server, som du har adgang til. Det vil si, du kjører utenom innboksen og godkjennelsesprosedyren. Det kan kun lønne seg å uploade på denne måten hvis det er enkelte bilag du mangler i innboksen. Hvis du har flere elektroniske bilag, som skal vedlegges flere linjer i kladden, er det bedre å bruke innboksen, som gir bedre overblikk over bilagsinnholdet og hvilke bilag, som er vedlagt, og hvilke som ikke er vedlagt.

Direkte upload til bokføringskladd

1. I bokføringskladden (under Økonomi/Bokføring), velg Fysisk bilag-knappen i båndet og
   deretter Importér fil:
   
2. Klikk på gjennomse, for å velge filen. Det kan velges og vedlegges flere filer til samme linje.
   
3. Velg filen til upload. Klikk på Åpne.
   
   
   
4. Utfyll eventuelle opplysninger til bokføringslinjen. Du kan også vente til det fysiske bilag er vedlagt på linjen. Det er automatisk  merket i feltet Fysisk bilag på posteringslinjen, og bilaget er automatisk opprettet og ajourført i innboksen med fysiske bilag.
   
   

Direkte upload til bankavstemming

Tekst er på vei

Upload og utskift etter bokføring

Tekst er på vei

Innboksen

Innboksen finnes under Finans/Fysiske bilag. Innboksen benyttes til oppsamling, oppbevaring og ferdigbehandling av elektroniske bilag, før de vedlegges linjer i bokføringskladden, bankavstemming eller bokførte posteringer.

Det kan tilføyes en masse opplysninger før bilagene overføres til kladd eller posteringer. Opplysningene følger med over i bokføringskladden. Videre kan bilagene i innboksen kjøres gjennom godkjennelsesprosedyren, før vedlegging til posteringer (valgfritt).

Innboksen er nyttig, fordi det er synkronisert visning av selve bilaget som markøren er plassert på. Dermed kan du bla i listen over bilag og samtidig se innholdet, mens du utfyller opplysninger eller velger bilaget før upload til bokføringskladden eller bokført postering.

Innboksen viser alltid uploadede bilag, som ikke er bokført. De kan være vedlagt i en kladd, men ikke bokført.

Du behøver ikke uploade fysiske bilag til innboksen før vedlegging til posteringer. Du kan uploade og vedlegge et bilag direkte til bokføringskladden, bankavstemmingen eller en bokført postering. Sidstnevnte ”single-upload” mulighet er kun praktisk, hvis du skal vedlegge et enkelt eller få bilag, som ennå ikke er uploadet til innboksen.

I det følgende beskrives mulighetene i innboksen og fordelene ved å behandle mange bilag på én gang via innboksen, herunder:

• Tilføy opplysninger i innboksen
• Masse-rediger bilagene i innboksen
• Synkron-visning av bilag
• Mange nyttige felt i innboksen
• Rasjonel bruk av innboksen
• Organisering av bilag i mapper

Tilføy opplysninger i innboksen før vedlegging

Du kan tilføye en masse opplysninger til hvert bilag i innboksen, før masse-overføring til bokføringskladden. Opplysningene overføres automatisk til bokføringskladden, hvor de tilsvarende felt vil være utfylt automatisk etter vedlegging. Det anbefales å utfylle så mye som mulig. Du kan med fordel benytte masseredigering og synkron-visning, se de følgende avsnitt.

Masse-redigér fysiske bilag i innboksen

En annen hurtig funksjon er at du kan taste og rette direkte i feltene i oversikten over fysiske bilag, uten at du skal åpne hvert bilag og lagre. Og hvis du bruker Synkron visning, går det ennå hurtigere, se nedenfor. Du inntaster, og når du er ferdig lagrer du alt på én gang, hvoretter du kan starte tilknytning i kladd.

