Opprettelse av Kladd
Det kan opprettes flere bokføringskladder med hvert sitt navn/betegnelse. Hver med sine formål (daglige poster, betalinger, månedlige poster, bank, valuta osv.) Hver kladd kan oppsettes individuelt mht. til håndtering av data og input. Nedenfor beskrives bokføringskladdenes oppsetting og ikke deres layout (felt, rekkefølge mv.), som beskrives i et separat avsnitt.
Bokføringskladders oppsetting gjelder for alle brukere i motsetning til deres layout, som gjelder pr. bruker individuelt i alle regnskaper og ikke alle brukere i alle regnskaper.
En bokføringskladd kan benyttes til forskjellige formål, og derfor kan den settes opp til å håndtere individuelle måter å bokføre på. For eksempel om bilagsnummer skal telles opp automatisk, om det kan være momskode på både debet og kreditpostering osv.
Hvor gjelder oppsetting av bokføringskladder
Oppsettingen gjelder kun pr. kladdnavn i det aktuelle regnskap og for alle brukere. Oppsettingen gjelder ikke samme kladdnavn i andre regnskaper.
I kladd oversikten kan de vesentligste valg i oppeættingen ses. Herudover kan det ses, hvor mange linjer, det er i en kladd.
Oppsetting av en bokføringskladd
- Velg regnskapet øverst i verktøyslinjen, hvor bokføringskladden skal settes opp. Det krever at du har adgang til regnskapet, ellers vises det ikke i listen over dine regnskaper.
- Velg Økonomi/bokføring. Markér kladdnavnet, som skal settes opp, og klikk på Endre, i Båndet.
| Felt i kladdoppsettingen | |||
| Kladd | Kladd ID. Kan endres. Alle bokførte kladder og deres posteringer endres tilsvarende. Så det er intet problem å omdøpe en kladd. | ||
| Navn | Kladdnavn, en uddypende betegnelse for kladd ID. | ||
| Nummerserie | Nummerserie til tildeling av bilagsnumre i kladden. Det skal angis en nummerserie, og nummerseriene finnes under Økonomi/Vedlikehold/Bilagsnummerserier. Flere kladdnavne kan godt dele samme nummerserie. Merk: Hvis flere kladder benytter samme nummerserie, og en kladd ikke bokføres med det samme, og man utfyller en annen kladd, vil postene benytte samme numre. Hvis du f.eks. deler opp bokføringen av finansbilag i flere kladder etter type eller bruker, kan de godt dele bilagsnummerserie. Du bør ikke anvende ordre- og kjøpsbilagsseriene til bokføringskladder. En kladds nummerserienavn bør heller ikke endres, etter at kladden er tatt i bruk. | ||
| Manuel tildeling | Bilagsnummer skal tildeles manuelt i kladden. | ||
| Tildeling av bilagsnummer under bokføring av kladden | Bilagsnummer tildeles automatisk pr. bilag ved bokføring av kladden. Den starter fra ’Neste nr’ i den valgte bilagsserien. Når kladden er bokført, har hvert bilag fått tildelt et nummer automatisk. Du kan velge å påføre nummrene manuelt pr. bilag etterpå. Det blir litt omvendt, i forhold til å nummerere bilagene før eller under bokføring. Metoden sikrer, at det ikke blir huller i bilagsserien. Feltet Bilagsnr. forsvinner fra kladden. | ||
| Bokfør alle transaksjoner i finans med samme bilagsnummer | Som ovenfor, under Tildeling av bilagsnummer under bokføring av kladd, her får alle bilagene samme bilagsnummer. | ||
| Auto Lagring
Blokkert |
Kladden er blokkert for posteringer. Anvendes, hvis kladden ikke skal benyttes mere. Det er ikke muligt å slette en kladd, som det er bokført i, så derfor skal den i stedet blokkeres. | ||
| Slett linjer etter bokføring | Alle linjer slettes, når de er bokført. Hvis feltet ikke markeres, forbliver linjene i kladden hvilket anses som en ”stående kladde”, hvor postene kan bokføres gang på gang (men med ny dato og nyt bilagsnummer), hvilket er praktisk ifm. med poster der går igen med faste intervaller. For eksempel en lønkladd. | ||
| Momskode for både konto og motkonto
Bruk Mva-kode fra Kunde og leverandør | Det er mulig å inntaste en momskode både for konto og motkonto. Praktisk ifm. med revisors omposteringer ved periodeslutt, hvor poster skal flyttes fra en finanskonto til en annen og begge har momskode. Men ved daglige posteringer, skal kun en av kontiene ha momskode.
