I alle skjermbilder, som er lister, oversikter, balanser, kladder etc., kan det både exporteres og importeres mellom Uniconta og Excel. Export benyttes f.eks. til å utlese data fra posteringsoversikter, balanser, purringer osv. til Excel til videre bearbeiding. Import benyttes f.eks. til import av posteringer til bokføringskladden etc. Mulighetene er mange.

Export til Excel

Export er i virkeligheten kopiering av data til Excel. Det er to måter:

1. Export til åpent Excel-ark, kopierer kun markerte linjer.
2. Export til ny Excel-fil, kopierer alle linjer i skjermbildet.

I dette eksempel exporteres en balanseutskrft til Excel. Balansen er generert og vises på skjermen.

Tast Ctrl+A (Marker alt) for å kopiere alle linjer.

Tast Ctrl+museklikk pr. linje for å utpeke linje for linje. Valgte linjer markeres med gult (i dette valgte fargetema Blue).

Når alle, eller de ønskede linjer er markert:

Tast Ctrl+C (Kopier) for å kopiere til utklipstavlen.

Eller klikk på ikonet Klipp til Utklipstavlen/… i verktøyslinjen øverst i Uniconta-skjermbildet.

Export til åpent Excel-ark

Kopierer kun markerte linjer. Åpne Excel-arket, hvor data skal innsettes. Data innsettes i arket, hvor markøren er plassert, når du velger Innsett data, Ctrl+V (Innsett fra utklipstavlen), eller høyreklikk og velg Innsett i høyreklikksmenyen.

Export til ny Excel-fil

Kopierer alle linjer i skjermbildet. Klikk på ikonet Eksporter til Excel i verktøyslinjen øverst i Uniconta-skjermbildet.

Heretter åpnes Lagre som-dialogboxen. Velg placering og angi et filnavn og klikk på Lagre.

Du er heretter automatisk tilbake i Uniconta, Excel-filen åpnes ikke automatisk. Åpne den Lagrede Excel-filen ved å velge den der hvor du valgte å Lagre den.

Kolonneoverskrifter er viktige i Excel

Kolonneoverskrifter kopieres med fra Uniconta til Excel. Det er praktisk, så du kan se hvilke felt, kolonner og data kommer fra. Men også hvis du skal ha data i retur igjen til Uniconta, for der skal kolonneoverskriftene være med i import-filen fra Excel for at Uniconta kan plassere data i de riktige kolonner.

I dette tilfellet er det kopiert finansposteringer til Excel, legg merke til kolonneoverskriftene:

Som nevnt ovenfor; hvis du skal kopiere data fra Excel til Uniconta, skal kolonneoverskriftene med og inngå i området/cellene, som kopieres til Uniconta. Ellers vet Uniconta ikke, hvor data skal plasseres.

Import fra Excel

I alle inntastings-skjermbilder (kladder og linjer) kan det importeres data fra Excel. Det krever at kolonneoverskrifter i Excel-arket matcher feltnavn/kolonneoverskrifter i Uniconta, samt at data matcher formatet i Uniconta.

For å få de korrekte kolonneoverskrifter er det best å exportere skjermbildet fra Uniconta til Excel, dermed får du automatisk hele oppsettingen fra Uniconta til Excel med de korrekte kolonneoverskrifter.

Det sier seg selv, at Excel-arket og skjermbildet som importeres til  Uniconta, skal være av samme art, f.eks. bokføringskladd til bokføringskladd, lagerkladd til lagerkladd, ordrelinjer til ordrelinjer etc.

Slik gjør du:

1. Kopier alle import-data fra Excel-arket, inkl. kolonneoverskrifter.
2. Åpne skjermbildet i Uniconta, hvortil data skal kopieres.
3. Marker første linje/plasser markøren i første linje, hvortil data skal innsettes.
4. Tast Ctrl+V(Innsett) eller velg Utklippstavle-ikonet/Sett inn fra Excel øverst i verktøyslinjen.

Problemer med å importere data til Uniconta:

• De fleste feil skyldes, at data ikke matcher Uniconta i format eller valid verdi. For eksempel kan du ikke kopiere feil kontonumre inn, heller ikke bokstaver i beløpsfelt eller ukjente momskoder. Du må tilbake å rette, kontrollere og forsøke pånytt.
• Du har valgt et feil skjermbilde å kopiere til.
• Du har ikke opprettet en ny tom linje i skjermbildet, hvortil data skal kopieres.
• Det er ikke markert en linje, hvortil data skal kopieres.