Templates til innboksen

Ofte får du bilag i innboksen, som ligner hverandre. Det kan være fra samme leverandør, bilag som skal konteres på samme konti osv. I stedet for å inntaste de samme opplysninger igjen og igjen kan du opprette en template som har opplysningene utfylt. Gjør følgende for å opprette en template:

1. Velg Økonomi/Fysiske bilag (innboks) og Tilføy i båndet.
   
2. Utfyll feltene med de faste verdier og klikk på Templatesi båndet og velg lagre som. Inntast et navn på templaten:
   
3. Neste gang du uploader et bilag av samme type i innboksen og skal benytte templaten, klikker du på Templates i båndet og velger Upload og den template du vil benytte.

Synkron-visning av bilag og innboks

Når du har uploadet eller mailet en masse bilag til Fysiske bilag (innboks), mangler som kanskje noen opplysninger som f.eks. kreditor, beløp, beskrivelse. Dem kan du  tilføye ved å bruke synkron-visning av bilagsoversikt og Vis bilag.

1. I Fysiske bilag (innboks) har du nå en liste av importerte bilag.
2. Klikk på Vis-ikonet (vis bilag). Bilaget åpnes på en selvstendig fane:
   

3. Trekk fanen ned med musen i skjermbildet og ”slipp” fanen:
   
4. Nå har du listen i bakgrunnen og bilaget i forgrunnen
   
5. Når du blar til neste linje i bilagsoversikten, er det neste bilag som vises synkront. Dermed slipper du å vise bilagene linje for linje, du kan bare bla og så vises det tilsvarende fysiske bilag.

Mange nyttige felt i Fysiske bilag (Innboks)

Hvis feltene ikke er i ditt layout, skal du høyre-klikke i feltoverskriften og velge Velg felt i menyen, som åpnes. I eksemplet her er det innsatt flere nyttige felt.

Bruk innboksen rasjonelt

Betrakt innboksen som papirbilag i elektronisk form. Det er ditt oppsamlingssted for ikke bokførte bilag. Den er som din gamle A4-mappe eller innboks med ikke bokførte bilag.

I innboksen kan det samles bilag fra flere steder, mail, foto, brev (scan) osv. Andre kan sende eller uploade bilag til innboksen, eksempelvis kan sjefen eller selgeren sende fotos av utlegg og annet direkte til firmaets fysiske bilag-innboks. De skal kjenne e-mailadressen til innboksen. Som tidligere skrevet finnes den under Firma/Firmaoplysninger/E-mail til Fysiske bilag.

Brukeren kan selv utfylle opplysninger til bruk for bokføring, f.eks. bilagsart osv.

Organiser bilag i mapper

Tekst er på vei

Fysiske bilag kan vedlegges og utskiftes etter bokføring

Tekst er på vei

Vedlagt bilag kan rettes og fjernes

Tekst er på vei

Godkjennelsesprosedyre i innboksen

Tekst er på vei

Vedlegg fysiske bilag til posteringer

Hvilken metode skal du velge

Hvis du allerede er vant til elektroniske bilag, vil du helt sikkert finne en metode, som tilsvarer den du alltid har brukt.

Hvis du i dag benytter (eller har benyttet) ”riktige” bilagsmapper, kan du finne en metode som tilsvarer den du bruker når du bokfører og setter bilag i mappen.

Et til mange, mange til et

Tekst er på vei

Vedlegg elektroniske bilag i bokføringskladden

I bokføringskladden, mens du inntaster, kan du velge en linje fra innboksen, som så blir vedlagt linjen i bokføringskladden.

