Motshagen

Sikkens Center Motshagen voegt 3 administraties verdeeld over 5 vestigingen samen in Uniconta

Sikkens Center Motshagen B.V. levert hoogwaardige kwaliteit van paint en non-paint producten aan de professionele gebruiker. Zij streven ernaar net even iets meer te doen op het gebied van service en kwaliteit. Sikkens Center Motshagen is voortgekomen uit de twee Motshagen Glas en Verf B.V. vestigingen in Naarden en Hilversum, Paint Center Eemnes en de twee Sikkens Centers in Almere en Hilversum. De winkels bedienen de professionals in ’t Gooi en het Zuid-Westelijk deel van Flevoland.

3 verschillende systemen samenvoegen naar één on-line ERP platform

Voor de overname van de vestigingen werd gewerkt met drie verschillende administratie systemen, twee vestigingen werkten met SAP als applicatie, één vestiging met Microsoft Dynamics AX en twee vestigingen met Basta, een standaard oplossing aangevuld met maatwerk. Door de overname van de vestigingen ontstond de noodzaak om over alle vestigingen heen real-time informatie over de voorraad te verkrijgen. Evert van Uffelen, DGA bij Sikkens Center Motshagen, ging op zoek naar een goed passende oplossing en eindigde zijn zoektocht bij Keda Consult. “In januari ben ik met mijn eisen en wensen op zak gaan onderzoeken welke oplossing het beste bij de vijf bedrijven aansloot. Via via kwam ik uit bij Keda Consult die mij adviseerde om Uniconta te gaan implementeren.” geeft Evert van Uffelen aan. “Er was direct een klik tussen beide organisaties en halverwege maart zijn we met de implementatie gestart.“

Uitdaging om na de overgang naar een nieuw systeem nog steeds correcte facturen te sturen

Tijdens de implementatie was de grootste uitdaging om de diverse prijsafspraken met de klanten goed in de nieuwe oplossing te krijgen. Als uitgangspunt hiervoor zijn de prijslijsten van alle artikelen als basis aangehouden. Daaraan zijn alle prijsafspraken gekoppeld en middels Excel sheets overgezet. “Mijn grootste zorg was om na de implementatie nog de juiste facturen met de juiste prijzen te kunnen versturen aan klanten. De klanten mochten onder geen beding last ondervinden van de overgang van onze administratie”, zegt Evert van Uffelen. “Het op de juiste manier converteren van de grote hoeveelheid data is voor ons (Keda Consult) dagelijks werk. Sikkens Center Motshagen heeft alle benodigde modules van Uniconta voor een groothandel in gebruik om de artikelen te leveren.  Hierdoor hadden we de mogelijkheden beschikbaar om veel data uit de drie verschillende systemen te halen en deze data in Uniconta ingelezen” geeft Gert de Vries, Projectmanager & Business Consultant bij Keda Consult, aan.

Elk moment van de dag beschikken over real-time informatie van de voorraad per vestiging

Het samenvoegen van de verschillende adminstraties tot één adminstratie over de vijf vestigingen heen, geeft Sikkens Center Motshagen nu op elk gewenst moment van de dag inzicht in de voorraad per winkel. Wanneer een product bij het ene filiaal niet leverbaar is, kan men direct zien waar de klant het product kan ophalen of wordt de voorraad onderling tussen de vestigingen verplaatst. De voorraadverplaatsingen tussen de verschillende (winkel) magazijnen worden netjes in Uniconta geboekt.

Plugins vullen de standaard functionaliteit in Uniconta aan

In de klantenkring van Sikkens Center Motshagen wordt veel gefactureerd op basis van verzamelfacturen en balieverkopen. Om deze functionaliteit te ondersteunen in Uniconta heeft Keda Consult via het zusterbedrijf Adlevo zogenoemde plugins geïnstalleerd. De plugin FlxVerzamelfacturen en de FlxBarcodeOrder scan oplossing dekken prima de benodigde functionaliteit af. Met deze laatste plugin is het mogelijk om middels een barcodescanner de artikelen op de order te plaatsen in Uniconta. De artikelen worden door de herkenning van het EAN-nummer bij meerdere aantallen opgeteld en van de voorraad afgeboekt. In onze winkels scannen we de producten die worden verkocht waarna eens per week/per maand de verzamelfactuur wordt opgemaakt. “Na de implementatie van de drie systemen naar Uniconta, is 98% van onze klanten tevreden met de factuur. We hebben gezamenlijk in 2,5 maanden een topprestatie geleverd!”, zegt Evert van Uffelen. “Door de open structuur die het online ERP platform Uniconta biedt, is het voor de consultants van Keda Consult zeer eenvoudig deze aanvullende functionaliteit in de vorm van plugins te realiseren. Door de API’s (Application Programming Interface) in Uniconta, kun je snel modificaties realiseren die ook bij elke nieuwe versie die van Uniconta uitkomt worden meegenomen. Zo blijven onze klanten altijd werkzaam op de meest recente versie”, meent Gert de Vries.

Alle bedrijfsactiviteiten van Motshagen vanuit één systeem voeren

Op dit moment worden de laatste op te leveren functionaliteiten getest om in gebruik te gaan nemen. De klanten wordt straks ook de mogelijkheid geboden om middels incasso te betalen. Er zal dagelijks (per vestiging) een EDI bestand gestuurd moeten worden naar de leverancier(s) met de verkopen van de vorige dag. Door deze processen te automatiseren wordt de medewerkers van Sikkens Center Motshagen veel tijd bespaart. Zij zijn nu al enthousiast over het werken met Uniconta. Na het afsluiten van dit project gaan de medewerkers het werken met Uniconta als nieuw administratief systeem nog meer ‘eigen’ maken. Met die kennis op zak zullen zij gaan ondersteunen bij de toekomstige implementatie van de projectenmodule en de uitrol naar de Glas divisie van Motshagen Glas B.V. Hierdoor worden alle bedrijfsactiviteiten van Motshagen Glas B.V. straks in één systeem gevoerd.

 

Opsomming van de uitdagingen/aanleiding

–        Real-time inzage voorraadniveau’s over vijf vestigingen

–        Samenbrengen van de data van drie verschillende ERP systemen: SAP, Microsoft Dynamics AX en Basta

–        Goede en snelle afwikkeling van balieverkopen

Oplossing

–        Uniconta

–        FlxVerzamelfacturen

–        FlxStandaardInstellingen

–        FlxBarcodeOrder

Resultaten

–        Alle bedrijfsactiviteiten vanuit één systeem ondersteunen

–        Inzicht in het complete bedrijfsresultaat maar ook op filiaal niveau

 

 

Share this post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email