Settes denne så brukes momskoden fra kunde og leverandør i kladden | ||
| Vis tom dato ved ubalanse | Datofeltet på etterfølgende linjer etterlates blank hvis det er ubalanse, og anses som å tilhøren til første linje ovenfor med en dato. | ||
| Hopp til ’Konto’ ved ubalanse | Hvis feltet markeres, hopper markøren utenom dato og bilag og direkte til feltet Konto på neste linje, hvis det er ubalanse i kladden. Det er en hurtig måte å inntaste poster i kladden uten motkonto. | ||
| Sett ’tomt konto felt’ på vent
Kladdlinjen skal godkjennes før bokføring Tilføy Referanse til Fysisk bilag på betaling
| Hvis konto-feltet er tomt er linjen på vent og bokføres ikke og feilmeldes ikke.
Velges denne kan kassekladden bruke godkjennelse. Så vil alle linjer ha en ”godkjent” kolonne. Linjer vil så kun bli bokført, hvis de er godkjent Settes denne vil det fysiske bilag fra innboksen følge fakturaen til betalingen.
| ||
| Bokføringsdato prinsipp
Kontroller om fakturanummer er benyttet
Sum pr dato skal være null
Sum pr bilag skal være null | ’Inntast dato’: Bilagsdato skal inntastes ’Dagens dato’: Alle bilag bokføres pr. systemdato. Datofeltet er skjult i kladden. ’Valgt dato’: Alle bilag bokføres pr. valgt dato som inntastes ved bokføring. Settes denne, kontrolleres kladden og Faktura om nummeret fra Kreditoren allerede er brukt og dermed kanskje betalt Kladden skal stemme med pr Dato
Kladden skal stemme pr bilag. | ||
| Avstemmingskonti | Beholdningskonti viser løpende saldo for de angitte konti i kladden, etterhvert som det bokføres. ’Avstemmingskonto’ vises på bokføringslinjen. Alle avstemmingskonti vises i bunnen av kladden. Beholdningen endres, linje for linje, etterhvert som det bokføres eller blaes i kladden. Beholdningskonti gjelder, som all annen oppsetting, kun det aktuelle kladdnavn. | ||
| Standardverdier | Kontotype, konto og moms er standardverdier som autoutfyldls pr. linje i kladden. Praktisk i forbindelse med bankimport at motkonto alltid er bankkontoen. Eller ifm. med innbetalinger at Kontotype alltid er Debitor.Standardverdier kan alltid overskrives i kladden. | ||
| Dimensjoner
Bokfør uten moms | Vises kun, hvis dimensjoner er opprettet og aktivert. Forslag til dimensjoner og kan alltid overskrives i kladden. Brukes ved konvertering hvor momsen er ført og momskoden ønskes vist. Settes denne bokføres uten momsberegning | ||
Andre funksjoner vedr. Kladd oppsetting
Innles bankkontoutdrag
Se Import av bankontoutdrag
Importer fra fil
Importerer en fil i den kladd markøren står på.
Slett poster i kladd
Sletter alle poster i den kladd markøren står på.
Fasttekster
Standardmotkonti (Fordelingstemplate)
Under standard motkonti kan standardkonteringer opprettes.
Ved å tilføye linjer på [Legg til post] kan konteringen settes opp med den kontering som skal utligne konteringen, fra feltet konto i kladden.
Ved å trykke på [Legg til] kan navnet på oppsetingen lagres. Ønskes navnet senere endret trykkes på [Endrer Navn]
Nye felt i finans: Antall og Referansenummer
I kassekladden kan man velge ”antall” og ”referansenummer”, som begge overføres til finansposteringene. Dessuten overføres ”antall” også til prosjekt. I firmakartoteket skal man huske å sette, at man vil benytte ”antall” i finanspostene. Man kan ikke vise ”antall” i balanser.
Sett “antall” under “Firma/Firmaopplysninger”