1. Åpne bokføringskladden og opprett en ny linje.
2. Klikk på Fysisk bilag-ikonet i båndet i kladden:
   
3. Velg Vedlegg, hvis du vil vedlegge et bilag fra innboksen. Innboksen åpnes:Til venstre vises bilagene i innboksen, til høyre en forhåndsvisning av bilaget. I oversikten viser Kolonnen vedlagt hvilke fysiske bilag som allerede er vedlagt, men ikke bokført.
4. Markér bilaget, eller mappen med flere bilag, som skal vedlegges, og klikk på Vedlegg-knappen.
   Nå vedlegges bilaget/bilagene til den aktuelle linje og som settes automatisk et merke i feltet Fysisk bilag på linjen.
   Hvis det ikke er utfylt noe på linjen i bokføringskladden, overføres eventuelle data fra bilaget i innboksen. Hvis det er utfylt noe på linjen, før vedlegging, overskrives ikke linjens data.

Upload direkte til bokføringskladden

Hvis bilaget ikke er uploadet til innboksen, kan du uploade direkte fra en mappe på din computer eller et drev du har adgang til. Etter bokføring ajourføres listen over vedlagte bokførte fysiske bilag automatisk.

1. Åpne bokføringskladden og opprett en ny linje.
2. Klikk på Fysisk bilag-ikonet i båndet i kladden og velg Importer fil:
   
3. Klikk på gjennomse for å velge filen til upload:
   
4. Når filen er valgt: utfyll eventuelle supplerende opplysninger til bruk på bokføringslinjen og klikk på lagre.
   Nå vedlegges bilaget/bilagene til den aktuelle linje og som settes automatisk et merke i feltet Fysisk bilag på linjen. Når linjen bokføres ajourføres Fysiske bilag-oversikten automatisk med den uploadede fil.

Når kladden bokføres, så forsvinner det fysiske bilag fra innboksen, og kan nå finnes ved at du finner den bokførte postering, og trykker ”vis fysisk bilag”. Dersom det er et kjøp, så vil bilaget kunne finnes på kontoen for kostnader, inngående moms, kassen hvis det er betalt kontant, eller på kreditor kontoen, hvis det er kjøpt hos en leverandør.

Overfør fra innboks til bokføringskladden

Du kan overføre fysiske bilag direkte fra innboksen til en bokføringskladd. Det opprettes en ny kladdlinje for hvert fysisk bilag. Klikk på Overfør til kladd-knappen i båndet.

Heretter skal du angi:

Forbind Fysiske bilag med kladd

En feature, som gjør det hurtig å matche fysiske bilag og kladdlinjer. Se Økonomi/Bokføring.

Hvis du importerer bankkontoutdrag til bokføringskladden, eller inntaster kladdlinjer manuelt, og uploader fysiske bilag elektronisk, så er det en rekke kladdlinjer og en rekke fysiske bilag, som skal matches etterpå.
Det er som et spesielt skjermbilde hvor man har de fysiske bilag (som du har importert, mailet eller lagret) øverst og for nedenfor har du kladd linjer, som du har importert fra bank eller tastet manuelt. Nå er det lett å knytte linjene sammen en etter en.

1. Øverst (Fysisk bilag): Markér det fysiske bilaget. Deretter, nederst (kladdlinjer): Marker kladdlinjen det fysiske bilaget skal vedlegges. Herunder er fakturaen fra SLAM markert øverst og bilag 52, kladdlinje 5, markert nederst.
   
2. Klikk på Vedlegg-ikonet oppe i båndet. Heretter er fysisk bilag og kladdlinjen knyttet sammen.
3. Fortsett på samme vis (markér+vedlegg, markér+vedlegg osv.) med resten av bilagene, som skal knyttes sammen med kladdlinjer.

Forbind fysiske bilag ved hjelp av synkronisert visning

Her er nok et eksempel på at synkronisert visning er smart hurtig, når du hefter fysiske bilag og kladdlinjer sammen. Det går hurtigere å vedlegge bilag, når du samtidig kan få vist bilaget i et synkronisert vindu:

1. Markér en linje i øverste skjermbilde, klikk på Vis fysisk bilag-ikonet.
2. ”Trekk” fanen Vis fysisk bilag ned i skjermbildet.
3. Markér kladdlinjen bilaget matcher, klikk på Vedlegg.
4. Blar du til neste fysisk bilagslinje i øverste skjermbilde, vises neste fysiske bilag.

Import av bankfil til bokføringskladden/Forbind fysisk bilag med kladdlinje

Under Økonomi/Innles bankkontoutdrag kan du innlese bankkontoutdrag. Det er definert formater, men du kan hurtig opprette ditt eget.

Når postene er innlest i en bokføringskladd, kan du knytte fysiske bilag på flere måter:

• Forbind fysisk bilag med kladdlinje
• Tilknyt fysisk bilag til kladdlinje (enkeltvis fra kladden)
• Upload fysisk bilag til kladdlinje (enkeltvis fra kladden)
  

Vedlegg i forbindelse med bankavstemming

Tekst er på vei

Angi entydig ID på fysisk bilag i importfil, til bokføringskladd

Hvert fysisk bilag har et felt Entydig ID. Det sees bl. a. i innboksen og i oversikten over fysiske bilag.

Hvis du benytter innles bankkontoutdrag til bokføringskladden, kan du før import, opprette og utfylle en kolonne i importfilen, med Entydig ID på det tilhørende fysiske bilag.

Etter import av importfilen har bokføringskladden automatisk funnet det tilsvarende fysiske bilag ut fra Entydig ID og knyttet det til linjene i bokføringskladden.

Hvis du allerede kjenner ID på det fysiske bilag, som skal vedlegges linjene, er det enklest å matche og utfylle det i importfilen før import, fremfor etterpå å velge bilaget linje for linje i bokføringskladden.

Husk å rette filformatet, så det angir hvilken kolonne Entydig ID er angitt i.

Du behøver kun å angi ID på de linjer, hvor du kjenner ID. Resten kan du vedlegge etterpå.

Forbind fysiske bilag ved hjelp av synkronisert visning

Her er ennå et eksempel på at synkronisert visning er smart og hurtig, når du hefter fysiske bilag og kladdlinjer sammen. Det går hurtigere og enklere å vedlegge bilag, når du samtidig kan få vist bilaget i et synkronisert vindu:

5. Markér en linje i øverste skjermbilde, klikk på Vis fysisk bilag-ikonet.
6. ”Trekk” fanen Vis fysisk bilag ned i skjermbildet.
7. Markér kladdlinjen bilaget matcher, klikk på Vedlegg.
8. Blar du til neste fysisk bilagslinje i øverste skjermbilde, vises neste fysiske bilag.

Dann samtidig forslag til betalingspostering

Tekst er på vei

Slett eller rett vedlagt bilag

Tekst er på vei

Rapport over fysiske bilag

Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag. Her er en rapport over alle fysiske bilag, bokførte, vedlagte og ikke vedlagte.

Hvis du har angitt en bokføringsdato i Fysisk bilag (Innboks) og siden endrer datoen i bokføringskladden og bokfører, så oppdateres bokføringsdatoen i Fysiske bilag-oversikten automatisk til den bokførte dato.

Exportér fysiske bilag

Alle vedlagte bokførte fysiske bilag kan exporteres til en ZIP-fil. Det tilsvarer å ta bilagsmappene under armen og bære dem til revisor, regnskapsfører eller bank.
I stedet for at du har en ”dobbel-mappe” på din computer eller eksternt drev, med en kopi av de scannede bilag, kan du oppbevare alle bilag elektronisk i Uniconta og exportere dem derfra.

1. Velg Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag.
2. Benytt evt. Filter-funksjonen til å avgrense oversikten og dermed de bilag, du vil exportere. I eksemplet her er det filtrert på bilag fra firmaet Renill.
3. Velg knappen Export fysiske bilag i båndet.
   Angi destinasjon og klikk på lagre.

Heretter er det opprettet en ZIP-fil med exporterte bilag, som du kan medbringe, maile etc.